Poradnik Przedsiębiorcy

Jak założyć hotel - krok po kroku

Usługi hotelarskie to krótkotrwałe wynajmowanie domów, pokoi, mieszkań czy miejsc noclegowych. W zakresie usług zawiera się także wynajem miejsc pod namioty czy przyczepy samochodowe. Miejsca, w których będą świadczone usługi hotelarskie, muszą spełniać odpowiednie wymogi sanitarne oraz te dotyczące wielkości i wyposażenia obiektu. Wszystkie wytyczne można odnaleźć i przeczytać w art. 35 ustawy o usługach turystycznych. Przeczytaj artykuł i dowiedz się jak założyć hotel.

Usługi hotelarskie - charakterystyka

Działalność usług związanych z prowadzeniem hotelu lub pensjonatu w dużej mierze zależy od samego przedsiębiorcy. Może on prowadzić działalność sezonowo lub w ciągu całego roku.
Przed rozpoczęciem działalności właściciel firmy ma obowiązek uzyskać zaszeregowanie obiektu do odpowiedniej kategorii:

  • hotele, motele, pensjonaty i kempingi - oznaczane są gwiazdkami,
  • domy wycieczkowe i schroniska młodzieżowe - cyframi rzymskimi.

Obiekty hotelarskie dzielą się na:

  1. hotele (posiadają przynajmniej 10 pokoi, jedno- lub dwuosobowych, a na terenie obiektu świadczone są usługi związane z pobytem klientów);
  2. motele (położone przy drogach, posiadające przynajmniej 10 pokoi jedno- lub dwuosobowych i parking);
  3. pensjonaty (obiekty posiadające przynajmniej 7 pokoi, zapewniające całodzienne wyżywienie)
  4. campingi (strzeżone obiekty, które umożliwiają nocleg w namiotach czy przyczepach, z miejscem do przyrządzenia sobie posiłku, ewentualnie miejsce z domkami noclegowymi);
  5. domy wycieczkowe (posiadają przynajmniej 30 miejsc noclegowych, świadczą minimalne usługi dla klientów - nastawione są na ich samoobsługę);
  6. schroniska młodzieżowe (samoobsługowe obiekty nastawione na turystykę młodzieżową);
  7. schroniska (obiekty zlokalizowane przy szlakach turystycznych, świadczą minimalne usługi turystyczne).

Jakie wymagania wiążą się z założeniem hotelu lub pensjonatu?

Hotel lub pensjonat musi co do zasady spełniać odpowiednie warunki sanitarne, budowlane oraz przeciwpożarowe. Obowiązkowa jest również wskazana liczba pokoi, a także zaplecze w celu świadczenia usług związanych z wyżywieniem czy relaksem gości.

Ważne!

Aby właściciel hotelu lub pensjonatu mógł rozpocząć działalność musi zostać zaszeregowany do określonego rodzaju i kategorii oraz uzyskać wpis do ewidencji obiektów hotelarskich.

W celu zaszeregowania, przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić swój obiekt hotelarski do oceny, która w zależności od rodzaju świadczenia usług hotelarskich, wynosi:

  • dla hoteli i moteli kategorii oznaczonej czterema i pięcioma gwiazdkami - 1500 zł;
  • dla hoteli i moteli kategorii oznaczonej trzema gwiazdkami - 1000 zł;
  • dla hoteli i moteli kategorii oznaczonej jedną i dwiema gwiazdkami oraz pensjonatów powyżej 20 pokoi - 600 zł;
  • dla pensjonatów do 20 pokoi - 400 zł;
  • dla domów wycieczkowych - 500 zł;
  • kempingów i schronisk - 300 zł;
  • dla schronisk młodzieżowych i pól biwakowych - 100 zł.

Wszystkie hotele i pensjonaty wpisywane są do ewidencji obiektów hotelarskich. Ewidencja ta jest prowadzona przez marszałka województwa i ma status jawny. Aby obiekt hotelarski znalazł się we wspomnianym spisie, konieczne jest zaszeregowanie go do odpowiedniej kategorii.

Jak założyć hotel lub pensjonat - forma działalności

Przedsiębiorca zdecydowany na świadczenie usług z zakresu usług hotelarskich może prowadzić swoją firmę w dowolnej formie oprócz spółki partnerskiej, którą mogą zawiązać jedynie osoby wykonujące wolne zawody. Jednoosobową działalność gospodarczą i spółkę cywilną rejestruje się w CEIDG, a spółki osobowe i akcyjne rejestruje się w KRS.

Jednoosobowa działalność gospodarcza a hotel lub pensjonat

Jednoosobowa forma prowadzenia działalności gospodarczej jest najprostszą formą - przedsiębiorca może korzystać z księgowości uproszczonej, a także postarać się o dofinansowanie firmy w ramach pomocy de minimis.

