Przedsiębiorcy użytkujący prywatny samochód osobowy w działalności lub też w przypadku 100% odliczania podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych na taki pojazd zobowiązani są do prowadzenia kilometrówki. Częstym problemem jest nadwyżka kosztów nad liczbą przejechanych kilometrów. Czy wiesz, jaki jest mechanizm wyliczania kilometrówki oraz jak rozliczać wydatki, aby nie powstawała nadwyżka kosztów i by one nie przepadły?
Prywatny samochód w działalności a kilometrówka
Często zwłaszcza w przypadku małych przedsiębiorstw zdarza się, że do prowadzenia działalności wykorzystywany jest prywatny samochód osobowy. W celu rozliczenia wydatków związanych z użytkowaniem takiego pojazdu w ramach prowadzonej działalności konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, potocznie nazywanej kilometrówką. Należy wspomnieć, że w przypadku pojazdu ciężarowego obowiązek prowadzenia kilometrówki nie występuje. Takiego obowiązku nie mają również podatnicy użytkujący samochody osobowe na podstawie umowy leasingu.
Prowadzenie kilometrówki polega na prowadzeniu spisu przejechanych tras. Dodatkowo każdy wpis należy opatrzyć datą wyjazdu, celem oraz liczbą faktycznie przejechanych kilometrów w związku ze sprawami firmowymi. Prowadzenie tych zapisów służy obliczeniu limitu kosztów, jakie w danym miesiącu mogą zostać zaliczone do kosztów firmowych.
Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty limitu kilometrówki wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres.
Jeżeli zatem faktyczne wydatki są niższe od limitu za dany okres, wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu - to kosztem uzyskania przychodów za ten okres jest kwota faktycznie poniesionych udokumentowanych wydatków, a nie kwota limitu. Jeżeli zaś suma wydatków jest wyższa od limitu kilometrówki za dany okres - to nadwyżka wydatków ponad ten limit nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w tym samym okresie. Nadwyżka ta będzie jednak mogła być uwzględniona w kosztach podatkowych w kolejnych okresach rozliczeniowych, oczywiście w ramach danego roku, pod warunkiem, że limit będzie wystarczająco wysoki.
Jeśli podatnik wykorzystuje w działalności gospodarczej kilka samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych, to dla każdego z tych samochodów powinien prowadzić odrębną ewidencję i odrębnie ustalać limit kosztów.
Rodzaje kilometrówki
Kilometrówka dla celów podatku dochodowego
W przypadku konieczności rozliczania wydatków związanych z pojazdem na podstawie kilometrówki dla celów PIT, obowiązuje ograniczenie. Otóż podatnicy do kosztów uzyskania przychodów zaliczają wartość poniesionych wydatków w oparciu o limit wynikający z prowadzonej kilometrówki. Limit zależny jest od stawki za 1 km, która z kolei uzależniona jest od parametrów pojazdu.
Kilometrówka dla celów VAT
Jeśli przedsiębiorcy decydują się na 100% odliczenie podatku VAT w przypadku prywatnego pojazdu osobowego wykorzystywanego w ramach prowadzonej działalności, konieczne jest prowadzenie przez nich kilometrówki dla celów VAT. Jest ona bardziej szczegółowa niż kilometrówka do PIT. Wymaga dodatkowo spisywania stanów licznika. Poza tym muszą dokonać zgłoszenia takiego pojazdu do właściwego urzędu skarbowego na druku VAT-26, najpóźniej w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym został poniesiony pierwszy wydatek związany z samochodem podlegającym zgłoszeniu.
Ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona dla celów podatku VAT nie podlega ujęciu w księgowaniach. Stanowi jedynie dowód, że pojazd faktycznie wykorzystywany jest wyłącznie w celach prowadzonej działalności gospodarczej, co daje jego użytkownikowi możliwość pełnego odliczenia podatku VAT.
Stawka za 1 km przebiegu pojazdu
Stawka za 1 km przebiegu pojazdu zależna jest od pojemności pojazdu. Wyróżniamy dwie stawki dla pojazdów:
o pojemności do 900 cm3 - stawka wynosi 0,5214 zł,
o pojemności silnika powyżej 900 cm3 - stawka wynosi 0,8358 zł.
Liczbę przejechanych w danym miesiącu kilometrów należy pomnożyć przez odpowiednią stawkę. Kwota powstała w ten sposób jest maksymalną wartością wydatków, jaka w danym okresie rozliczeniowym może zostać zaliczona do kosztów firmowych w związku z użytkowaniem pojazdu. Należy również pamiętać, że faktury dokumentujące wydatki związane z zakupem paliw lub innymi wydatkami związanymi z pojazdem powinny zostać wystawione na dane firmowe.
Nadwyżka kosztów w kilometrówce na przykładach
Przykład 1.
Przedsiębiorca wykorzystuje w firmie pojazd prywatny o pojemności powyżej 900 cm3, który rozliczany jest w ramach kilometrówki dla celów PIT.
W marcu w związku z działalnością przedsiębiorca przejechał 150 km, faktury związane z pojazdem opiewały na kwotę 455 zł.
Do kosztów można zaliczyć: 150 km x 0,8358 zł/km = 125,37 zł
Na następny miesiąc przeniesiona zostaje kwota: 455 zł - 125,37 = 329,63 zł
W kwietniu przedsiębiorca przejechał 100 km, faktury związane z użytkowaniem pojazdu opiewały na kwotę 600 zł.
Do kosztów można zaliczyć koszty w wysokości 100 km x 0,8358 zł/km = 83,58 zł
Do przeniesienia pozostaje kwota: 600 zł - 83,58 zł = 516,42 zł.
Do wykorzystania w maju przedsiębiorca posiada 329,63 zł + 516,42 = 846,05 zł.
Kilometrówka naliczana jest w sposób narastający. Dla potwierdzenia tych słów odnieśmy się do przykładu 1.
Przejechane kilometry - 250 km
Możliwe jest zaksięgowanie wydatków w wysokości: 250 km x 0,8358 = 208,95 zł
Wartość faktur związanych z pojazdem - 1055 zł
Przeniesienie na następne miesiące: 1055 zł - 208,95 zł = 846,05 zł
Jeśli przedsiębiorca przejedzie więcej kilometrów, niż będzie to wynikało z limitu wyznaczonego z kosztów, przechodzą one na następny miesiąc.
Przykład 2.
Przedsiębiorca wykorzystuje w firmie pojazd prywatny o pojemności powyżej 900 cm3, który rozliczany jest w ramach kilometrówki dla celów PIT.
W marcu w związku z działalnością przedsiębiorca przejechał 120 km, faktury związane z pojazdem opiewały na kwotę 200 zł.
Do kosztów można zaliczyć: 120 km x 0,8358 zł/km = 100,30 zł
Na następny miesiąc przeniesiona zostaje nadwyżka kosztów w wysokości 99,70 zł (200 zł - 100,30 zł = 99,70 zł)
W kwietniu przedsiębiorca przejechał 300 km, faktury związane z użytkowaniem pojazdu opiewały na kwotę 90 zł.
Do kosztów można zaliczyć koszty w wysokości: 300 km x 0,8358 zł/km = 250,74 zł
Pojawia się nadwyżka przejechanych kilometrów nad poniesionymi kosztami.
250,74 zł - 99,70 zł = 151,04 zł
151,04 zł / 0,8358 = 180,71 km
Nadwyżka kilometrów, która przechodzi na kolejny miesiąc, wynosi 180,71 km.
Ważne! Kilometrówka dla celów PIT pozwala na odliczenie 50% podatku VAT od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu, w tym również od zakupu paliwa. |
Przenoszenie limitów a koniec roku podatkowego
Należy również pamiętać, że przenoszenie wydatków lub przejechanych kilometrów odbywa się wyłącznie w ramach jednego roku podatkowego. Jeśli przedsiębiorca nie wykorzysta do końca roku całego limitu, niestety przepada on.
