Przedsiębiorcy, kupując nowy samochód, często chcą dokonać jego rejestracji na firmę. Nie zawsze jest to jednak możliwe. Czy brak możliwości zarejestrowania samochodu na firmę oznacza, że nie może być on wprowadzony jako firmowy środek trwały? Sprawdź, kiedy jest możliwa rejestracja samochodu na firmę!
Samochód jako firmowy środek trwały
Należy przede wszystkim pamiętać, że aby samochód mógł zostać zakwalifikowany jako firmowy środek trwały, musi spełniać określone wymogi przewidziane w przepisach podatkowych, czyli:
- stanowić własność lub współwłasność podatnika,
- być nabytym lub wytworzonym we własnym zakresie,
- być kompletnym i zdatnym do użytku w dniu przyjęcia do używania,
- jego przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok,
- być wykorzystywanym przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.
W tej sytuacji koszt związany z pojazdem będzie uwzględniany w ewidencji księgowej poprzez odpisy amortyzacyjne.
Zakup samochodu firmowego - dokumentowanie
Przedsiębiorca ma prawo zarejestrowany na siebie samochód wprowadzić jako środek trwały do firmy. W takiej sytuacji dokumentem zakupu samochodu może być:
- faktura VAT - zakup od firmy zarejestrowanej jako czynny podatnik VAT,
- faktura VAT marża - zakup od firmy zarejestrowanej jako czynny podatnik VAT sprzedającej samochody używane,
- faktura bez VAT - zakup od firmy korzystającej ze zwolnienia z VAT,
- umowa kupna - sprzedaży od prywatnej osoby fizycznej.
Wówczas właściciel firmy może wprowadzić samochód do ewidencji środków trwałych. Uwzględniając jego wartość początkową oraz wybraną metodę amortyzacji, przedsiębiorca ustala plan amortyzacji, na podstawie którego wyliczone comiesięczne odpisy amortyzacyjne będą zaliczane do kosztów uzyskania przychodu.
W przypadku nabycia samochodu przez spółkę cywilną dokument zakupu powinien być wystawiony na spółkę, natomiast rejestracja samochodu będzie dokonana na wspólników spółki. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych dokument zakupu może być wystawiony na właściciela działalności. Podanie nazwy firmy nie jest konieczne, w przypadku jednoosobowych działalności firmą jest bowiem tak naprawdę osoba fizyczna (ten sam NIP).
- zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26,
- prowadzenie kilometrówki dla celów VAT,
- wprowadzenie zasad użytkowania pojazdu w firmie w firmie regulaminu.
Samochód osobowy użytkowany do celów mieszanych (firmowych i prywatnych) daje przedsiębiorcy prawo do 50% odliczenia VAT od wydatków eksploatacyjnych bez konieczności spełnienia dodatkowych wymogów.
Rejestracja samochodu na firmę - czy zawsze możliwa?
Przedsiębiorcy, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą czy też są wspólnikami spółki cywilnej, nie mogą zarejestrować na firmę zakupionego samochodu bowiem wymienione podmioty nie posiadają osobowości prawnej (w przeciwieństwie do np. spółki z.o.o.). Samochód więc będzie w ich przypadku zawsze zarejestrowany na konkretną osobę, a nie firmę.
Zakup samochodu w systemie wfirma.pl
Przedsiębiorcy prowadzący swoją księgowość za pomocą systemu wfirma.pl, zakup samochodu osobowego w zależności od dokumentu zakupu dokonują księgowania w zakładce:
WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT - w przypadku udokumentowania zakupu fakturą VAT,
WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) - w przypadku udokumentowania zakupu umową kupna - sprzedaży, fakturą VAT marża, fakturą bez VAT/ rachunkiem.
W kolejnym kroku w polu Rodzaj wydatku należy wybrać ZAKUP SAMOCHODU OSOBOWEGO - "KŚT. 741" i uzupełnić pozostałe dane środka trwałego.
Szczegółowe informacje na temat księgowania zakupu samochodu osobowego zostały opisane w artykule: Zakup samochodu osobowego
