Poradnik Przedsiębiorcy

Przechowywanie dokumentów fiskalnych a rodzaje kas fiskalnych

Dokonując sprzedaży na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej, przedsiębiorcy mają obowiązek nabijać sprzedaż na kasie fiskalnej. Przekazany klientowi paragon fiskalny stanowi dowód sprzedaży, w związku z czym na jego podstawie ustalana jest podstawa opodatkowania podatkiem dochodowym i VAT. Wszystko sprowadza się do tego, że dokumenty te mają charakter dowodowy i muszą być wykazane na wypadek ewentualnej kontroli. Sprawdźmy, czy przechowywanie dokumentów fiskalnych w formie papierowej jest obowiązkiem każdego podatnika!

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych i związanych z nimi dokumentów do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okres przedawnienia upływa po 5 latach, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. W konsekwencji oznacza to, że dokumenty księgowe należy przechowywać ponad 5 lat.

W 2021 roku upłynął termin przedawnienia zobowiązania podatkowego obliczonego na podstawie dokumentów z 2014 roku. 

Przykład 1.

Pani Danuta prowadzi sklep spożywczy od 10 lat. Czy musi przechowywać wszystkie dokumenty od początku prowadzenia firmy?

Nie, ponieważ wraz z początkiem 2021 roku nastąpiło przedawnienie zobowiązania podatkowego za 2014 rok. Termin zapłaty podatku dochodowego za 2014 rok upłynął 30 kwietnia 2015 roku. Natomiast zobowiązanie podatkowe przedawnia się po 5 latach od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku, a więc 5 lat od końca 2015 roku. Oznacza to, że w 2021 roku pani Danuta ma obowiązek przechowywać dokumenty najwcześniej z 2015 roku.

Czy paragon fiskalny jest podstawą do wykazania sprzedaży w ewidencjach podatkowych?

Rejestrując sprzedaż na kasie fiskalnej, podatnicy mają obowiązek generowania raportów fiskalnych dobowych lub miesięcznych. Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dane wynikające z tych raportów stanowią podstawę do dokonania zapisów w KPiR. W konsekwencji oznacza to, że dokumentem księgowym nie jest w tym przypadku paragon fiskalny, a raport z kasy. Potwierdzeniem takiego stanowiska jest również § 10 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług, zgodnie z którym rozliczenie podatku należnego (od sprzedaży) następuje na podstawie danych wynikających ze zbiorczych informacji ewidencji sprzedaży prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W ewidencji sprzedaży nie wykazuje się pojedynczych paragonów fiskalnych. Sprzedaż paragonowa wykazywana jest na podstawe raportów z kasy fiskalnej, a czynni podatnicy VAT mają obowiązek oznaczania takiej sprzedaży kodem RO w części ewidencyjnej pliku JPK_V7.

Przechowywanie dokumentów fiskalnych – w jakiej formie?

W związku z powyższym, jeżeli raport z kasy fiskalnej stanowi podstawę do wykazania przychodu ze sprzedaży, przechowywanie dokumentów fiskalnych objęte jest takimi samymi zasadami jak przechowywanie pozostałych dokumentów księgowych. Należy jednak wiedzieć, że nie każde dokumenty fiskalne trzeba przechowywać w formie papierowej.

Zgodnie z § 29 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy, którzy nabijają sprzedaż na kasie:

  • z papierowym zapisem kopii – mają obowiązek wydruku dobowego raportu okresowego z kasy;

  • z elektronicznym zapisem kopii – nie muszą drukować dobowych raportów z kasy fiskalnej, jeżeli mają one postać zapisu na informatycznym nośniku danych (wyjątkiem jest raport fiskalny dobowy dotyczący fiskalizacji kasy), natomiast raport z kasy miesięczny powinien zostać wydrukowany w formie papierowej.

Natomiast podatnicy korzystający z kas fiskalnych online nie muszą drukować dobowych raportów z kasy fiskalnej, jednak mają obowiązek drukowania raportów miesięcznych.

Potwierdzeniem powyższego postępowania jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 sierpnia 2019 roku o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.170.2019.2.ISK, w której czytamy, że: „(...) Wnioskodawca wskazał w opisie sprawy dobowe oraz miesięczne raporty fiskalne są zapisywane w każdej kasie fiskalnej, posiadającej taką możliwość, na jej karcie microSD po zamknięciu doby fiskalnej. Zatem w odniesieniu do wątpliwości Wnioskodawcy w zakresie zaprzestania drukowania dobowych i miesięcznych raportów fiskalnych (...) – z uwagi na brzmienie § 29 rozporządzenia – Wnioskodawca będzie miał obowiązek dokonania wydruku miesięcznych raportów fiskalnych, nie będzie miał natomiast obowiązku drukowania dobowych raportów fiskalnych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych”.

Przywilejem przedsiębiorców korzystających z kas fiskalnych online jest możliwość wysyłki paragonu fiskalnego w formie elektronicznej do nabywcy, czyli tzw. e-paragonu.

Co więcej, jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje kasę fiskalną z elektronicznym zapisem kopii lub kasę fiskalną online, nie ma obowiązku przechowywania kopii paragonu fiskalnego w formie papierowej. Potwierdzeniem takiego postępowania jest interpretacja indywidualna z 12 listopada 2015 roku wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu o sygn. ILPP2/4512-1-632/15-2/AKr, w której czytamy, że: „w przypadku dokonania sprzedaży zaewidencjonowanej (...) na kasie fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii paragonów, na której sposób zapisu pozwala na odnalezienie właściwej kopii paragonu i weryfikację szczegółowych danych dotyczących danej sprzedaży (treści paragonu, kwoty itp.) oraz Wnioskodawca może również jednoznacznie zidentyfikować i w razie potrzeby wyświetlić i wydrukować uprzednio wystawiony paragon, w stosunku do której wystawiona została/zostanie faktura VAT, nie jest/nie będzie konieczne przechowywanie oryginału paragonu fiskalnego w formie papierowej dokumentującego sprzedaż”.

Jak wykazać sprzedaż paragonową w ewidencjach podatkowych?

Z racji tego, że przedsiębiorcy nie mają możliwości księgowania pojedynczych paragonów, podstawą do wykazania przychodu ze sprzedaży jest raport okresowy z kasy fiskalnej. W celu zaksięgowania raportu w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ. W oknie dodawania przychodu jako nabywcę trzeba zaznaczyć opcję Brak kontrahenta – ze względu na to, że wpis dotyczy zbiorczej sprzedaży z danego dnia (raport dobowy) lub miesiąca (raport miesięczny).

przechowywanie dokumentów fiskalnych

W przypadku czynnych podatników VAT po uzupełnieniu wymaganych danych w zakładce ZAAWANSOWANE należy w polu RODZAJ SPRZEDAŻY W JPK_V7 wybrać z listy opcję RO.

przechowywanie dokumentów fiskalnych - jak długo?

Tak zaksięgowana sprzedaż zostanie ujęta w kolumnie 7. KPiR – Sprzedaż towarów i usług lub w ewidencji przychodów (u ryczałtowców) oraz w rejestrze VAT sprzedaży (u czynnych podatników VAT).