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, osoba zakładająca firmę staje się jej jedynym właścicielem i reprezentantem. Jednak nazwa nie jest ograniczeniem, jeśli chodzi o zatrudnianie pracowników. Za obiekt hotelarski przedsiębiorca odpowiada swoim prywatnym majątkiem.

Spółka cywilna a hotel lub pensjonat

Spółka cywilna charakteryzuje się tym, że nie posiada osobowości ani zdolności prawnej i działa w oparciu o przepisy zawarte w Kodeksie cywilnym. Jest to dobry wybór dla małych i rodzinnych firm.

Spółkę cywilną co do zasady mogą założyć co najmniej 2 osoby fizyczne bądź prawne. Spółka ta nie podlega rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, a wspólnicy muszą pamiętać o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Za spółkę odpowiada swoim majątkiem osobistym każdy ze wspólników. Do rejestracji spółki cywilnej nie jest wymagany kapitał.

Spółka handlowa a hotel lub pensjonat

Wszystkie rodzaje spółek handlowych wymagają wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, który prowadzą sądy rejonowe właściwe ze względu na siedzibę tworzonej spółki. Wymagane formularze w celu zarejestrowania działalności w KRS dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości oraz bezpośrednio w sądach.

Spółkami handlowymi są:

  • spółki jawne,
  • spółki komandytowe,
  • spółki komandytowo-akcyjne,
  • spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
  • spółki akcyjne.

Kod PKD dla działalności w zakresie prowadzenia hotelu lub pensjonatu

PKD dla obiektów hotelarskich to 55.10.Z (Hotele i podobne obiekty zakwaterowania).

Do tej podklasy zalicza się zakwaterowanie dzienne i tygodniowe. Obiekty wpisane do tego kodu PKD oferują takie usługi, jak:

  • zakwaterowanie,
  • usługi codziennego sprzątania w apartamentach,
  • słanie łóżek,
  • szeroki zakres usług dodatkowych (wyżywienie, parking, pralnia itd.).

Jak opodatkować działalność w zakresie prowadzenia hotelu lub pensjonatu?

Otwierając hotel lub pensjonat przedsiębiorca może opodatkować swoją działalność wybierając:

Opodatkowanie działalności na zasadach ogólnych

Zasady ogólne czy tzw. skala podatkowa to najprostsza forma opodatkowania dochodów. Pozwala na płacenie 18% podatku (po obniżeniu o kwotę wolną od podatku 556,02 zł) lub 32% (14.839,02 zł plus nadwyżka ponad 85.528 zł podstawy opodatkowania).

Kwotę podatku można obniżyć o przewidziane w ustawie o podatkach dochodowych ulgi i odliczenia. Ponadto możliwe jest odliczanie od podstawy opodatkowania zapłaconych składek ubezpieczeniowych, a od kwoty podatku - składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Opodatkowanie działalności podatkiem liniowym

Opodatkowanie dochodów podatkiem liniowym 19% wymaga złożenia właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego do dnia 20 stycznia roku podatkowego pisemnego oświadczenia o wyborze tego sposobu opodatkowania, a jeżeli podatnik rozpoczyna prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego - do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia tej działalności, nie później jednak niż w dniu uzyskania pierwszego przychodu.
Minusem opodatkowania w tej formie jest przede wszystkim konieczność rezygnacji z ulg podatkowych i brak możliwości rozliczania się wspólnie z małżonkiem.

Opodatkowanie działalności ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych

W opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, przedsiębiorca odprowadza podatek od kwoty przychodu (bez pomniejszania ich o koszty uzyskania przychodu).

Stawka ryczałtu dla usług hotelarskich wynosi 17%. Jednak wybierając opodatkowanie ryczałtem, przedsiębiorca musi wiedzieć, że tym samym traci prawo do rozliczenia się z małżonkiem oraz traci uprawnienia do odliczania ulg, np. na dzieci.

Opodatkowanie działalności kartą podatkową

Osoba prowadząca firmę z zakresu usług hotelarskich opodatkowując działalność kartą podatkową może skorzystać ze zwolnienia z prowadzenia ksiąg, składania zeznań podatkowych czy wpłacania zaliczek na podatek dochodowy.

Nazwa usługi

W miejscowości o liczbie mieszkańców (wysokość stawek w zł)

do 5.000

ponad 5.000 do 20.000

powyżej 20.000

Usługi hotelarskie polegające na wynajmie pokoi gościnnych i domków turystycznych (w tym wydawanie posiłków), jeżeli łączna liczba pokoi (w tym także w domkach turystycznych) nie przekracza 12

61-141

113-247

220-446

Czy działalność hotelu lub pensjonatu obłożyć podatkiem VAT czy skorzystać ze zwolnienia?

Oferując usługi hotelarskie, przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia VAT, jeżeli obroty z działalności gospodarczej nie przekroczą 200 tys. złotych. W innym przypadku, usługi świadczone przez hotele i pensjonaty są obłożone podatkiem VAT liczonym według stawki 8%.

