W określonych przypadkach pracodawca ma obowiązek zapewnić swoim pracownikom posiłki profilaktyczne i napoje – wiadomo, że wiąże się to z dodatkowymi kosztami obciążającymi zatrudniającego. Ponadto takie świadczenie w większości przypadków podlegało opodatkowaniu, a ewentualnie zwolnienia były dopuszczalne po spełnieniu określonych warunków. Obecnie stanowisko to uległo zmianie. Niniejszy artykuł ma na celu przedstawić aktualne stanowisko organów skarbowych w kwestii opodatkowania przez pracodawcę posiłków profilaktycznych dla pracowników.
Obowiązek zapewnienia nieodpłatnie posiłków i napojów pracownikom
Zgodnie z art. 232 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek zapewnić nieodpłatnie posiłki i napoje pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Szczegółowe regulacje co do tego obowiązku zawiera Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.
posiłki wydawane ze względów profilaktycznych w formie jednego dania gorącego;
napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.
Przepisy rozporządzenia przewidują rozwiązanie, zgodnie z którym pracodawca może zapewnić pracownikowi możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie, a to poprzez:
przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie;
przekazanie bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku.
Grupy pracowników, którym przysługują nieodpłatne posiłki profilaktyczne
Posiłki profilaktyczne pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom zatrudnionym przy następujących rodzajach prac:
związanych z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet;
związanych z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywanych w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10ºC lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25ºC;
związanych z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywanych na otwartej przestrzeni w okresie zimowym, tj. od 1 listopada do 31 marca;
wykonywanych pod ziemią;
przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.
Kiedy pracodawca ma obowiązek zapewnić nieodpłatnie napoje pracownikom?
Obowiązek zapewnienia przez pracodawcę napojów dotyczy wskazanych poniżej grup pracowników:
zatrudnionych w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25ºC;
zatrudnionych w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000;
zatrudnionych przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10ºC lub powyżej 25ºC;
zatrudnionych przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet;
zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28ºC.
Ustalenie zasad dotyczących zapewnienia pracownikom nieodpłatnie posiłków i napojów
Szczegółowe ustalenia co do wydawania posiłków i napojów, w tym zasady ich przekazania, stanowiska pracy, na których pracownicy otrzymywać będą tego rodzaju świadczenia, jak też warunki uzasadniające zapewnienie przez pracodawcę posiłków w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego – a to poprzez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie, a to przez przekazanie bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku – dokonywane są przez pracodawcę w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Gdy u danego pracodawcy ona nie działa, ustaleń tych dokonuje pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.
Wydawanie posiłków i dostępność napojów dla pracowników
Pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje w dniach, kiedy wykonują prace uzasadniające ich wydanie. Posiłki muszą być wydane w czasie przerw po mniej więcej trzech lub czterech godzinach pracy.
Napoje powinny być dla pracowników dostępne podczas całej zmiany.
Pracownicy nie mogą otrzymać ekwiwalentu pieniężnego za napoje i posiłki, których zapewnienie jest obowiązkiem pracodawcy.
Dochody i inne świadczenia podlegające opodatkowaniu
Zgodnie z art. 9 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wyłączonych na mocy przepisów szczególnych oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Przychodami co do zasady są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych świadczeń nieodpłatnych.
W myśl przepisów podatkowych wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych, kwalifikowana jest jako przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy.
Pracodawca jako płatnik pobiera zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od tych, którzy uzyskali od płatnika przychody ze stosunku pracy.
Dotychczasowe stanowisko organów podatkowych związane z zapewnieniem pracownikom posiłków profilaktycznych poprzez wydanie im kart przedpłaconych
Dotychczas organy skarbowe stały na stanowisku, że zwolnienie z podatku nie przysługuje w sytuacji, kiedy pracodawca zaopatruje pracowników w karty, którymi można płacić w punktach gastronomicznych i sklepach. Uzasadniano to tym, że przekazanie przez pracodawcę pracownikom kart nie pozwala ustalić, co konkretnie nabył pracownik, w tym czy zakupione w ten sposób przez pracownika produkty służą przygotowaniu posiłku o określonych normach.
Zmiana stanowiska dotyczącego zapewniania pracownikom posiłków profilaktycznych poprzez wydanie im kart przedpłaconych
Rozstrzygnięcie dotyczyło następującego zdarzenia przyszłego. Pracodawca występujący o wydanie interpretacji zamierza przekazywać swoim pracownikom, którzy są uprawnieni do otrzymywania posiłków profilaktycznych i napojów, karty na posiłki profilaktyczne i napoje wydawane raz na okres 12–48 miesięcy. Pracodawca zamierza co miesiąc weryfikować uprawnienie pracownika do otrzymania nieodpłatnie posiłków profilaktycznych i napojów. Karty służące nabyciu posiłków i napojów ma dostarczać podmiot zewnętrzny. Miałyby one być co miesiąc zasilane, przy czym pracownik nie będzie mógł uzyskać dostępu do zasilających ją środków pieniężnych. Pracownik ma mieć możliwość nabycia posiłków profilaktycznych i napojów jedynie w określonym typie placówek. Nie ma możliwości zabezpieczenia karty tylko do płatności za gotowe posiłki, napoje i artykuły spożywcze przeznaczone do celów regeneracji sił. Formą kontroli, jaką pracodawca może wprowadzić w tym zakresie, jest sprawdzanie paragonów z jednoczesnym zobowiązaniem pracowników do ich przechowywania i przedstawiania pracodawcy do wglądu.
Przykład 1.
Czy pan Jan prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który zamierza nabyć dla swoich pracowników karty, na podstawie których będą oni mogli zakupić produkty żywnościowe służące przygotowaniu posiłku, zamiast dostarczania im posiłku profilaktycznego, musi odprowadzić podatek dochodowy?
W świetle dotychczasowego stanowiska fiskusa tego rodzaju świadczenie nie korzystałoby ze zwolnienia z opodatkowania. Jednak wobec zmiany zapatrywania organów skarbowych na te kwestie karty te będą zwolnione z podatku dochodowego. Rekomendowane jest natomiast, aby pan Jan wystąpił o wydanie interpretacji indywidualnej w swojej sprawie, ponieważ wtedy będzie miał pewność co do prawidłowego postępowania.
Podsumowanie - posiłki profilaktyczne a podatek
Dotychczasowe stanowisko fiskusa w zakresie zwolnienia z podatku kart pozwalających na nabycie posiłków profilaktycznych i napojów uległo zmianie. W takiej sytuacji świadczenia te korzystają ze zwolnienia spod opodatkowania na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, choć wcześniej fiskus nakazywał je pracodawcom opodatkowywać.
