Pracownik nie poinformował nas, że od początku zatrudnienia posiada prawo do emerytury. Musimy mu teraz zmienić kod ubezpieczenia z datą wsteczną na 01 10 10 i sporządzić korekty dokumentów rozliczeniowych za cały okres zatrudnienia (za pracownika były składane tylko raporty ZUS RCA). Jak przeprowadzić taką korektę? Jak skorygować błędny kod tytułu ubezpieczenia w dokumentach i zaznaczyć prawo do emerytury?
Alina, Zamość
Każda osoba, która podejmie pracę na podstawie umowy o pracę, zostaje obligatoryjnie objęta ubezpieczeniami społecznymi: emerytalnym, rentowym, chorobowym i wypadkowym. Płatnik składek (pracodawca) ma obowiązek zgłosić pracowników do ubezpieczeń w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Co ważne, o wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniach płatnik składek zawiadamia ZUS w terminie 7 dni od ich zaistnienia
Błędny kod tytułu ubezpieczenia – deklaracje zgłoszeniowe
W przypadku zmiany w zakresie kodu tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania płatnik składek przekazuje do ZUS-u wyrejestrowanie i ponowne zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych zawierające prawidłowe dane.
Kod tytułu ubezpieczenia składa się z 6 znaków określających:
- podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem (4 znaki) – w przypadku umowy o pracę jest to 01 10;
- ustalone bądź nieustalone prawo do emerytury lub renty (1 znak):
- „0” – brak ustalonego prawa;
- „1” – ustalone prawo do emerytury;
- „2” – ustalone prawo do renty;
- stopień niepełnosprawności (1 znak):
- „0” – osoba nieposiadająca orzeczenia o niepełnosprawności lub osoba, która posiada orzeczenie i nie przedłożyła go płatnikowi składek;
- „1” – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności;
- „2” – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności;
- „3” – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności;
- „4” – osoba, która przedłożyła płatnikowi orzeczenie o niepełnosprawności wydawane osobom do 16. roku życia.
Przykład 1.
Pana Jana zgłoszono na druku ZUS ZUA z dniem 15 lutego 2023 roku z kodem 01 10 0 0. Pracownik ten posiada jednak prawo do emerytury. Przedsiębiorca nie wysłał jeszcze deklaracji rozliczeniowej za luty. W związku z tym pracodawca jest obowiązany:
- wyrejestrować z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 600 („inna przyczyna”), z datą 15 lutego 2023 roku, z kodem tytułu ubezpieczenia, z którym był zgłoszony, tj. 01 10 0 0;
- zgłosić do ubezpieczeń na ZUS ZUA, z tą samą datą (15 lutego 2023 roku), z poprawnym kodem tytułu ubezpieczenia, wskazującym na pracownika z ustalonym prawem do emerytury, tj. 01 10 10.
Przykład 2.
Przedsiębiorca podpisał umowę zlecenie i zgłosił panią Klaudię do ubezpieczenia zdrowotnego z dniem 1 marca 2023 roku na druku ZUS ZUA z kodem 04 11 0 0. Pani Klaudia po 2 dniach przyniosła mu orzeczenie o posiadanym lekkim stopniu niepełnosprawności. Deklaracja DRA za luty nie została wysłana. W tej sytuacji należy:
- wyrejestrować z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 600 („inna przyczyna”), z datą 1 marca 2023 roku, z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 0 0;
- zgłosić do ubezpieczeń na ZUS ZUA, z tą samą datą (1 marca 2023 roku), z poprawnym kodem tytułu ubezpieczenia, tj. 04 11 0 1.
Błędny kod tytułu ubezpieczenia – deklaracje rozliczeniowe
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w kodzie ubezpieczenia wykazanego w raportach imiennych płatnik jest zobowiązany do złożenia deklaracji korygującej wraz z raportami korygującymi. Gdy błąd wystąpił tylko w jednym raporcie imiennym, wówczas zestaw korygujący musi zawierać:
- poprawiony raport imienny (z poprawnym kodem oraz składkami);
- wyzerowany raport imienny (z niepoprawnym kodem i wyzerowanymi składkami);
- deklarację korygującą ze wszystkimi danymi dotyczącymi ogółu ubezpieczonych.
Do deklaracji i raportu korygującego nie trzeba dołączać pozostałych raportów, które pierwotnie zostały wypełnione prawidłowo. Raport korygujący za dany miesiąc należy przesłać do ZUS-u w komplecie z deklaracją rozliczeniową ZUS DRA, opatrzoną tym samym numerem identyfikatora co raport.
Przykład 3.
Przedsiębiorca wysłał już deklarację DRA za luty i wykazał pana Jana z przykładu 1. z kodem 01 10 0 0. W związku z tym pracodawca oprócz deklaracji zgłoszeniowych jest zobowiązany przygotować korektę, która zawiera:
- imienne raporty ZUS RCA za pana Jana, gdzie należy:
- „wyzerować” podstawy wymiaru składek i składki na poszczególne ubezpieczenia, wykazane z błędnym kodem, tj. 01 10 00;
- wykazać podstawy wymiaru składek i ich kwoty z kodem właściwym, tzn. 01 10 10, zgodnym z aktualnym dokumentem zgłoszeniowym ZUS ZUA;
- deklaracje DRA za luty z danymi dotyczącymi ogółu ubezpieczonych.
Jest to pierwsza korekta, która dotyczy lutego 2022 roku, dlatego zarówno raporty ZUS RCA, jak i deklaracja DRA powinny mieć numer 02 02 2022.
Przykład 4.
Przedsiębiorca wysłał już deklarację DRA za marzec i wykazał panią Klaudię z przykładu 2. z kodem 04 11 0 0. W związku z tym pracodawca oprócz deklaracji zgłoszeniowych jest obowiązany przygotować korektę, gdzie należy:
- w imiennym raporcie ZUS RCA za panią Klaudię:
- „wyzerować” podstawy wymiaru składek i składki na poszczególne ubezpieczenia, wykazane z błędnym kodem, tj. 04 11 00;
- wykazać podstawy wymiaru składek i ich kwoty z kodem właściwym, tzn. 04 11 01, zgodnym z aktualnym dokumentem zgłoszeniowym ZUS ZUA;
- w deklaracji DRA za luty zawrzeć dane dotyczące ogółu ubezpieczonych.
Ponieważ jest to pierwsza korekta, która dotyczy marca 2023 roku, stąd zarówno raporty ZUS RCA, jak i deklaracja DRA mają numer 02 03 2023.
Korygowanie dokumentów w ZUS-ie może wydawać się skomplikowane, jednak gdy pozna się wszystkie reguły, proces ten stanie się łatwiejszy. Najważniejszym jest, aby pamiętać, że w przypadku błędnego kodu ubezpieczenia konieczne jest złożenie wyrejestrowania i ponowne zarejestrowanie danej osoby z kodem poprawnym. Natomiast jeśli w deklaracjach rozliczeniowych zastosowano błędny kod, konieczna jest ich korekta.
