Polscy przedsiębiorcy dopiero przygotowują się na obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), a już na horyzoncie pojawia się kolejna, jeszcze większa zmiana. Unia Europejska szykuje własny, niezależny od krajowych rozwiązań, system e-fakturowania. Oznacza to, że firmy działające zarówno lokalnie, jak i na rynku międzynarodowym, będą przez kilka lat zmuszone do korzystania z dwóch różnych systemów równolegle. To nowe wyzwanie, które wymusi dodatkowe inwestycje, reorganizację procesów i szybką adaptację do zmieniających się przepisów.
Polskie firmy na zakręcie cyfryzacji VAT
Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dopiero przed nami, polscy przedsiębiorcy już dziś powinni przygotować się na kolejny etap transformacji. Unia Europejska planuje bowiem wdrożenie własnego systemu e-fakturowania, co w praktyce oznacza konieczność równoległego korzystania z dwóch niezależnych rozwiązań – krajowego i unijnego.
Obowiązkowy KSeF
Zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów, od 1 lutego 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla największych firm, a od 1 kwietnia tego samego roku dla pozostałych podatników VAT. System zakłada pełną cyfryzację procesu wystawiania i odbierania faktur oraz ich przesyłanie do centralnej bazy Ministerstwa Finansów. Jego celem jest poprawa przejrzystości rozliczeń i ograniczenie wyłudzeń podatkowych.
Unijne zmiany: VAT in the Digital Age
Niezależnie od krajowych przepisów, Komisja Europejska pracuje nad projektem „VAT in the Digital Age” (ViDA), który zakłada stworzenie jednolitego systemu e-fakturowania dla całej Unii Europejskiej. Według aktualnych planów, od 1 lipca 2030 roku e-fakturowanie będzie obowiązkowe w przypadku transakcji wewnątrzunijnych, a od 1 stycznia 2035 roku również dla transakcji krajowych. Co istotne, nowe regulacje nie zakładają automatycznej integracji z krajowymi systemami, takimi jak KSeF.
Podwójny obowiązek, podwójne wyzwania
Firmy będą przez kilka lat funkcjonować w dwóch różnych środowiskach e-fakturowania, jednym na potrzeby krajowe, drugim w relacjach międzynarodowych. Różnice w strukturze dokumentów, protokołach komunikacji czy procesie przesyłu danych mogą znacząco utrudnić bieżące rozliczenia. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to konieczność modernizacji systemów finansowo-księgowych, dostosowania procedur oraz dodatkowych inwestycji technologicznych.
Firmy muszą działać z wyprzedzeniem
Eksperci ostrzegają, że odkładanie przygotowań na ostatnią chwilę może być kosztowne. Aby sprawnie przejść przez etap podwójnego systemu, firmy powinny już teraz rozpocząć analizę swoich procesów, wybrać odpowiednie narzędzia IT i przeszkolić zespoły. Tylko wczesne działania pozwolą zminimalizować ryzyko błędów i chaosu organizacyjnego.
Cyfrowa przyszłość księgowości nabiera tempa
Choć docelowo planuje się integrację krajowych systemów, takich jak KSeF, z rozwiązaniami unijnymi, może to nastąpić dopiero po 2035 roku. Do tego czasu przedsiębiorcy muszą zmierzyć się z rzeczywistością, w której e-fakturowanie nie będzie jednolite, a podwójne obowiązki staną się codziennością. Przyszłość VAT jest cyfrowa, ale jej początek może być bardziej złożony, niż wielu się spodziewa.
