Poradnik Przedsiębiorcy

E-faktura – wszystko co warto wiedzieć!

18 kwietnia 2019 r. w życie weszły przepisy mówiące o tym, że zamawiający w zamówieniach publicznych ma obowiązek przyjmowania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, a także innych ustrukturyzowanych e-dokumentów związanych z realizacją tych zamówień. Oznacza to, że przedsiębiorcy biorący udział w przetargach, mogą bez obaw zautomatyzować proces wystawiania faktur. E-faktura co warto o niej wiedzieć?

Czym jest ustrukturyzowana e-faktura?

Faktura elektroniczna ustrukturyzowana to nic innego jak dokument elektroniczny w formacie xml o określonej strukturze, w którym wszystkie oznaczenia mają stałe znaczenie i miejsce. Zawiera ona dane wymagane przepisami ustawy o VAT oraz informacje na temat odbiorcy płatności, a także wskazanie umowy zamówienia publicznego. Standardy takiej e-faktury wyznaczają normy unijne.

Jak wysłać e-fakturę do urzędu?

Do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych bezpośrednio do jednostek publicznych służy Platforma Elektronicznego Fakturowania. Aby móc z niej korzystać należy założyć bezpłatne konto jeszcze przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej e-faktury.

PEF umożliwia również, za zgodą kontrahenta, wysyłanie i odbieranie innych dokumentów związanych z realizacją zamówień publicznych. Będą to np. zlecenia i awiza dostawy, potwierdzenia odbioru, noty księgowe, czy faktury korygujące.

Z PEF można korzystać za pośrednictwem strony rządowej bądź aplikacji. Ponadto taką możliwość wprowadza również część dostawców systemów IT dla firm w swoich programach księgowych. Dzięki temu e-faktura może być dostarczona do urzędu bezpośrednio z systemu do fakturowania, z którego korzysta na co dzień firma.

Dlaczego warto wystawiać faktury w formie elektronicznej?

Ustrukturyzowana e-faktura umożliwia automatyzację procesu generowania faktur, ponieważ nie wymaga ręcznego wprowadzania danych. Dodatkowo przedsiębiorca ma możliwość:

  • zintegrować swoje systemy IT z PEF lub korzystać z systemów już zintegrowanych z PEF, dzięki czemu łatwo wyślemy e-fakturę za pośrednictwem narzędzi księgowych lub programów do fakturowania, z których korzystamy na co dzień,
  • być spokojnym w kwestii bezpieczeństwa – PEF gwarantuje, że faktura dotrze do zamawiającego i nie trafi do folderu SPAM,
  • śledzić status dokumentu – sprawdzać jego status,
  • sprawdzać, na jakim etapie jest zamówienie.

Co to jest GLN i jak go wykorzystać w ramach PEF?

GLN, czyli Globalny Numer Lokalizacyjny jest bardzo użyteczny w momencie, gdy podmiot nie ma swojego NIP. Stosuje się go również do identyfikacji lokalizacji jednostek fizycznych i funkcjonalnych w ramach jednej firmy. GLN przyznaje organizacja GS1.

GLN można wykorzystać na Platformie Elektronicznego Fakturowania, do automatycznego adresowania dokumentów, dzięki czemu każda z jednostek będzie mogła przesyłać i odbierać dokumenty ustrukturyzowane, takie jak m.in. e-faktura. By zidentyfikować każdą z jednostek, należy zarejestrować (w zależności od modelu) nowe Konto Podmiotu lub adres PEF/Skrzynkę PEPPOL na istniejącym Koncie Podmiotu.