Poradnik Przedsiębiorcy

Przechowywanie dokumentów fiskalnych

Od stycznia 2015 roku uległa zmianie lista podatników, którzy mogą być zwolnieni z prowadzenia ewidencji za pomocą kas fiskalnych. Dlatego też warto zapoznać się z zasadami dotyczącymi zarówno odpowiedniego prowadzenia ewidencji, jaki i przechowywania wszystkich dokumentów fiskalnych.

Dokumenty fiskalne - jak długo je przechowywać?

Przedsiębiorca musi przechowywać wszystkie kopie dokumentów fiskalnych aż do momentu, kiedy upłynie termin ich przedawnienia podatkowego. Jest to dokładnie 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. I w tej zasadzie znajdzie się jednak wyjątek.

Dotyczy on paragonów wydanych do końca roku 2012. Ich kopie wystarczy przechowywać przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż. Tak więc wszystkie paragony fiskalne dotyczące sprzedaży, która nastąpiła przed i w 2012 r., będą mogły zostać zniszczone przez podatnika już w styczniu 2015. Taki termin przechowywania kopii paragonów fiskalnych wynikał z przepisu § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (przepis ten wygasł 31 grudnia 2012 r.).

Zasada przechowywania dokumentów przez 5 lat dotyczy także kopii dokumentów fiskalnych zapisywanych elektronicznie. Jedyna różnica jest taka, że podatnik nie ma obowiązku wydruku tych kopii. Jednak prowadząc ten sposób archiwizacji, przedsiębiorca musi spełnić kilka wymogów:

  • korzystać z autoryzowanego programu archiwizującego, który jest zgodny z kartą kasy,

  • stale kontrolować, czy dokumenty przeznaczone do archiwizacji są prawidłowo i terminowo przenoszone

Odpowiednie miejsce na przechowywanie kopii dokumentów fiskalnych

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi dokumentację samodzielnie, książka kasy oraz wszystkie programy (o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy VAT) powinny znajdować się w miejscu ich użytkowania. Jednak art. 73 ust. 4  ustawy o rachunkowości pozwala na przechowywanie wszystkich dowodów księgowych poza siedzibą firmy. Dotyczy to sytuacji, w których przedsiębiorca zwraca się do biura rachunkowego z prośbą o poprowadzenie dokumentacji księgowej.

Przechowywanie dokumentów fiskalnych jako obowiązek podatnika

Tak, jak w przypadku prowadzenia każdego rodzaju ewidencji, przechowywanie kopii dokumentów fiskalnych jest określone ścisłymi zasadami. Przede wszystkim, każda transakcja musi zostać udokumentowana, a paragon wydany klientowi. Dodatkowo, jeżeli klient poprosi o fakturę, przedsiębiorca także musi ją wydać (jeżeli klient jest osobą prywatną). To samo dotyczy klientów, którzy robią zakupy w imieniu firmy – faktura musi zostać wystawiona za każdym razem. W przypadku transakcji z firmami, nie ma obowiązku wystawiania paragonu fiskalnego. Wówczas wystawia się jedynie faktury

Każdy dzień sprzedaży musi zostać zakończony raportem dobowym, a na koniec każdego miesiąca należy sporządzić raport miesięczny.