Świadcząc usługi na rzecz osób fizycznych, przy przekroczeniu obrotu na poziomie 20 tys. złotych warto rozważyć zakup kasy fiskalnej. Przy zakupie pierwszej kasy fiskalnej podatnik ma możliwość skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej.

Przedsiębiorca zakładający hotel lub pensjonat a zgłoszenie do ubezpieczeń ZUS

Maksymalnie 7 dni po założeniu działalność, osoba prowadząca obiekt hotelarski ma obowiązek zgłosić się do ubezpieczeń w ZUS. Zgłoszenia dokonuje się przez wypełnienie i złożenie formularza  ZUS ZUA, jeżeli hotel lub pensjonat jest jedynym tytułem do ubezpieczeń dla właściciela firmy lub na ZUS ZZA, jeżeli pracuje dodatkowo w innym miejscu.

Uwaga!

Przedsiębiorcy, którzy otworzyli jednoosobową działalność gospodarczą, mogą skorzystać z preferencyjnych składek ZUS. Przez 24 miesiące właściciele firm mogą opłacać pomniejszone ubezpieczenie społeczne (bez dobrowolnego chorobowego). Nie muszą w tym czasie odprowadzać składek na Fundusz Pracy.

Czy prowadząc hotel lub pensjonat należy zakładać oddzielne konto firmowe?

W przepisach nie jest jednoznacznie określone, czy przedsiębiorca musi zakładać osobne konto firmowe. Jednak w przypadku prowadzenia usług hotelarskich prowadzenie osobnego konta firmowego wydaje się być konieczne, biorąc pod uwagę ruch na koncie - zaliczki, przedpłaty itd.

Konto firmowe można założyć w wybranym przez siebie banku - większość posiada specjalne oferty kont firmowych dla przedsiębiorców. Warto się z nimi zapoznać i wybrać tę najbardziej korzystną.

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą powinno zostać przeprowadzone za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy zawsze gdy:

  • stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca
  • jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 złotych 

Hotel lub pensjonat - jakie musi spełniać wymogi lokalowe

Budynek, w którym przedsiębiorca chce prowadzić hotel lub pensjonat musi posiadać odpowiednią ilość pokoi. Muszą się tam także znaleźć pomieszczenia, które zapewnią gościom komfort czy dostęp do wyżywienia. Standard i wyposażenie pokoi zależy oczywiście od kategorii obiektu. Wszystkie wymagania dotyczące warunków lokalowych dla usług hotelarskich można znaleźć w Obwieszczeniu Ministra Gospodarki w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie.

Obiekty hotelarskie a publiczne odtwarzanie muzyki

W zależności od oferty obiektów hotelarskich, wyposażenie może obejmować telewizory czy radio. Właściciel hotelu lub pensjonatu musi wiedzieć, że udostępniając sprzęt grający, zobowiązany jest do posiadania licencji, która zezwala na publiczne odtwarzanie muzyki, a także o uiszczaniu opłat abonamentowych. Warto wiedzieć, że licencja udzielana jest na poszczególne formy wykorzystania utworów chronionych prawami autorskimi.

Czy hotele lub pensjonaty podlegają kontroli?

Hotele oraz pensjonaty są obiektem częstych kontroli, a zespoły oceniające powołuje marszałek województwa lub minister właściwy ds. turystyki. Rutynowa kontrola obiektu hotelarskiego polega na:

  • sprawdzaniu wszystkich pomieszczeń i urządzeń wchodzących w skład obiektów hotelowych,
  • o trzymaniu od kierownika obiektu oraz od wszystkich zatrudnionych w obiekcie osób, pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą
  • analizie dokumentów potwierdzających spełnienie przez obiekt pierwotnych wymagań budowlanych, sanitarnych, przeciwpożarowych i odrębnych z racji zakresu świadczonych usług hotelarskich w tym usług gastronomicznych.

Jak reklamować hotel lub pensjonat?

Większość osób wybierających się na wczasy, ofert noclegowych szukają w internecie, gdzie uzyskują informację na temat miejsca, ceny czy dojazdu. Warto dołączyć do portali które zrzeszają oferty poszczególnych obiektów hotelarskich, ponieważ sporo gości właśnie na nich znajduje miejsce do wypoczynku.
Początkujący przedsiębiorca może zainwestować w profesjonalnie pozycjonowanie swojej strony www, co z pewnością się zwróci. Należy mieć na uwadze, aby zdjęcia, które zamieścimy na stronie były jak najbardziej aktualne i zgodne z rzeczywistym wyglądem hotelu i tym, co czeka gości. Niezadowoleni klienci nie zapomną wystawić złej opinii. Dlatego ważna jest sama usługa, podejście do klienta i gościnność.
Warto na samym początku rozważyć zaproponowanie swojej oferty na stronach, które przedstawiają oferty z całej Polski z atrakcyjnymi zniżkami - np. Groupon.