Przedsiębiorca zatrudniający pracowników ma prawo uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu różnego rodzaju wydatki związane z podwładnymi. Zalicza się do nich przykładowo wypłacane wynagrodzenia w kwocie brutto, jak i opłacone składki ZUS naliczane po stronie pracodawcy (płatnika). Koszt stanowią również zwrócone pracownikowi kwoty za wydatki poniesione w trakcie podróży służbowej, w tym np. diety czy nocleg pracownika w hotelu.
Koszty uzyskania przychodu
Określenie, co dokładnie stanowi koszt podatkowy przedsiębiorcy jest ważne, ponieważ poniesione wydatki mają wpływ na podstawę opodatkowania, a przez to również na wysokość daniny odprowadzonej do urzędu skarbowego. W art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych określona została definicja kosztów uzyskania przychodu. Zgodnie z nią, za koszty uzyskania przychodu uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem tych, które zostały wymienione w art. 23.
Oznacza to, iż jeżeli przedsiębiorca wykaże bezpośredni lub pośredni związek między poniesionym wydatkiem a własną działalnością, a co za tym idzie - powstaniem lub zwiększeniem przychodu - będzie mógł o jego wartość pomniejszyć swoje zobowiązanie podatkowe.
Innym ważnym warunkiem pozwalającym na zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest jego właściwe udokumentowanie (np. poprzez fakturę lub rachunek). Przesłankę tę muszą spełniać również wydatki poniesione na rzecz pracowników.
Koszty zatrudnienia pracownika
Jak zostało wspomniane na początku - przedsiębiorca do kosztów uzyskania przychodu może zaliczyć wydatki związane z wypłaconymi wynagrodzeniami (kol. 12 KPiR) czy odprowadzanymi za niego składkami ZUS (kol. 13 KPiR). Dokumentem właściwym dla tego typu wydatków jest lista płac, na której pracownicy potwierdzają podpisem kwotę otrzymanych świadczeń zarówno w gotówce, jak i naturze.
Zaliczeniu do kosztów podatkowych pracodawcy podlegają również wypłacone z tytułu podróży służbowej diety oraz zwroty poniesionych przez pracownika wydatków. Dokumentami niezbędnymi są w tym wypadku polecenie wyjazdu służbowego oraz faktury/rachunki i inne potwierdzające poniesienie przez pracownika określonych wydatków, np. kosztów zakwaterowania (kol. 13 KPiR).
Nocleg pracownika w hotelu a koszty firmowe
Jeżeli jako potwierdzenie poniesienia wydatku na zakwaterowanie w związku z wyjazdem służbowym pracownik przedstawi właściwy dowód, wówczas jego zwrot pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Jednak, jak wskazuje Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 18 września 2013 roku (sygn. IPTPB3/423-240/13-2/GG), dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Przedsiębiorca zwracający pracownikowi koszty związane z noclegiem w hotelu musi zatem wykazać, iż świadczona przez podwładnego praca była wykonywana w celu osiągnięcia przychodów. Spełnienie tego warunku upoważnia właściciela firmy do obniżenia podstawy opodatkowania o równowartość zwracanych pracownikowi kosztów zakwaterowania.
Należy przy tym zaznaczyć, iż nawet wówczas, gdy na potwierdzenie poniesienia danego wydatku pracownik przedstawi fakturę, pracodawca będący czynnym podatnikiem VAT nie będzie miał prawa do odliczenia podatku naliczonego. Do kosztów uzyskania przychodu trafi zatem kwota brutto za zakwaterowanie. Jest to konsekwencja zapisów ustawy o podatku od towarów i usług, a dokładnie jej art. 88 ust. 1 pkt 4, zgodnie z którym ustawodawca nie zezwala na odliczenie podatku naliczonego od usług hotelowych i gastronomicznych.
