Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Podróż służbowa - jak wysłać w nią pracownika

Procedura rozliczania kosztów wyjazdu służbowego jest doskonale znana przedsiębiorcom. Natomiast warto wiedzieć także, jakie działania trzeba podjąć jeszcze zanim odbędzie się podróż służbowa pracownika. Dzięki temu przedsiębiorca nie narazi się na ewentualne niedociągnięcia oraz - na dodatkowe koszty.

Podróż służbowa - definicja

Podróż służbowa ma swoją definicję, która jest wyjątkowo istotna. Zdarza się bowiem, że niektóre podróże, na które zostaje wysłany pracownik, nie mogą zostać uznane za służbowe, zgodnie z Kodeksem pracy. To natomiast oznacza, że przydzielona podwładnemu dieta podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz należy odprowadzić od niej składki ZUS.

Aby podróż mogła zostać uznana za służbową, jej celem musi być wykonanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscem, gdzie pracownik posiada stałe miejsce pracy lub gdzie znajduje się siedziba pracodawcy. Co do zasady, nie może ona trwać dłużej niż trzy miesiące, wtedy jest to bowiem wyjazd traktowany jako czasowa zmiana miejsca pracy.

Istotne jest więc w tym momencie określenie, jaki jest zakres podróży oraz, jaki jest zakres pracy podwładnego. Nie zostanie bowiem za podróż służbową uznany wyjazd, w którym tylko jeden z czterech dni zostanie przeznaczony na zadania zawodowe, natomiast pozostałe stanowią czas wolny. Podobnie, jeśli pracownik mieszka w innym mieście (X) niż pracuje (Y), a zostanie oddelegowany do swojego miejsca zamieszkania - to trasa z miasta X do Y będzie stanowiła jego dojazd, trasa z Y do X i z powrotem - podróż służbową, a powrót do domu do miasta X - ponownie prywatny dojazd. Jeśli jednak okaże się, że miejscem pracy tego pracownika nie jest jedno miasto, ale całe określone województwo, w obrębie którego leżą miasta X i Y, żadna z tras nie może zostać uznana za delegację.

Kto może pojechać w podróż służbową?

Co do zasady, pracownik, któremu zlecono delegację, nie może odmówić wyjazdu. Pracodawcy nie zobowiązują w tej kwestii prywatne plany, sprawy rodzinne czy też dodatkowe formy zarobkowania pracownika. Istotne jest, aby delegacja nie pozbawiła podwładnego prawa do wypoczynku.

Istnieją jednak dwa wyjątki, w których to trzeba uzyskać od pracownika zgodę na wyjazd służbowy. Dotyczy to pracownic w ciąży oraz pracowników, którzy sprawują opiekę nad dzieckiem do lat 4. Jeśli pracodawca chce wysłać w podróż służbową pracownika znajdującego się w jednej z tych dwóch sytuacji, powinien uzyskać od niego zgodę. Najlepiej, aby została ona udzielona na piśmie, aby posiadać wyraźny dowód zgody. Istotne jest także, że zgoda powinna być udzielana dla każdej delegacji osobno - raczej nie stosuje się jednej, zbiorczej zgody uzyskanej od pracownika.

Podróż służbowa - polecenie wyjazdu

Przepisy Kodeksu pracy nie narzucają pracodawcy sporządzania polecenia wyjazdu w formie pisemnej. Koniecznością jest jednak udokumentowanie delegacji pracownika, w związku z czym w praktyce polecenia wyjazdu są sporządzane w formie pisemnego dokumentu, w której zawiera się:

  • cel wyjazdu - z wyszczególnieniem miejscowości, zadań itp.,
  • miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży,
  • czas trwania,
  • środek transportu,
  • zaliczkę na koszty podróży.

Czasem pracodawcy wymagają od pracownika, aby na otrzymanym poleceniu uzyskał podpis bądź pieczęć po przybyciu do celu. Wymóg taki nie jest zawarty w przepisach prawa pracy, natomiast może zostać uwzględniony w wewnętrznych przepisach firmy.