Kontrola podatkowa to jeden z najmniej przyjemnych momentów w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Nawet jeżeli przedsiębiorca nie ma sobie nic do zarzucenia, a jego księgi rachunkowe są prowadzone z największą starannością, istnieje strach, że jednak się coś znajdzie, co w konsekwencji znacznie uszczupli jego portfel. Kontrola przedsiębiorcy może być prowadzona w siedzibie firmy, w urzędzie skarbowym, a także w biurze rachunkowym, które prowadzi jego księgowość. Jak to wygląda w praktyce?
Kontrola przedsiębiorcy – najpierw postępowanie wyjaśniające
Tego, że każdy przedsiębiorca jako płatnik podatków może być kontrolowany przez organy skarbowe, nie trzeba wyjaśniać. Tak samo jak tego, że celem kontroli jest sprawdzenie, czy wywiązuje się on z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Obowiązki podatkowe należy tutaj rozumieć bardzo szeroko. W zakres weryfikacji może wchodzić niemal wszystko, co jest związane, nawet w najmniejszym stopniu, z kwestiami skarbowymi. Może to być sprawdzenie prawidłowości prowadzenia ksiąg podatkowych, wystawiania i przechowywania faktur, składania deklaracji podatkowych, terminowego wpłacania podatków.
To, co nie jest jednak wiadome dla wszystkich, to fakt, że przed wszczęciem kontroli zawsze powinny nastąpić czynności sprawdzające poprawność dokumentów składanych przez podatnika od strony formalnej. Jeżeli zatem przedsiębiorca złożył deklarację, która posiada błędy rachunkowe lub nie jest zgodna ze stanem faktycznym, organ powinien wezwać podatnika do wyjaśnienia powyższego i dokonania korekty.
Jeżeli podatnik wyjaśni wystarczająco zaistniałą sytuację lub poprawi błędną deklarację, organ powinien zakończyć swoje czynności prowadzone wobec tego podmiotu. Natomiast jeżeli przedsiębiorca odmówi złożenia żądanych wyjaśnień, nie dokona korekty lub też dojdzie do długotrwałej przewlekłości w jego działaniu, organ podatkowy może wszcząć kontrolę.
Czy kontrola może być prowadzona w biurze rachunkowym?
Kontrola przedsiębiorcy nie ogranicza się wyłącznie do siedziby firmy. Aby było możliwe zebranie jak najszerszego materiału dowodowego oraz szczegółowego rozpoznania sprawy, organ otrzymał o wiele szersze kompetencje w tym aspekcie.
Miejsce przeprowadzenia czynności kontrolnych zostały wskazane w art. 285a Ordynacji podatkowej. Przepis ten z jednej strony poszerza możliwości kontrolerów skarbowych co do miejsc, w których mogą prowadzić swoje czynności, z drugiej jednak strony wprowadza on ograniczenia w zakresie miejsca i godzin prowadzenia kontroli podatkowej.
Kontrola może być przeprowadzona w:
- siedzibie przedsiębiorcy;
- miejscach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą;
- innym miejscu przechowywania dokumentacji;
- lokalu mieszkalnym przedsiębiorcy (jeżeli prowadzi w nim działalność gospodarczą) – taka sytuacja jest bardzo często spotykana wśród jednoosobowych działalności gospodarczych, w których przedsiębiorcy rejestrują swoją siedzibę pod adresem swoich mieszkań lub domów;
- siedzibie organu podatkowego (za zgodą kontrolowanego).
Mimo że nie zostało to wskazane wyraźnie, to możliwe jest prowadzenie czynności kontrolnych w biurze rachunkowym prowadzącym księgi rachunkowe przedsiębiorcy. Przepis wskazuje bowiem na „inne miejsce przechowywania dokumentacji”. Nawet jeżeli podatnik ma wszelkie oryginały faktur u siebie, to i tak najbardziej rozbudowana dokumentacja znajduje się u jego księgowego. Co więcej, biuro rachunkowe jest zobligowane do archiwizowania ksiąg swoich klientów przez okres minimum 5 lat. Jest to związane z terminami przedawnienia zobowiązań podatkowych. W niektórych przypadkach czas ten może być nawet dłuższy.
