Na jaką kwotę wystawić fakturę by wyjść na swoje?

Osoby decydujące się na założenie własnej działalności gospodarczej często współpracują z jedną lub kilkoma firmami, a za wykonane usługi lub dostarczone towary następuje regularne rozliczenie (z reguły co miesiąc). Kwota brutto z wystawionej faktury nie stanowi dla przedsiębiorcy czystego zysku, ponieważ musi odprowadzić na konto urzędu skarbowego wszelkie zobowiązania podatkowe, a także opłacić składki ZUS. Na jaką kwotę wystawić fakturę by wyjść na swoje? Wyjaśniamy poniżej.

Prowadzenie działalności a zobowiązania podatkowe

Decydując się na założenie działalności, poza złożeniem druku CEIDG-1 należy pamiętać o wszelkich zobowiązaniach względem urzędu skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pierwszym zobowiązaniem przedsiębiorcy są składki ZUS. Należy wykazywać je na deklaracji ZUS DRA i opłacać w terminie do 10 dnia miesiąca, jeżeli firma nie zatrudnia pracowników, lub do 15 dnia miesiąca, gdy ich zatrudnia. W terminie tym co do zasady należy złożyć deklarację ZUS.

Kolejne zobowiązanie to zaliczka na podatek dochodowy, którą należy wyliczyć i opłacić w terminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc lub kwartał poprzedni. Co ważne, za okresy rozliczeniowe nie składa się deklaracji. Wszelkie informacje o zaliczkach wykazuje się w zeznaniu rocznym.

Ostatnim, ale najważniejszym z punktu widzenia budżetu państwa zobowiązaniem jest VAT. Do jego regulowania są zobowiązani czynni podatnicy VAT, którzy w swoich deklaracjach rozliczeniowych - VAT-7 (rozliczenie miesięcznie) lub VAT-7K (rozliczenie kwartalne) - wykazali nadwyżkę podatku należnego (sprzedaż) nad naliczonym (zakup). Podatnik jest zobowiązany do przygotowania, złożenia i opłacenia deklaracji VAT w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu lub odpowiednio kwartale.

Koszt dla zleceniobiorcy - nabywcy

To, jaka kwota z faktury sprzedaży stanowi koszt dla zleceniobiorcy - nabywcy, zależy do dwóch czynników:

• statusu VAT nabywcy (zleceniodawca),

• statusu VAT sprzedawcy (zleceniobiorcy).

W konsekwencji powyższego należy rozważyć cztery sytuacje:

• gdy nabywca i sprzedawca są czynnymi podatnikami VAT

Sprzedawca, wystawiając fakturę VAT, jest zobowiązany do zapłaty podatku VAT należnego wynikającego z dokumentu. Natomiast nabywca, jako czynny podatnik VAT, ma prawo do odliczenia podatku VAT, czyli do pomniejszenia swojego zobowiązania z tytułu VAT. Kosztem dla zleceniodawcy będzie kwota netto z faktury.

• gdy nabywca i sprzedawca są podmiotami zwolnionymi z VAT

Sprzedawca wystawia fakturę, która nie zawiera podatku VAT i na której w zasadzie kwota netto jest równa kwocie brutto. Nabywca, który również jest zwolniony z VAT, w kosztach ujmuje kwotę wykazaną na fakturze.

• gdy nabywca jest czynnym podatnikiem VAT, a sprzedawca korzysta ze zwolnienia

Sprzedawca wystawia fakturę, która nie zawiera podatku VAT, co oznacza, że kwota netto jest równa kwocie brutto. Nabywca, który jest czynnym podatnikiem VAT, mimo prawa do odliczenia VAT nie będzie mógł tego dokonać, bowiem na dokumencie zakupu nie znajdzie kwoty podatku VAT. Kosztem dla zleceniodawcy będzie kwota z dokumentu zakupu.

• gdy nabywca korzysta ze zwolnienia z VAT, a sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT

Sprzedawca wystawia fakturę VAT z podatkiem VAT należnym, który co do zasady podlega wpłacie na konto urzędu skarbowego. Nabywca będzie mógł ująć w kosztach kwotę brutto, bowiem nie ma prawa do odliczenia podatku.

Jak widać, przed ostatecznym zawarciem umowy ze zleceniobiorcą i ustaleniem wynagrodzenia za świadczone usługi lub dostawy towarów należy dokładnie przemyśleć cenę, którą chcemy zaoferować firmie, z którą mamy współpracować, uwzględniając przy tym status VAT - swój jako sprzedawcy oraz nabywcy.

Na jaką kwotę wystawić fakturę by wyjść na swoje?

Odpowiadając sobie na pytanie, na jaką kwotę wystawić fakturę, by wyjść na swoje, należy w pierwszej kolejności ustalić wysokość zobowiązań podatkowych oraz niezbędnych wydatków.

a. Składki ZUS na ubezpieczenie społeczne

b. Składka ZUS zdrowotna

W przypadku składek ZUS na ubezpieczenie zdrowotne nie ma znaczenia, czy przedsiębiorca opłaca mały czy też tzw. duży ZUS.

c. Koszty uzyskania przychodów

Podmioty opodatkowane na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym mogą w ramach działalności rozliczyć tzw. koszty uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Do najpopularniejszych kosztów uzyskania przychodów związanych z prowadzeniem działalności można zaliczyć faktury za:

• czynsz lokalu w którym prowadzona jest działalność,

• abonament telefoniczny firmowego telefonu,

• zakup towarów handlowych,

• wynagrodzenia pracowników,

• zakup materiałów biurowych na potrzeby firmy.

d. Zaliczka na podatek dochodowy

Zaliczka na podatek dochodowy jest wyliczana przez każdą firmę. Sposób wyliczenia zależy jednak od wybranej przez podatnika formy opodatkowania. Poszczególne schematy odliczeń prezentujemy poniżej.

W razie trudności w wyliczeniu zaliczek na podatek dochodowy warto skorzystać z kalkulatorów PIT dostępnych na stronie Ministerstwa Finansów.

e. podatek VAT (w przypadku czynnych podatników VAT)

Czynni podatnicy VAT są zobowiązani do zapłaty na konto US nadwyżki podatku należnego (sprzedaż) nad naliczonym (zakup). Kwota podatku należnego co do zasady jest pokrywana z zapłaty otrzymanej od kontrahenta.

W przypadku nadwyżki podatku naliczonego nad należnym podatek do zapłaty nie wystąpi. Wówczas nadwyżka przechodzi na następny okres rozliczeniowy. Można też ubiegać się o jej zwrot.

Przykład 1.

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT nawiązał współpracę z firmą XYZ, dla której będzie świadczył usługi marketingowe. Co miesiąc wystawia fakturę na 5.000 zł netto (1150 zł VAT). Opłaca składki preferencyjne ZUS wraz z ubezpieczeniem chorobowym. W ciągu miesiąca opłaca fakturę za usługi biura rachunkowego 150 zł netto (34,50 zł VAT) oraz za abonament telefoniczny 90 zł netto (20,70 zł).

Jaki będzie “czysty zysk” przedsiębiorcy?

a. działalność opodatkowana liniowo

I miesiąc

II miesiąc

b. działalność opodatkowana na zasadach ogólnych

I miesiąc

II miesiąc

Reasumując, ustalając, na jaką kwotę wystawić fakturę, by wyjść na swoje, należy pamiętać o tym, by wartość netto pokrywała powyższe zobowiązania.