Środki wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej zużywają się wraz z biegiem czasu, dotyczy to także nieruchomości należących do przedsiębiorstwa. Czy w takim przypadku należy dokonać zmiany przeznaczenia lokalu lub budynku? Jak wygląda amortyzacja wydzielonej części biurowej budynku mieszkalnego?
Czym jest amortyzacja?
Amortyzacja w prawie podatkowym to koszt związany ze stopniowym zużywaniem się środków trwałych, wartości niematerialnych oraz prawnych. Dla przedsiębiorcy oznacza ona zmniejszenie wartości określonego środka, który wraz z upływem czasu staje się mu coraz mniej przydatny.
Przedmiotem, który podlega amortyzacji, może być nieruchomość wykorzystywana dla celów gospodarczych. W zasadzie mówimy tutaj o każdym rodzaju nieruchomości – gruntowej, lokalowej lub budynkowej, dotyczy to również ich wydzielonych części. Dla przypomnienia użytkowa nieruchomość lokalowa podlega amortyzacji stawką w wysokości 2,5%, natomiast mieszkalna – stawką 1,5%. Przedsiębiorca ma także możliwość ustalenia indywidualnej stawki amortyzacyjnej w przypadku nabycia wcześniej używanego lokalu, przy czym stawka nie może wówczas przewyższać 10%. W przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego lub spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego amortyzacja wynosi 2,5%.
W sytuacji, gdy wartość początkową lokalu (również praw do lokalu zaliczanych do wartości niematerialnych i prawnych) ustalono metodą uproszczoną, właściwa stawka amortyzacyjna wynosi 1,5% rocznie.
Przeznaczenie nieruchomości a amortyzacja wydzielonej części biurowej
Każda nieruchomość ma swoje określone przeznaczenie – cel, w którym może być wykorzystywana. Jest on opisany w księdze wieczystej oraz dokumentach geodezyjnych znajdujących się w katastrze nieruchomości. Prawo pozwala na dokonywanie zmian w tym zakresie, stąd właściciele nieruchomości mogą co jakiś czas zmieniać ich przeznaczenie – konieczne jest wówczas przejście przez odpowiednią procedurę administracyjną oraz uzasadnienie potrzeby zmiany.
Zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
do budynków mieszkalnych należy stosować stawkę amortyzacyjną wynoszącą 1,5% (symbol KŚT 11);
do budynków niemieszkalnych należy stosować stawkę amortyzacyjną wynoszącą 2,5% (symbol KŚT 10).
Przedsiębiorca może dokonać zmiany przeznaczenia tylko wydzielonej części budynku mieszkalnego, tj. tej, w której faktycznie prowadzi swoją działalność. W takiej sytuacji niemożliwe staje się wówczas kontynuowanie amortyzacji na dotychczasowych zasadach, ponieważ obowiązywały one względem całej nieruchomości budynkowej. Innymi słowy, po dokonaniu zmiany sposobu użytkowania, należy zmienić indywidualną stawkę amortyzacyjną na określoną dla budynków niemieszkalnych, stosownie do art. 22j ust. 1 pkt 4 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z treścią tego przepisu podatnicy mogą indywidualnie ustalić stawki amortyzacyjne dla używanych lub ulepszonych środków trwałych, po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji danego podatnika, z tym że okres amortyzacji nie może być krótszy niż dla budynków (lokali) niemieszkalnych, dla których stawka amortyzacyjna z Wykazu stawek amortyzacyjnych wynosi 2,5% – 40 lat pomniejszone o pełną liczbę lat, które upłynęły od dnia ich oddania po raz pierwszy do używania do dnia wprowadzenia do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzonej przez podatnika, z tym że okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat.
Jeśli dana część budynku mieszkalnego jest wykorzystywana dla potrzeb działalności gospodarczej, to przedsiębiorca powinien zmienić jej przeznaczenie na użytkowe. Wiąże się to nie tylko ze zmianami w zakresie amortyzacji, lecz także wysokości podatku od nieruchomości. W stosunku do lokali lub budynków użytkowych jest on oczywiście wyższy. Pamiętajmy, że faktyczne wykorzystywanie oznaczonej części budynku mieszkalnego na cele niemieszkalne musi zostać zgłoszone do odpowiednich organów administracyjnych. W razie zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części bez wymaganego zgłoszenia organ nadzoru budowlanego, w drodze postanowienia:
wstrzymuje użytkowanie obiektu budowlanego lub jego części
nakłada obowiązek przedstawienia w wyznaczonym terminie dokumentów.
Przykład 1.
Czy przedsiębiorca, który zmienił przeznaczenie części należącego do niego budynku mieszkalnego dla potrzeb prowadzenia swojej działalności, musi dokonać zmiany dotychczasowych stawek amortyzacyjnych, które były dla niego ustalane w sposób indywidualny?
Tak, ponieważ taka zmiana wymaga zgłoszenia do właściwego urzędu, a co za tym idzie, względem nieruchomości budynkowych niemieszkalnych stosowane są inne stawki amortyzacyjne (nawet gdy dotyczy to tylko części takiej nieruchomości).
Amortyzacja wydzielonej części biurowej - jakie KŚT?
Klasyfikacja Środków Trwałych to usystematyzowany zbiór obiektów majątku trwałego przedsiębiorstwa służący przede wszystkim do celów ewidencyjnych, ustalania stawek odpisów amortyzacyjnych oraz badań statystycznych. W KŚT powinniśmy odnaleźć informację o wszystkich środkach trwałych wykorzystywanych przez daną firmę – jest ona stosowana w sprawozdawczości statystycznej i w ewidencji księgowej środków trwałych. KŚT składa się z 10 grup środków trwałych dzielących się dalej na podgrupy oraz rodzaje.
Każdy rodzaj nieruchomości ma inne określenie w KŚT i stosuje się wobec niej inną stawkę amortyzacyjną. Jeśli przedsiębiorca zmienia przeznaczenie gruntu, budynku lub lokalu, będzie to wiązało się z koniecznością modyfikacji wykorzystywanych do tej pory oznaczeń KŚT. W praktyce odbywa się to poprzez przeniesienie dotychczasowego środka trwałego do nowej grupy środków trwałych lub przypisanie mu nowego numeru środka trwałego w tej samej grupie. Po zmianie środka trwałego wszystkie prowadzone dla niego księgi zostają utworzone jak dla nowego środka trwałego. Zmiana przeznaczenia części nieruchomości również wymaga modyfikacji ksiąg przedsiębiorcy odnoszących się do KŚT.
Przykład 2.
Czy przedsiębiorca, który dokonał zmiany niewielkiej części nieruchomości mieszkalnej (1 pokój o powierzchni 5 m2) w zakresie przeznaczenia (z charakteru mieszkalnego na użytkowy) musi dokonać zmian w oznaczeniu KŚT w swoich księgach ewidencyjnych?
Tak, ponieważ przepisy nie wprowadzają w tym zakresie wyjątków, jeśli chodzi o powierzchnię nieruchomości, której przeznaczenie ulega zmianie.
Zaktualizowany środek trwały należy traktować tak, jak środek, który zostaje wprowadzony po raz pierwszy do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych. Amortyzacja następuje tutaj według nowych zasad, rozpoczynając od następnego miesiąca po ujęciu w ewidencji zmiany kwalifikacji tego środka trwałego.
Przykład 3.
Kiedy przedsiębiorca powinien rozpocząć amortyzację środka trwałego (nieruchomości), gdy zmienił jej przeznaczenie z mieszkalnego na użytkowy 25 kwietnia 2023 roku?
W tej sytuacji amortyzacja powinna nastąpić od 1 maja 2023 roku.
Przykład 4.
Kiedy przedsiębiorca powinien rozpocząć amortyzację środka trwałego (nieruchomości), gdy zmienił jej przeznaczenie z mieszkalnego na użytkowy 1 marca 2023 roku? W tej sytuacji amortyzacja powinna nastąpić od 1 kwietnia 2023 roku.
Przykład 5.
W jaki sposób powinna być prowadzona amortyzacja względem środka trwałego nieruchomości, która do tej pory była wykorzystywana przez przedsiębiorcę jako mieszkalna, a od 3 lutego 2023 roku jej część została przekształcona w część użytkową?
Względem części mieszkalnej można stosować dotychczasowe stawki amortyzacyjne, natomiast przy części użytkowej od 1 marca 2023 roku przedsiębiorca powinien stosować nowe stawki amortyzacyjne właściwe dla tego rodzaju nieruchomości.
Podsumowując, zmiana charakteru nieruchomości wykorzystywanej dla prowadzenia działalności gospodarczej zawsze wymaga zgłoszenia do właściwych organów administracyjnych. Jeśli takie nieruchomości podlegają amortyzacji, to należy również dokonać zmian w księgach ewidencyjnych w zakresie oznaczeń KŚT oraz odpowiednich stawek amortyzacyjnych – wchodzą one w życie od następnego miesiąca po ujęciu w ewidencji zmiany kwalifikacji danego środka trwałego.