Warto jednak pamiętać, że w przypadku, gdy księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą przedsiębiorcy na żądanie kontrolującego, jest on zobowiązany zapewnić dostęp do tych ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności. Jeżeli zatem jest taka możliwość, podatnik może odebrać z biura rachunkowego potrzebną dokumentację (kontrole dotyczą określonych zdarzeń i okresów podatkowych, nie zaś całej historii podatkowej przedsiębiorcy) i przenieść ją na czas kontroli do swojej siedziby. Niekiedy może być to jednak utrudnione, np. gdy biuro prowadzi rachunkowość za pomocą programów komputerowych i digitalizuje wszelkie dokumenty podatkowe.
Kontrola powinna odbywać się w godzinach działania przedsiębiorstwa, jeżeli jednak dojdzie do ich skrócenia w toku postępowania podatkowego, czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie. Zatem, jeśli przedsiębiorca prowadzi swój zakład w godzinach 9.00–17.00, a organ skarbowy funkcjonuje w godzinach 7.00–15.00, to urzędnicy nie mogą żądać, aby zostali wpuszczeni do siedziby kontrolowanego już o godzinie 7.00. Muszą czekać do godzin otwarcia zakładu. To samo tyczy się biura rachunkowego, w którym przeprowadzane są czynności kontrolne.
Biuro rachunkowe a warunki do pracy kontrolerów
Ordynacja podatkowa nakłada na podatnika obowiązek zapewnienia kontrolującemu urzędnikowi warunków do pracy, w tym – w miarę możliwości – udostępnienia samodzielnego pomieszczenia i miejsce do przechowywania dokumentów. Czy zatem biura rachunkowe przy każdej kontroli swoich klientów muszą wydzielać oddzielny pokój lub stanowisko dla kontrolerów? Niekoniecznie.
Istotne jest tutaj wskazanie, że należy udostępnić samodzielne pomieszczenie „w miarę możliwości”. Oznacza to, że zapewnienie takiego miejsca będzie wymagane wyłącznie w sytuacji, gdy biuro rachunkowe może sobie na to pozwolić, tj. istnieją fizyczne możliwości wyodrębnienia dla urzędników oddzielnego pomieszczenia. Biuro rachunkowe nie ma obowiązku reorganizowania swojej pracy, byle tylko urzędnicy mieli bardziej komfortowe warunki. Nie musi zatem zmieniać sposobu i czasu pracy księgowych.
Przykład 1.
Urzędnik, rozpoczynając kontrolę w biurze rachunkowym, zażądał udostępnienia mu jednego z dwóch pokoi, jakim dysponuje biuro. W pokoju tym na co dzień pracuje 4 księgowych. Aby spełnić żądanie kontrolera, właściciel biura rachunkowego musiałby wysłać tych pracowników na pracę zdalną lub wprowadzić pracę zmianową, w której część księgowych zaczynałoby swoją zmianę po południu. Czy musi to robić?
Nie, biuro rachunkowego nie ma obowiązku reorganizowania pracy biura, byleby tylko zapewnić kontrolerom własne pomieszczenie. W takiej sytuacji wystarczy, aby urzędnicy otrzymali miejsce przy biurku.
Brak udostępnienia samodzielnego pomieszczenia urzędnikom na czas kontroli, jeżeli nie ma do tego fizycznych możliwości, nie może być traktowane jako utrudnianie kontroli. Warto o tym pamiętać, gdyż nie ma żadnych przeszkód, aby w siedzibie biura rachunkowego było prowadzonych jednocześnie kilka postępowań kontrolnych. Biuro może mieć przecież wielu klientów, którzy będą poddawani weryfikacji podatkowej.
Kontrola w biurze rachunkowym bez obecności przedsiębiorcy
Przeprowadzanie czynności kontrolnych w biurze rachunkowym bez obecności kontrolowanego przedsiębiorcy jest możliwa, jednakże wyłącznie w sytuacji, gdy przedsiębiorca z własnej woli nie zjawi się na miejscu. Nie może jednak dojść do sytuacji, w której urzędnicy zjawią się w biurze rachunkowym w celu przeprowadzenia kontroli bez wcześniejszego poinformowania o tym fakcie podatnika.
Przepis art. 285 § 1 Ordynacji podatkowej mówi wprost, iż czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego lub pełnomocnika, chyba że kontrolowany zrezygnuje z prawa uczestniczenia w nich. Wymaga tego zasada aktywnego udziału podatnika lub osoby przez niego upoważnionej w każdej czynności podejmowanej w trakcie kontroli. Postępowanie sprawdzające musi być prowadzone obiektywnie i powinno wzbudzać zaufanie kontrolowanego.
