Umowa najmu powinna zawierać wszystkie niezbędne informacje, których brak może generować nieporozumienia między właścicielem lokalu a najemcą, czyli podmiotem, który wynajmuje lokal. Jedną z podstawowych informacji, jakie powinna zawierać umowa najmu jest czynsz najmu.
Umowa najmu
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa cywilnego za umowę najmu uznaje się umowę, na podstawie której wynajmujący zobowiązuje się na czas określony w umowie lub też nieokreślony w zamian za wynagrodzenie w postaci czynszu oddać najemcy do użytkowania przedmiot umowy.
Przedmiotem umowy najmu mogą być rzeczy ruchome (np. samochód), części składowe lub nieruchomości (np. lokal, działka). Umowie najmu nie podlegają rzeczy zużywalne (np. pieniądze). Umowa najmu wygasa wraz z końcem okresu, na jaki została podpisana lub w przypadku umów na czas nieokreślony na skutek wypowiedzenia.
W przypadku nieruchomości umowa najmu zawarta między wynajmującym, czyli właścicielem, oraz najemcą, czyli osobą, która będzie wynajmować mieszkanie w celach określonych w umowie, powinna zawierać informacje odnośnie wysokości czynszu oraz sposobu obliczania opłat za media, które będą ponoszone przez najemcę. Czynsz gwarantuje jedynie prawo do korzystania z lokalu, zaś do opłat najmu należy doliczyć inne wydatki, które najemca będzie ponosił, na przykład sprzątanie części wspólnej czy nakłady poniesione na utrzymanie ochrony.
Są to kwestie, które powinny zostać wyjaśnione na samym początku zawierania umowy. Właściciel wynajmowanego składnika majątku ma obowiązek poinformować najemcę co dokładnie według niego zawiera czynsz najmu oraz jakie dodatkowe opłaty będzie zobowiązany uiścić.
Jeśli umowa nie przewiduje ponoszenia przez najemcę dodatkowych kosztów związanych z eksploatacją lokalu, najemca nie ma obowiązku ich płacenia.
Elementy umowy najmu
Umowa najmu powinna zostać sporządzona w taki sposób, by jednocześnie chronić interesy i wynajmującego, i najemcy. Powinna ona zawierać elementy takie jak:
określenie stron umowy,
określenie przedmiotu najmu,
miejsce i data zawarcia umowy,
wysokość czynszu oraz innych opłat oraz terminy i sposoby ich płatności,
czas trwania umowy,
warunki wypowiedzenia umowy,
prawa i obowiązku stron umowy,
podpisy stron.
Ponadto w umowie powinny znajdować się informacje odnośnie do:
wysokości wpłaconej kaucji oraz sposobu jej rozliczenia (o ile taka była wymagana),
informacje dodatkowe odnośnie użytkowania lokalu,
zastrzeżenie co do wykonywania zmian w lokalu.
Wypowiedzenie umowy najmu
W przypadku, gdy okres trwania najmu nie został w umowie określony, jej rozwiązania dokonuje się poprzez wypowiedzenie umowy najmu. Dokonać tego mogą obie strony, należy jednak pamiętać o zachowaniu terminów umownych. Jeśli umowa została zawarta na czas określony, wypowiedzenia umowy mogą dokonać obie strony po zaistnieniu sytuacji wymienionych w umowie. Więcej informacji znaleźć można w artykule Wypowiedzenie umowy najmu.
Rodzaje opłat związanych z najmem
Opłaty wyszczególniane w umowach najmu można podzielić na dwie kategorie - opłaty związane z korzystaniem z lokalu oraz opłaty za dodatkowe usługi. Jeśli w umowie nie ma zapisów odnośnie tego co obejmuje czynsz, zawiera on wyłącznie opłaty eksploatacyjne. W takim wypadku najemca mimo wszystko zobowiązany jest do poniesienia kosztów związanych z opłatami eksploatacyjnymi, czyli za media takie jak woda, prąd, gaz, wywóz nieczystości.
Za usługi dodatkowe niezwiązane bezpośrednio z najmem mieszkania tj. reklama, sprzątanie części wspólnych czy też opłata za ochronę, o ile w umowie nie ma zapisu zobowiązującego podatnika do ich zapłaty, nie musi on za nie płacić.
Opłaty za energię
Przy podpisywaniu umowy najemca powinien zwrócić uwagę na to, czy opłaty za media będą naliczane ryczałtowo czy też według zużycia wykazanego na licznikach. Ryczałtowe naliczanie opłat może spowodować, że najemca będzie uiszczał opłaty nieadekwatne do rzeczywistego zużycia, a często wyższe. W umowie najemca ma prawo zażądać obniżenia lub zawieszenia opłat za media, jeśli doszło by do zaprzestania korzystania z lokalu. Nie ma jednak możliwości zawieszenia ponoszenia opłat za wydatki stałe (np. ochrona obiektu czy też sprzątanie), ponieważ muszą być one ponoszone bez względu na to, czy lokal jest użytkowany czy też nie.
Czynsz najmu - księgowanie
W przypadku przedsiębiorców, którzy zawarli umowy najmu i mają obowiązek zapłaty czynszu możliwe jest zaliczenie takiego wydatku, o ile jest związany z prowadzoną działalnością, do kosztów firmowych. Jeżeli przedsiębiorca wynajmuje dany składnik od innych firm lub osób prowadzących działalność, czynsz najmu ujmowany jest na podstawie wystawianych faktur. Jeśli umowa najmu została zawarta z osobą prywatną, wydatek do kosztów firmowych ujmuje się przy pomocy dowodów wewnętrznych . Kwota księgowanego do wydatków firmowych czynszu musi odpowiadać kwocie wymienionej na umowie. Pod wygenerowany dowód wewnętrzny należy podpiąć potwierdzenie zapłaty.
