Poradnik Przedsiębiorcy

Kilometrówka dla celów VAT a kilometrówka dla celów PIT - czym się różnią?

Przedsiębiorcy, którzy wykorzystują w swoich działalnościach gospodarczych prywatne samochody osobowe, dobrze znają ewidencję przebiegu pojazdów, inaczej nazywaną kilometrówką. Jednak kilometrówka może być też obowiązkowa dla tej grupy przedsiębiorców, która używa samochodów stanowiących środki trwałe firmy. W związku z tym przedsiębiorcy często mają wątpliwości kiedy wymagana kilometrówka dla celów VAT a kiedy kilometrówka dla celów PIT.

Z mechanizmem kilometrówki musieli zapoznać się więc także ci, którzy w swojej firmie posiadają firmowe samochody osobowe wykorzystywane wyłącznie do działalności. Zgodnie z przepisami od wydatków związanych z samochodami osobowymi będącymi środkami trwałymi można odliczyć 100% podatku – ale pod warunkiem prowadzenia m.in. kilometrówki VAT.

W rezultacie w praktyce rozróżnia się dwie kilometrówki - dla celów PIT i dla celów VAT. Czym różni się kilometrówka dla celów VAT od kilometrówki dla celów PIT?

Kilometrówka pojazdów samochodów prywatnych

Ewidencja przebiegu pojazdów – czyli kilometrówka, jest przez podatników kojarzona przede wszystkim z samochodami prywatnymi, które są wykorzystywane do celów działalności gospodarczej. Jej podstawową funkcją jest wyliczenie ile z faktycznie poniesionych w danym miesiącu „samochodowych” wydatków można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów (ale wyłącznie do określonego limitu).

Oznacza to, że taka kilometrówka służy do poprawnego rozliczenia kosztu na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT).

Co powinna zawierać „dochodowa” kilometrówka? Informacje w tej kwestii znajdują się w art. 23 ust. 7 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem przedsiębiorca powinien w ewidencji przebiegu swoich pojazdów uwzględnić przynajmniej:

  • nazwisko, imię i adres osoby używającej pojazdu,

  • numer rejestracyjny pojazdu,

  • pojemność silnika,

  • numer kolejny wpisu,

  • datę i cel wyjazdu,

  • opis trasy (skąd-dokąd),

  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

  • stawkę za 1 kilometr przebiegu,

  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Kilometrówka dla celów PIT wprowadza ograniczenie w zaliczaniu do kosztów faktycznie poniesionych wydatków, natomiast nie jest to stałe ograniczenie procentowe. Wszystko jest tu uzależnione od tego, ile kilometrów w celach firmowych w danym miesiącu przedsiębiorca pokonał swoim prywatnym samochodem.

Jeśli natomiast chodzi o podatek VAT od wydatków ponoszonych na zakup paliwa i inne koszty eksploatacji, to w przypadku samochodów prywatnych sprawa jest prosta. Obecnie przedsiębiorcy mają możliwość odliczenia jedynie 50% VAT zarówno od wydatków eksploatacyjnych (myjnia, artykuły samochodowe czy bieżące naprawy), jak i od zakupu paliwa.

Środki trwałe a kilometrówka

Od 1 kwietnia 2014 r. kilometrówką zaczęli się interesować także ci przedsiębiorcy, którzy mają w firmie pojazdy samochodowe stanowiące środki trwałe. Jest to związane z zasadami rozliczania podatku od towarów i usług (VAT), ponoszonego przy zakupie samochodów, a następnie przy innych samochodowych wydatkach, jak paliwo, bieżące drobne naprawy, części itp.

W przypadku samochodów osobowych, które są środkiem trwałym w firmie, możliwe jest odliczenie 100% lub 50% VAT od wydatków eksploatacyjnych oraz zakupu paliwa.

Podatnicy, którzy zdecydują się na odliczanie 50% VAT od wydatków, nie mają obowiązku dopełniania dodatkowych formalności związanych z pojazdem. Natomiast możliwość stuprocentowego odliczenia VAT od wydatków związanych z samochodem osobowym będącym środkiem trwałym istnieje dopiero po dopełnieniu przez przedsiębiorców określonych warunków, mianowicie:

  • zgłoszeniu pojazdu na druku VAT-26,

  • prowadzeniu kilometrówki dla celów VAT,

  • utworzeniu regulaminu użytkowania pojazdu w firmie.

Zgodnie z przepisami pełne odliczenie VAT od wydatków możliwe jest tylko wtedy, kiedy pojazd jest używany wyłącznie do celów firmowych, co w przypadku m.in. samochodów osobowych należy udokumentować kilometrówką VAT.

Kilometrówka dla celów VAT - jakie dane?

Elementy, które powinny być zawarte w kilometrówce VAT, zostały wskazane w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT. Są to:

  • numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,

  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,

  • stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,

  • wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę przejechanych kilometrów oraz nazwisko i imię osoby kierującej pojazdem, potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,

  • liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Jak widać, ewidencja przebiegu pojazdów - kilometrówka VAT jest znacznie bardziej szczegółowa, niż ta dla celów PIT. Co istotne, w przypadku tej ewidencji wartość wydatków, stanowiących koszty uzyskania przychodów nie jest w żaden sposób ograniczona – gdy samochód stanowi środek trwały, koszty te w całości mogą pomniejszyć podstawę opodatkowania.

Czy kilometrówka dla celów VAT jest obowiązkowa?

Kilometrówka dla celów VAT prowadzona do samochodów osobowych będących środkiem trwałym nie jest obowiązkowa. Jej brak wiąże się natomiast ze wspomnianym już wcześniej ograniczeniem – zamiast odliczać 100% podatku VAT od zakupu paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych, podatnik ma prawo do potrącenia wyłącznie 50% podatku od kosztów samochodowych.

Należy pamiętać, że samochód wprowadzony na środki trwałe firmy nie powinien być wykorzystywany do celów prywatnych, niezależnie od tego, która metoda rozliczania podatku VAT została wybrana. Możliwość zrezygnowania z kilometrówki VAT jest dana przedsiębiorcom jedynie w celu zmniejszenia obciążeń formalnych.Jeśli podatnik chce wykorzystywać samochód zarówno w firmie, jak i prywatnie, nie powinien wprowadzać go do ewidencji środków trwałych firmy, a rozliczać na zasadach kilometrówki PIT.Jak można zauważyć, kilometrówka dla celów VAT zawiera w sobie także wszystkie wymagane elementy kilometrówki do PIT. W ustawie o PIT wskazano, że ewidencja przebiegu pojazdów musi zawierać co najmniej te elementy – nic nie stoi na przeszkodzie, aby informacji było więcej. Dlatego też podatnicy, którzy chcą prowadzić ewidencje przebiegu pojazdów zarówno dla samochodów prywatnych, jak i dla tych będących środkami trwałymi, nie muszą zakładać osobnych kilometrówek. Wszystkich rozliczeń można dokonywać za pomocą jednej ewidencji.