Poradnik Przedsiębiorcy

Kilometrówka dla celów PIT a kilometrówka dla celów VAT - różnice

Przedsiębiorcy wykorzystujący w prowadzonej działalności gospodarczej prywatne samochody osobowe, znają dobrze kwestie dotyczące ewidencji przebiegu pojazdu tzw. kilometrówki dla celów PIT. Ewidencję przebiegu pojazdów muszą prowadzić również przedsiębiorcy, którzy w swojej firmie posiadają pojazdy osobowe, do których stosują odliczenie 100% podatku VAT. Warunkiem do odliczenia 100% podatku VAT od poniesionych wydatków związanych z pojazdem będzie założenie tzw. kilometrówki dla celów VAT. Sprawdź czym różni się kilometrówka dla celów PIT i VAT!

Kilometrówka dla celów PIT przy samochodach prywatnych

Ewidencja przebiegu pojazdów - czyli kilometrówka dla celów PIT kojarzona jest przez podatników przede wszystkim z samochodami prywatnymi, wykorzystywanymi do celów działalności gospodarczej. Podstawową funkcją kilometrówki jest wyliczenie, ile z faktycznie poniesionych w danym miesiącu "samochodowych" wydatków można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie limitu przejechanych kilometrów. Kilometrówka służy więc do poprawnego ustalania podstawy opodatkowania w kontekście podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT).

Wątpliwości może wzbudzić pytanie: co powinna zawierać kilometrówka dla celów PIT? Zgodnie z przepisem zawartym w art. 23 ust. 7 ustawy o PIT, przedsiębiorca powinien w swojej ewidencji przebiegu pojazdów uwzględnić co najmniej następujące informacje:

  • imię, nazwisko i adres osoby korzystającej z pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • numer kolejny wpisu,
  • pojemność silnika,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy – od miejsca rozpoczęcia podróży do jej zakończenia,
  • stawkę za 1 kilometr przebiegu,
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia stawki za 1 km przebiegu oraz liczby faktycznie przejechanych kilometrów,
  • podpis i dane podatnika lub pracodawcy.

Kilometrówka dla celów PIT wprowadza ograniczenie w zaliczaniu faktycznie poniesionych wydatków do kosztów, jednak nie jest to stałe ograniczenie procentowe. Kwestia ta zależy od ilości pokonanych w celach firmowych kilometrów, jakie w danym miesiącu przedsiębiorca przejechał swoim prywatnym samochodem.

Z kolei w przypadku podatku VAT od wydatków ponoszonych na zakup paliwa i innych kosztów eksploatacji dla samochodów prywatnych, przedsiębiorcy mają możliwość odliczenia 50% wartości podatku.

Kilometrówka dla celów VAT a prawo do odliczenia VAT

Przedsiębiorcy posiadający w firmie pojazdy samochodowe, stanowiące ich środki trwałe również mogą prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu jednak ma ona inne znaczenie niż kilometrówka dla celów PIT. Powodem jest możliwość rozliczania podatku od towarów i usług (VAT), ponoszonego przy zakupie samochodów oraz dodatkowych wydatkach w postaci paliwa, części, naprawy itp. Przedsiębiorcy mogą zatem zdecydować się na odliczenie całej wartości czyli 100% podatku VAT od wymienionych zakupów, bądź skorzystać z 50% odliczenia.

Kilometrówka dla celów VAT odnosi się do sytuacji, w których przedsiębiorcy decydują się na odliczenie 100% podatku VAT od wydatków związanych z pojazdem. Taka możliwość zgodnie z obowiązującymi przepisami powstaje wtedy, gdy pojazd używany jest wyłącznie do celów firmowych, została złożona informacja VAT-26 do urzędu skarbowego, został stworzony regulamin wykorzystywania pojazdu w firmie i prowadzona jest kilometrówka dla celów VAT.

Kilometrówka dla celów VAT powinna zawierać elementy, które zostały wyszczególnione w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, a mianowicie:

  • datę rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
  • stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji oraz na koniec każdego okresu rozliczeniowego,
  • liczba przejechanych kilometrów na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji oraz na koniec każdego okresu rozliczeniowego,
  • wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący opis trasy (skąd-dokąd), kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem oraz liczbę przejechanych kilometrów, potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem.

Należy podkreślić, że w przypadku tej ewidencji, wartość wydatków, stanowiących koszty uzyskania przychodów nie jest w żaden sposób ograniczona – gdy samochód stanowi środek trwały, to koszty te w całości mogą pomniejszyć podstawę opodatkowania.

Kilometrówka dla celów VAT samochodu osobowego będącego środkiem trwałym nie jest obowiązkowa. W przypadku jej braku powstaje wspomniane wcześniej ograniczenie - podatnik zamiast odliczać 100% podatku VAT od zakupu paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych, ma prawo do odliczenia wyłącznie 50% podatku od kosztów związanych z użytkowaniem samochodu.Samochód wprowadzony na środki trwałe firmy nie powinien być wykorzystywany do celów prywatnych, niezależnie od wyboru metody rozliczenia podatku VAT. Rezygnacja z kilometrówki dla celów VAT jest dana przedsiębiorcom w celu zmniejszenia obciążeń formalnych.

Kilometrówka dla celów PIT oraz VAT - jak wygenerować w systemie wfirma.pl 

W celu wydrukowania kilometrówki dla celów PIT i VAT w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki WYDATKI » KILOMETRÓWKA - z listy należy zaznaczyć odpowiedni wpis i z górnego paska menu wybrać opcję DRUKUJ » EWIDENCJĘ (KPIR) lub EWIDENCJĘ (VAT).

Kilometrówka dla celów pit - jak wygenerować w systemie wfirma.pl?

Więcej informacji na temat prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w systemie wfirma.pl znajduje się w artykułach: