Poradnik Przedsiębiorcy

Czy wyjazd integracyjno-szkoleniowy można ująć w kosztach?

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników, często decydują się na finansowanie wyjazdu integracyjno-szkoleniowego. Wyjazd ten ma na celu szkolenie i dokształcanie pracowników, a z drugiej strony ma też charakter integracyjny. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, czy wyjazd integracyjno-szkoleniowy można ująć w kosztach firmowych.

Czy wyjazd integracyjno-szkoleniowy stanowi koszt uzyskania przychodu?

Art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że kosztami firmowymi mogą być wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zabezpieczenia lub zachowania jego źródła. Ponadto koszty te nie mogą znajdować się w grupie wydatków, które zostały wymienione w art. 23 ustawy.

Wyjazd integracyjno-szkoleniowy nie został wymieniony w grupie wydatków znajdujących się w art. 23. Jest to koszt, który pracodawca ponosi na rozwój zawodowy oraz integrację zatrudnionych pracowników. Aby wyjazd integracyjno-szkoleniowy stanowił koszt uzyskania przychodu, powinien spełniać określone warunki. Oznacza to, że:

  • tematyka wyjazdu powinna być związana z prowadzoną działalnością gospodarczą,

  • podczas wyjazdu powinny być organizowane konferencje, szkolenia lub spotkania z kontrahentami,

  • wydatek na wyjazd integracyjno-szkoleniowy musi zostać poniesiony ze środków firmowych,

  • koszt musi zostać właściwie udokumentowany przez podatnika.  

Korzyści związane z wyjazdem integracyjno-szkoleniowym

Korzyści związane z wyjazdem integracyjno-szkoleniowym to przede wszystkim:

  • zwiększenie więzi pomiędzy pracownikami,

  • nawiązanie pozytywnych relacji między nimi,

  • poprawa atmosfery w pracy,

  • zdobycie nowego doświadczenia oraz wiedzy, np. poprzez uczestnictwo w konferencjach czy szkoleniach, jakie odbywają się na wyjeździe.

Te wszystkie czynniki wpływają również bezpośrednio lub pośrednio na zwiększenie przychodów firmowych w przyszłości.

Jak właściwie udokumentować wyjazd integracyjno-szkoleniowy?

Pracodawca finansujący wyjazd integracyjno-szkoleniowy powinien sporządzić właściwą dokumentację potwierdzającą cel oraz charakter wydatku z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dokument ten powinien zawierać przede wszystkim:

  • wskazanie uczestników wyjazdu, np. w postaci listy obecności,

  • wykaz oraz cel przeprowadzonych szkoleń,

  • materiały szkoleniowe, np. elektroniczne prezentacje przedstawiane na wyjeździe,

  • dokumentację fotograficzną sporządzoną podczas szkoleń czy integracji pracowników,

  • udokumentowanie wydatków poniesionych w związku z organizacją wyjazdu integracyjno-szkoleniowego.

Przykład 1.

Firma X zajmująca się ubezpieczeniami zorganizowała wyjazd integracyjno-szkoleniowy dla swoich pracowników. Podczas wyjazdu odbywały się szkolenia i konferencje dotyczące pozyskiwania nowych klientów z branży finansowej oraz integracja pomiędzy pracownikami. Na wyjeździe określono również nowe kierunki działań w  firmie. Czy pracodawca, który zorganizował taki wyjazd, może zaliczyć wydatki z nim związane do kosztów uzyskania przychodów?

Wyjazd integracyjno-szkoleniowy nie został ujęty w grupie wydatków w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zatem przedsiębiorca co do zasady może go ująć jako koszt uzyskania przychodu. Koszty, które zostały poniesione na wyjazd, ściśle wiążą się z działalnością gospodarczą, podnoszeniem kwalifikacji pracowników oraz zwiększaniem więzi pomiędzy nimi. Ważne jest, aby podatnik właściwie udokumentował poniesienie takiego kosztu. Pomocna może być dokumentacja potwierdzająca cel oraz charakter wyjazdu i zawierająca m.in. listę obecności, wykaz i cel szkoleń, rachunki czy materiały szkoleniowe.

Podsumowując, wydatek związany z wyjazdem integracyjno-szkoleniowym nie został wymieniony w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem przedsiębiorca może go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem jest właściwe udokumentowanie wydatku oraz wykazanie, że ma on związek (bezpośredni lub pośredni) z osiągnięciem przychodu bądź też zabezpieczeniem jego źródła.