Pracodawcy tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) zobowiązani są do dokonania odpisów – zarówno podstawowego, jak i szczególnych – ustalanych na podstawie przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby zatrudnionych, skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby pracowników. Czy przepisy określają sposób, w jaki należy to zrobić? W artykule omawiamy sposób ustalania przeciętnego zatrudnienia na cele ZFŚS.
ZFŚS – podstawy prawne oraz informacje ogólne
Zasady tworzenia ZFŚS określono w przepisach Ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2022 r. poz. 923, ze zm.), zwanej dalej „ustawą o ZFŚS”.
Odpisy szczególne dotyczą:
- pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – odpis to 50% podstawy;
- pracownika młodocianego – odpis wynosi odpowiednio: w I roku nauki 5%, w II roku nauki 6%, a w III roku nauki 7% podstawy.
Odpisy mogą być ponadto zwiększone o 6,25% podstawy na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.
Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć ZFŚS o 6,25% na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.
Z kolei pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego, mogą zwiększyć ZFŚS na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% podstawy, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.
Sposób ustalania przeciętnego zatrudnienia na cele ZFŚS
Jak już wspomnieliśmy na wstępie, ZFŚS tworzy się z odpisów, które nalicza się na podstawie przeciętną planowaną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Postępowanie w tym zakresie przedmiotowym normują przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej (MPIPS) z dnia 9 marca 2009 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349), zwanego dalej „rozporządzeniem”.
W odniesieniu do rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia funduszu, skorygowana zgodnie ze stanem z 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.
Przedstawiony powyżej sposób ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych ma zastosowanie również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na ZFŚS na niepełny rok kalendarzowy.
Sposób ustalania liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach
Przepisy rozporządzenia określają mechanizm prawny ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, jednak we wspomnianych regulacjach brak jest sugestii dotyczącej metody obliczania liczby zatrudnionych w konkretnych miesiącach. W takim przypadku uznaje się za uzasadnione skorzystanie z jednego ze sposobów obliczania wykorzystywanego przez państwowe podmioty statystyki publicznej przy sprawozdawczości płacowo-pracowniczej. Oznacza to, że pracodawcy mogą zastosować jedną z następujących metod:
- średniej arytmetycznej – która zakłada zsumowanie stanu zatrudnienia z każdego dnia roboczego w miesiącu, a w dalszej kolejności podzielenie uzyskanego w ten sposób wyniku przez liczbę dni danego miesiąca;
- średniej chronologicznej – polega ona na dodaniu połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz pełnego stanu osobowego załogi w 15. dniu miesiąca. Uzyskaną sumę dzieli się następnie przez 2;
- rachuby uproszczonej – ta metoda oznacza, że należy dodać liczby zatrudnionych w pierwszym i ostatnim dniu danego miesiąca, po czym uzyskaną w ten sposób sumę podzielić przez 2.
Przykład 1.
Panowie Jacek i Krystian są rodzeństwem i prowadzą od wielu lat rodzinną firmę świadczącą usługi hotelarskie i gastronomiczne. Biznesmeni posiadają rozległą sieć hoteli, domów wypoczynkowych oraz barów i restauracji i zatrudniają ponad 200 osób. Firma realizuje działalność socjalną za pośrednictwem ZFŚS. Okres ostatnich 3 lat nie był łaskawy dla przedsiębiorstwa – konieczne było przeprowadzenie kilku reorganizacji zatrudnienia, miały także miejsce redukcje etatów. Bracia postanowili jednak nie likwidować funduszu socjalnego. Aby podstawa obliczania odpisu na fundusz była ustalona możliwie dokładnie, pan Jacek i pan Krystian zalecili uwzględnienie w dziale kadr i płac metody arytmetycznej.
Istotnie metoda arytmetyczna pozwala na uzyskanie najdokładniejszych obliczeń, jej wadą jest jednak czasochłonność (wymagane jest zsumowanie stanu zatrudnienia z każdego dnia danego miesiąca). Niemniej jednak w przypadku częstych i znacznych wahań w zakresie liczebności załogi wspomniana procedura obliczeniowa jest rekomendowana.
Nie zawsze będzie konieczne korzystanie z metody arytmetycznej.
Przykład 2.
Pan Michał od lat prowadzi dobrze prosperującą firmę świadczącą usługi w zakresie utrzymywania w czystości obiektów komunalnych. Przedsiębiorstwo uzyskało kontrakt na realizację tych usług dla miasta. Mimo trudnej sytuacji ekonomicznej właściciel nie musiał przeprowadzać żadnych restrukturyzacji zatrudnienia. Liczba pracowników firmy jest stabilna i tylko sporadycznie dochodzi do niewielkich zmian w liczebności załogi. Pan Michał utworzył fundusz socjalny. Przy ustalaniu podstawy odpisu na ZFŚS firma stosuje metodę uproszczoną, która jest w zupełności wystarczająca w przypadku zakładu pracy, w którym zmiany poziomu zatrudnienia w poszczególnych miesiącach są nieznaczne.
Sposób ustalania przeciętnego zatrudnienia na cele ZFŚS – podsumowanie
Ustalenie odpisu na ZFŚS na dany rok kalendarzowy wymaga obliczenia przeciętnej planowanej w danym roku liczby zatrudnionych, a następnie skorygowania tej liczby w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy. W tym celu dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Przepisy wykonawcze nie wskazują, z jakiej metody obliczeniowej należy skorzystać przy ustalaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w miesiącach kalendarzowych. W takim przypadku przyjmuje się za uzasadnione wykorzystanie jednej z procedur stosowanych w statystyce publicznej. Dopuszczalne są zatem metody: arytmetyczna, średniej chronologicznej lub rachuba uproszczona.