Przykład 2.
Kontrolerzy zastali w biurze rachunkowym kontrolowanego przedsiębiorcę. Ten jednak oznajmił, że nie został poinformowany o planowanych czynnościach i nie zgadza się na sprawdzenie jego ksiąg rachunkowych. W takiej sytuacji księgowy powinien powstrzymać się od wydania ksiąg organowi do czasu prawidłowego zawiadomienia podatnika.
Niepowiadomienie przedsiębiorcy o określonych czynnościach, nawet jeżeli został on poinformowany o zamiarze przeprowadzenia kontroli, jest traktowane jako rażące naruszenie prawa. Takie zachowanie organu skarbowego w sposób istotny narusza interes podatnika i odbiera mu możliwość do obrony – w sytuacji, gdyby organ zarzucał mu jakieś nieprawidłowości.
Jakie obowiązki ma biuro rachunkowe w czasie kontroli podatkowej swojego klienta?
Kontrola dotyczy podatnika, czyli klienta biura rachunkowego. Czy zatem księgowi mają takie same obowiązki jak kontrolowany? W zasadzie to tak. Organy skarbowe powinny mieć możliwość zebrania pełnego oglądu sprawy. Biura rachunkowe muszą mieć to na uwadze. Jeżeli ich charakter pracy polega właśnie na prowadzeniu dokumentacji podatkowej innych podmiotów oraz ich przechowywaniu, to muszą również godzić się z tym, że w razie kontroli będą obarczone dodatkowymi obowiązkami.
Przede wszystkim biuro rachunkowe ma obowiązek wpuścić kontrolerów do siedziby i udostępnić im księgi rachunkowe przedsiębiorcy podlegającego weryfikacji. W decyzji o wszczęciu kontroli organ jest zobligowany do wskazania, o jakie dokładnie zobowiązania podatkowe chodzi i o jaki okres podatkowy. Biuro rachunkowe nie powinno się zatem godzić na przekazywanie kontrolerom dokumentów, które nie wchodzą w zakres kontroli, nawet jeżeli urzędnicy na to nalegają.
Przykład 3.
Kontrolerzy zażądali od biura rachunkowego ksiąg rachunkowych klienta dotyczących podatków PIT i VAT za cały rok 2023. Z zawiadomienia jednak wynika, że kontrola dotyczy jedynie podatku od towarów i usług za okres od stycznia do czerwca 2023 roku. Czy księgowy ma obowiązek spełnić żądanie urzędnika?
Nie, jeżeli kontrola dotyczy jedynie podatku VAT oraz okresu od stycznia do czerwca danego roku, to księgowy nie ma obowiązku wydawania dokumentacji za inne miesiące i lata oraz inny rodzaj podatku. Powinien ograniczyć się jedynie do przekazania dokumentów wchodzących w zakres kontroli.
Obowiązki biura w gruncie rzeczy są związane z uprawnieniami kontrolerów. Muszą bowiem współpracować z nimi i wykonywać ich polecenia, o ile są zgodne z prawem. Wskazać zatem trzeba, do czego prawo mają urzędnicy przeprowadzający kontrolę. Mogą oni:
- żądać udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w postaci elektronicznej;
- zbierać inne niezbędne materiały w zakresie objętym kontrolą;
- zabezpieczyć zebrane dowody;
- żądać przeprowadzenia spisu z natury;
- przesłuchiwać świadków, kontrolowanego oraz inne osoby, w tym samych księgowych;
- żądać wydania, na czas trwania kontroli, za pokwitowaniem akt, ksiąg i dokumentów, pod warunkiem że zaistnieje uzasadnione podejrzenie, że są one nierzetelne, lub gdy podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem tej dokumentacji, a w szczególności nie udostępnia kontrolującym samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.
Ponadto Ordynacja podatkowa wskazuje na obowiązki samego kontrolowanego. Jeżeli jednak do kontroli dochodzi w biurze rachunkowym, to do niektórych z nich mogą zostać zobowiązani przez urzędników również pracownicy biura. Wśród obowiązków wymieniono:
- umożliwienie filmowania, fotografowania, dokonywania nagrań dźwiękowych oraz utrwalania stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli;
- przedstawienie, na żądanie kontrolującego, tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli;
- przekazywanie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciągu z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych zapisany w postaci elektronicznej, jeżeli kontrolowany prowadzi księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.
