Tematyka wystawiania faktur do paragonów fiskalnych rodzi bardzo dużo pytań dotyczących praktycznych aspektów. W naszym dzisiejszym artykule zastanowimy się nad problemem jakim jest wystawiona faktura do utraconych paragonów. Postaramy się odpowiedzieć na pytanie, czy taka sytuacja w świetle obowiązujących przepisów jest możliwa.
Reguły dotyczące wystawiania paragonów fiskalnych
Po pierwsze zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT w przypadku sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych sprzedaż należy ewidencjonować na kasie fiskalnej.
W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
- w postaci papierowej, lub
- za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.
Z powyższej regulacji w sposób jednoznaczny wynika, że obowiązek ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej ciąży na podatnikach dokonujących sprzedaży na rzecz dwóch rodzajów podmiotów, mianowicie:
- osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, oraz
- rolników ryczałtowych.
Należy podkreślić, że obowiązek ten dotyczy wyłącznie sprzedaży, która została dokonana na rzecz tych wyżej wymienionych podmiotów. Tym samym obowiązek ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej nie wystąpi w przypadku sprzedaży na rzecz innych podatników podatku VAT, ponieważ sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą trzeba udokumentować fakturą.
Jednakże reguły ustawy o VAT nie zabraniają ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących na rzecz przedsiębiorców, przy czym należy pamiętać, że odbywa się to w szczególnych warunkach.
Faktura do utraconych paragonów - zasady wystawiania
W myśl art. 106b ust. 5 ustawy w przypadku sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku bądź podatku od wartości dodanej.
Z kolei art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Stosownie do art. 106h ustawy w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Reguła ta nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach, gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
Z powyższych przepisów jednoznacznie wynika, że w obecnym stanie prawnym możliwe jest wystawienie faktury wyłącznie do paragonu, który zawiera NIP nabywcy.
Nie jest zatem możliwe wystawienie faktury do paragonu, który takiego numeru nie zawiera.
Jak możemy przeczytać w interpretacji Dyrektora KIS z 29 marca 2021 roku (0114-KDIP1-3.4012.50.2021.2.ISK), kasa rejestrująca jest ewidencją uregulowaną w przepisach prawa i przeznaczoną do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej natomiast dla podmiotów gospodarczych wystawia się faktury. Zatem, jeżeli podatnik, również w wyniku pomyłki, ewidencjonuje na kasie sprzedaż, której nie powinien tam ewidencjonować, to z wszelkimi tego konsekwencjami.
W związku z powyższym należy stwierdzić, że jeżeli podatnik nawet omyłkowo zewidencjonuje za pomocą kasy rejestrującej sprzedaż na rzecz podmiotu gospodarczego, a paragon dokumentujący tę sprzedaż nie będzie zawierał NIP nabywcy, to brak jest podstaw do wystawienia do takiego paragonu faktury zawierającej NIP tego nabywcy.
Faktura do utraconych paragonów a faktura uproszczona
Paragon z NIP może zostać uznany za tzw. fakturę uproszczoną. Taka możliwość powstaje, jeżeli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł.
W takiej sytuacji sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania „zwykłej faktury”. Nabywca ma bowiem prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury uproszczonej, którą w tym przypadku jest paragon. Na podstawie takiego paragonu może również zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu podatku dochodowego.
W interpretacji Dyrektora KIS z 7 kwietnia 2020 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.161.2020.1.ISK) wskazano, że paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W praktyce oznacza to, że nabywca otrzymuje paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż, stanowiący jednocześnie fakturę uproszczoną. Paragon w takim przypadku zawiera bowiem wszystkie dane wymagane zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących oraz dodatkowo NIP nabywcy.
Jeżeli zatem podatnik dokumentuje sprzedaż na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro (jeżeli kwota ta określona jest w euro) paragonem fiskalnym zawierającym NIP kontrahenta (nabywcy) oraz pozostałe dane wymagane ustawą, to nie powinien z tytułu tej sprzedaży wystawiać dla nabywcy odrębnego dokumentu w postaci faktury standardowej.
Pojawia się jednak pytanie, co w sytuacji, gdy podatnik utraci taki paragon. Czy w takim przypadku może domagać się wystawienia faktury, czy też duplikatu paragonu?
Zgodnie z art. 106l ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT w przypadku gdy faktura zaginie albo ulegnie zniszczeniu podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:
- na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze posiadanej przez podatnika,
- zgodnie z danymi zawartymi w fakturze posiadanej przez nabywcę.
Przepisy dotyczący zasad działania kas fiskalnych nie przewidują regulacji stanowiących o duplikatach paragonów fiskalnych. W konsekwencji podatnik, który utracił paragon (będący fakturą uproszczoną), ma prawo do uzyskania „duplikatu faktury uproszczonej”, którym w takim przypadku będzie zwykła faktura.
Przykład 1.
Podatnik otrzymał paragon fiskalny na kwotę 300 zł z NIP. Na skutek pożaru w biurze paragon uległ zniszczeniu. Podatnik wystąpił do sprzedawcy o wystawienie duplikatu. W takim przypadku sprzedawca nie wystawi ponownie paragonu fiskalnego poprzez kasę fiskalną, lecz powinien wystawić fakturę VAT oznaczoną jako „DUPLIKAT”.
W doktrynie podnosi się także głosy o dopuszczalności zrobienia kopii z rolki paragonu fiskalnego.
Podsumowując, dopuszczalne jest wystawienie faktury do utraconego paragonu, o ile paragon zawierał NIP nabywcy. W przypadku braku takiego numeru na paragonie nie ma możliwości uzyskania faktury.
