Poradnik Przedsiębiorcy

Umowa najmu samochodu osobowego w kosztach firmowych

Praktycznie każdy przedsiębiorca wykorzystuje w swojej działalności samochód. Obecnie są one najpopularniejszym środkiem transportu, który wiąże się z dużą wygodą, swobodą i zwykle oszczędnością czasu. Pojazdy w firmie z reguły stanowią jej majątek trwały lub są użytkowane na podstawie umowy leasingu, choć część przedsiębiorców decyduje się na ich korzystanie, którego podstawą jest umowa najmu samochodu. Jak wówczas rozliczyć koszty związane z eksploatacją tego typu pojazdów? Wyjaśniamy poniżej.

Umowa najmu samochodu osobowego a koszty podatkowe

Aby podatnik mógł zakwalifikować dany wydatek do kosztów podatkowych, wydatek ten powinien spełniać wymogi stawiane przez art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jego treścią kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Umowa najmu samochodu osobowego - kilometrówka

Podatnicy użytkujący w firmie samochody osobowe niewprowadzone do ewidencji środków trwałych co do zasady zobligowani są do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki, o czym mówi art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy.

Art. 23 ust. 1 pkt 46
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Uwaga!

Prowadzenie kilometrówki nie dotyczy umowy najmu, która jest umową najmu długoterminowego i spełnia warunki uznania za umowę leasingu.

Ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona dla celów podatku dochodowego powinna zawierać co najmniej:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd - dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Ważne!

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu w 2018 roku wynoszą:

  • dla samochód o pojemności do 900 cm3 - 0,5214 zł;
  • dla samochód o pojemności od 900 cm3 - 0,8358 zł;
  • dla motocyklu - 0,2302 zł;
  • dla motoroweru - 0,1382 zł.

Umowa najmu samochodu osobowego - wydatki eksploatacyjne

Użytkowanie na podstawie umowy najmu samochodu wiąże się z ponoszeniem różnego rodzaju kosztów eksploatacyjnych - jak np. paliwo, myjnia, płyn do spryskiwaczy itp. Podatnik użytkujący wynajmowany samochód jest zobligowany do rozliczania ich w ramach kilometrówki. W tej kwestii bardzo istotne jest to, że kosztem podatkowym będzie suma poniesionych wydatków związanych z pojazdem, do limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu (km x stawka).

Umowa najmu samochodu osobowego - czynsz

Podatnicy mają wiele wątpliwości co do sposobu rozliczania czynszu za najem samochodu osobowego, ponieważ nie wiedzą, czy rozliczać go bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów, czy też w limicie kilometrówki.

W kwestii tej wydano wiele interpretacji podatkowych, zarówno korzystnych, jak i niekorzystnych dla podatników. W listopadzie 2013 r. pojawiła się ta najważniejsza - interpretacja ogólna Ministra Finansów, która jest wiążąca dla wszystkich. Zgodnie z jej treścią czynsz za umowę najmu samochodu osobowego nie jest kosztem o charakterze eksploatacyjnym, w związku z czym nie podlega limitowi ewidencji przebiegu pojazdu. Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów czynsz za najem samochodu osobowego ujmują w kolumnie 13 - pozostałe wydatki.

Najem samochodu osobowego - VAT

Znacznym zmianom uległy przepisy dotyczące odliczenia podatku VAT od pojazdów samochodowych. Zgodnie z nowymi regulacjami w przypadku samochodów osobowych o masie do 3,5 tony przedsiębiorca, będący czynnym podatnikiem, ma dwie możliwości - pełne bądź częściowe odliczenie podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych. Przepisy te obejmują także pojazdy użytkowane na podstawie umowy najmu samochodu osobowego.

Najem samochodu osobowego - pełne odliczenie VAT

Podatnik może dokonać pełnego odliczenia podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych poniesionych na samochód osobowy użytkowany na podstawie umowy najmu. Jednak aby było to możliwe, musi dopełnić kilku dodatkowych formalności. Po pierwsze należy zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na druku VAT-26. Po dokonaniu zgłoszenia trzeba ustanowić w firmie regulamin użytkowania pojazdu oraz prowadzić kilometrówkę dla celów VAT.

Ważne!
VAT-26 należy złożyć w US w terminie 7 dni od dnia, w którym zostanie poniesiony pierwszy wydatek związany z pojazdami podlegającymi zgłoszeniu.

Jeżeli informacja o samochodach poniżej 3,5 tony, od których podatnik chce odliczyć 100% VAT, nie zostanie złożona w US, podatnik traci prawo do pełnego odliczenia VAT na rzecz 50% wartości VAT wynikającego z faktury.

Złożenie VAT-26 po terminie daje prawo do 100% odliczania VAT dopiero od dnia dostarczenia informacji do urzędu.

 Najem samochodu osobowego - częściowe odliczenie VAT

W sytuacji gdy podatnik użytkuje najmowany samochód osobowy do celów mieszanych (firmowych oraz prywatnych), od wydatków eksploatacyjnych oraz paliwa może odliczyć jedynie 50% podatku VAT.