Okres świąteczny kojarzy się wszystkim z miłą atmosferą oraz czasem spędzanym wśród najbliższej rodziny i przyjaciół. Również w otoczeniu zawodowym często pracodawcy organizują spotkania wigilijne dla pracowników, co w większości przypadków staje się tradycją firmową. Przedsiębiorca powinien mieć jednak świadomość, że wigilia firmowa jako koszt może zostać rozliczona tylko w określonych sytuacjach. Co do zasady właściwie udokumentowane wydatki na dany rodzaj “imprezy” pracowniczej stanowią koszty uzyskania przychodów, jednak powinien z nich wynikać jasno określony cel.
Wigilia firmowa jako koszt podatkowy
Zgodnie z definicją kosztów uzyskania przychodów zawartą w ustawie o PIT, są nimi wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodów bądź zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1. Wskazano w nim wydatki, przy których bez znaczenia pozostaje fakt, że przyczyniły się do uzyskania przychodu - nie stanowią one zatem kosztów w żadnym wypadku.
Na wstępie należy się zastanowić, czy wydatki na spotkania pracownicze zorganizowane w celach spędzenia wspólnej kolacji wigilijnej spełniają wskazaną definicję kosztów podatkowych. Zgodnie z zamierzeniem pracodawcy, omawiane spotkania przyczyniają się do integracji pracowników oraz poprawy relacji pomiędzy zatrudnionymi a pracodawcą. Organizowanie takich inicjatyw może w efekcie przyczynić się do rozwoju wydajności pracy, a także identyfikacji pracowników z przedsiębiorstwem. Dodatkowo nakłady poniesione na firmowe spotkania wigilijne nie zostały wykazane w katalogu wydatków bezwzględnie wyłączonych z możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1).
Jednak powyższe nie wystarczy, aby bez problemów rozliczyć w kosztach wydatek poniesiony na kolację wigilijną z pracownikami. Powstało bowiem bardziej rygorystyczne podejście organów skarbowych, według których “z takiego spotkania musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie.” (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 kwietnia 2012 r. - nr IPPB5/423-22/12-2/JC).
Zatem wydatki poniesione na kolację wigilijną będą stanowiły firmowy koszt podatkowy, jeżeli przyczyniają się do zwiększenia wydajności pracy pracowników, a w efekcie do powiększenia przychodów. Jednak ważne jest, iż to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia związku danego wydatku z prowadzoną działalnością. W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem będzie sporządzenie planu spotkania lub krótkiego raportu przedstawiającego ogólny zarys spotkania oraz jego cel, np. integracja zespołu, omówienie wyników pracy, itp.
Przykład 1.
Firma XYZ zorganizowała wigilię firmową dla pracowników. W związku z tym otrzymała fakturę na kwotę 7 000 zł. Czy wydatek ten może stanowić koszt uzyskania przychodów?
Jeżeli wydatki poniesione na kolację wigilijną z pracownikami przyczyniają się do zwiększenia wydajności pracowników i ich integracji, a w efekcie rozwoju firmy, to wówczas wydatek można uznać za koszt podatkowy. Fakturę należy zaksięgować zatem w kolumnie 13 KPIR - Pozostałe wydatki. Nie mniej jednak obowiązek udowodnienia zasadności kosztu w przypadku ewentualnej kontroli, spoczywa na przedsiębiorcy.
Kolacja wigilijna dla kontrahentów
Niestety wydatki poniesione na organizację spotkania wigilijnego, w którym będą uczestniczyć kontrahenci nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Wynika to z art. 23. ust. 1 pkt 23, z którego wynika, że za koszty nie można uznać wydatków poniesionych na reprezentację, szczególnie tych poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Wydana w listopadzie 2017 roku interpretacja ogólna MF zmieniła pogląd na koszty reprezentacji, pod kątem wydatków na poczęstunek dla kontrahentów podczas spotkań biznesowych. W oczach organów nakłady te mogą powiększyć koszty podatkowe, pod warunkiem, że cel i temat prowadzonych rozmów będzie dotyczył zakresu wykonywanej działalności gospodarczej a nie reprezentacji, poprzez którą należy rozumieć wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia. Niemniej jak wskazano powyżej wigilia firmowa dla kontrahentów co do zasady nie może stanowić dla przedsiębiorcy kosztu uzyskania przychodu.
Wigilia a podatek VAT
Prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT przysługuje przedsiębiorcom w takiej części, w jakiej wydatek służył wykonywaniu czynności opodatkowanych. Z pewnymi jednak wyjątkami. Nie podlega odliczeniu bowiem VAT od usług gastronomicznych.
Przykład 2.
Firma XYZ otrzymała fakturę za kolację wigilijną dla pracowników. Na fakturze ujęte zostały kwoty dotyczące zorganizowania lokalu, wynajęcia miejsc itp. (3000 zł netto, 690 zł VAT). Kolejną pozycją były natomiast usługi gastronomiczne (4000 zł netto, 920 zł VAT). Czy firma XYZ może dokonać odliczenia pełnego VAT zamieszczonego na fakturze?
Nie. Z uwagi na fakt, że na fakturze zostały zamieszczone usługi gastronomiczne, od których nie można odliczyć VAT - firma powinna zaksięgować fakturę:
- na gruncie VAT w kwocie: 690 zł
- na gruncie podatku dochodowego: 7920 zł (3000 zł + 4000 zł + 920 zł).
Wigilia firmowa jako koszt - ujęcie faktury w systemie wFirma.pl
Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorcy ponoszą różnego rodzaju wydatki, które muszą być potwierdzone dokumentami księgowymi. Większość z nich stanowi pozostały wydatek w działalności. Rozliczanie takich wydatków jest możliwe w systemie wFirma.pl.
Aby zaksięgować fakturę za wydatki dotyczące kolacji wigilijnej należy skorzystać z zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT) » INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ. W pojawiającym się oknie należy uzupełnić wymagane pola danymi z otrzymanej faktury.
Dokument zostanie ujęty w KPIR w kolumnie 13 - pozostałe wydatki oraz w rejestrze VAT zakupów w kwocie podatku VAT podlegającej odliczeniu.
