Czy wyżywienie dla pracowników może być finansowane z zfśs?

Wyżywienie dla pracowników jest w określonych przypadkach obowiązkiem pracodawcy, a w pozostałym zakresie – jako świadczenie dobrowolne – może stanowić element szeroko pojętego systemu wynagradzania. W stanowisku z 26 lipca 2023 roku Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej wypowiedziało się w kwestii możliwości finansowania wyżywienia pracowników z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Obowiązek wyżywienia dla pracowników

W stanowisku Ministerstwa zauważono, że zgodnie z przepisami art. 232 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.

W myśl przepisów wspomnianego rozporządzenia pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie:

• posiłki wydawane ze względów profilaktycznych, w formie jednego dania gorącego, a jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania mu posiłku w tej formie, pracodawca zapewnia mu możliwość jego spożycia w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku;
• napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.

Posiłki powinny zawierać około 50-55% węglowodanów, 30-35% tłuszczów, 15% białek oraz mieć wartość kaloryczną około 1000 kcal.

Pracodawca zapewnia posiłki pracownikom wykonującym prace:

• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu, liczony w kilokaloriach (kilodżulach) na poziomach szczegółowo określonych w rozporządzeniu;
• pod ziemią;
• przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.

Napoje zapewnia się pracownikom zatrudnionym:

• w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartościami wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25º C;
• w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000;
• przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10º C lub powyżej 25º C;
• przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet;
• na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28º C.

Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania pracodawca ustala w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.

Wyżywienie dla pracowników zapewniane nadobowiązkowo

Ministerstwo wskazało, że decyzje dotyczące wprowadzenia u pracodawcy innych niż przewiduje kp świadczeń związanych z pracą i warunków ich przyznawania, w tym dofinansowania kosztów wyżywienia pracowników, mogą być podejmowane według uznania pracodawcy. Zgodnie bowiem z art. 771 oraz art. 772 kp warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą są przedmiotem regulacji wprowadzanych w układach zbiorowych pracy lub w regulaminach wynagradzania. Oznacza to, że możliwość korzystania przez pracowników z różnego rodzaju świadczeń pozapłacowych, w tym z dofinansowania do wyżywienia, wynika z przyjętej i prowadzonej przez danego pracodawcę polityki zatrudnienia, z uwzględnieniem jego możliwości finansowych.

Specyfika działalności socjalnej pracodawcy

Zgodnie z zasadą zawartą w art. 16 kp, będącą wyrazem społecznej funkcji zakładu pracy, pracodawca stosownie do możliwości i warunków zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników. Realizacji tej zasady służą m.in. rozwiązania prawne przyjęte w Ustawie z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – dalej „ustawa o zfśs” – przewidujące tworzenie przez pracodawców specjalnego funduszu obciążającego koszty działalności pracodawcy – zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub wypłacanie pracownikom świadczenia urlopowego – z uwzględnieniem zróżnicowanych warunków i możliwości pracodawców.

Zfśs jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Działalność socjalna finansowana przez pracodawcę ze wspomnianego funduszu obejmuje enumeratywnie określony w art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs wykaz rodzajów działalności i form świadczeń, przy czym warto zauważyć, że ze względu na pomocowy, a zatem odmienny od płacowego charakter działalność socjalna co do zasady dotyczy pozazawodowych potrzeb pracowników i ich rodzin w zakresie kosztów nabywania usług wypoczynkowych, sportowo-rekreacyjnych, kulturalno-oświatowych, usług opieki nad małymi dziećmi w żłobkach, przedszkolach i innych formach instytucjonalnej opieki nad małymi dziećmi, pomocy zwrotnej (w formie pożyczki) lub bezzwrotnej na cele mieszkaniowe. Definicja działalności socjalnej obejmuje także udzielanie nieograniczonej celowo pomocy materialnej – tzw. zapomóg, w formie finansowej lub rzeczowej, pozwalającej zaspokajać pojawiające się potrzeby zasadniczo w każdej sferze życia pracownika i jego rodziny oraz innych osób uprawnionych do korzystania z zfśs. Dotyczy to także przyznawania pomocy w przypadku bieżących trudności życiowych wynikających z trudnej sytuacji dochodowej pracownika i jego rodziny.

W praktyce pomoc materialna w formie finansowej jest stosowana w przypadku przyznawania dopłat z zfśs do kosztów nabywania przez pracowników usług wypoczynkowych, usług opieki nad małymi dziećmi w żłobkach, przedszkolach, klubach dziecięcych itp., pomocy materialnej dla pracowników organizujących wypoczynek we własnym zakresie (tzw. wczasów pod gruszą), a przede wszystkim zapomóg wypłacanych w najtrudniejszych sytuacjach życiowych (zdarzenia losowe, długotrwała choroba, śmierć) oraz zapomóg związanych z realizacją bieżących wydatków np. powiązanych z kosztami utrzymania i ponoszenia opłat mieszkaniowych.

Podkreślenia wymaga, że w odróżnieniu od świadczeń płacowych świadczenia przyznawane z zfśs mają charakter zindywidualizowanej pomocy socjalnej, gdyż zgodnie z generalną zasadą, zawartą w art. 8 ust. 1, ich przyznawanie oraz wysokość uzależnia się od ustalanej łącznie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Z obowiązku stosowania tej zasady wynika uznaniowy charakter świadczeń socjalnych.

Fundusz świadczeń socjalnych jest funduszem zakładowym. Oznacza to, że szczegółowe zasady wydatkowania jego środków, uwzględniające ustawowe przeznaczenie funduszu, stan środków socjalnych utworzonych przez pracodawcę oraz potrzeby socjalne osób uprawnionych do korzystania z funduszu (wyznaczane ich sytuacją życiową, rodzinną i materialną) są przedmiotem regulaminu uzgodnionego ze związkami zawodowymi, a gdy one nie działają – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs). W związku z tym to na poziomie konkretnego pracodawcy następuje uszczegółowienie wydatkowania środków socjalnych w drodze przyjętych ustaleń zakładowych stron dialogu społecznego. Dotyczy to także wyboru form udzielanych świadczeń, adekwatnych do ich rodzaju i potrzeb osób ubiegających się o ich przyznanie.

Czy działalność socjalna pracodawcy obejmuje wyżywienie dla pracowników?

W opinii Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z wyżej przedstawionych względów kwestia finansowania przez pracodawców świadczeń związanych ze zbiorowym żywieniem pracowników nie jest objęta zakresem działalności socjalnej finansowanej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ustawowa działalność socjalna nie obejmuje bowiem wydatków pracodawcy na cele tzw. bytowe, do których zalicza się np. wyżywienie, opiekę zdrowotną, dojazdy do pracy oraz zakwaterowanie pracowników. Oznacza to, że wydatki pracodawcy związane z systemowym organizowaniem i prowadzeniem zbiorowego żywienia pracowników – czy to w formie prowadzenia przyzakładowych stołówek, czy to w formie cateringu, zakupu znaków legitymacyjnych (bonów, talonów, kuponów) lub kart przedpłaconych uprawniających wszystkich pracowników do nabywania posiłków lub artykułów żywnościowych – nie podlegają finansowaniu z zfśs.

Czy wyżywienie dla pracowników może być finansowane z zfśs? - podsumowanie

Podsumowując, wyżywienie dla pracowników, bez względu na to, czy pracodawca zapewnia je wyłącznie w ramach obowiązku wynikającego z art. 232 kp, czy też w szerszym zakresie, świadczenia tego nie finansuje się z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, lecz ze środków obrotowych pracodawcy.