Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura elektroniczna ustrukturyzowana

W kwietniu 2019 roku zaczną obowiązywać przepisy dotyczące fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, gdzie duży nacisk kładzie się na to, by były one przeprowadzane wyłącznie z użyciem e-faktur w standardzie umożliwiającym ich automatyczne przetwarzanie. Taką e-fakturą jest faktura elektroniczna ustrukturyzowana.  

Czym jest faktura elektroniczna ustrukturyzowana?

Faktura elektroniczna ustrukturyzowana jest plikiem zawierającym zbiór informacji znajdujących się na każdej fakturze, czyli m.in. daty wystawienia, daty sprzedaży, dane nabywcy, wystawcy, kwot transakcji – zapisanych nie obrazem, a odpowiednim formatem xml.

Format ten znamy już z obowiązkowych plików JPK, jakie obecnie wszyscy czynni podatnicy VAT zobowiązani są wysyłać co miesiąc do urzędu. Dla ludzkiego oka e-faktura wystawiona w formacie xml nie jest przyjazna, ale za to dobre programy księgowe czytają ją już z dużą łatwością i bezbłędnością (nie tak jak dzisiejszy PDF).

Dlaczego zwykły PDF nie jest fakturą elektroniczną ustrukturyzowaną?

Zarówno przepisy unijne, jak i nasze krajowe w postaci Ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, które zaczną obowiązywać na wiosnę 2019 roku, mówią wprost, że PDF to nie e-faktura. Dlaczego? PDF jest obrazem przyjaznym dla ludzkiego oka, ale całkowicie nieprzyjaznym dla systemów informatycznych. Co prawda pojawiły się na rynku mechanizmy OCR przetwarzające obraz faktury w PDF zamiast człowieka, ale ponieważ wciąż badają jedynie obraz, są one omylne i wymagają czujnej weryfikacji.

Faktura zapisana w PDF nie umożliwia systemowi informatycznemu zaczytania danych, takich jak nazwa kontrahenta, data wystawienia czy data sprzedaży, ani też nie daje możliwości bezbłędnego odczytania kwot transakcji z faktury.

Z tego też powodu, Unia wprowadziła standard, czyli normę e-faktury w postaci dodatkowego zapisu w xml. Zatem fakturą elektroniczną ustrukturyzowaną może być PDF, ale pod warunkiem, że będzie posiadał dodatkowo zapisane w pliku tzw. metadane rozpoznawalne przez systemy finansowo-księgowe i systemy ERP, a przede wszystkim będzie mógł być przesyłany za pośrednictwem PEF, czyli Platformy Elektronicznego Fakturowania od przedsiębiorcy do instytucji publicznej, dokumentując wykonaną usługę czy dostawę. Platforma ta działać będzie zgodnie z przyjętymi przez organizację Open Peppol standardami, stąd wymagać będzie odpowiednich formatów e-faktur, a nie zwykłych PDF.

Faktura elektroniczna ustrukturyzowana w wfirma.pl

Wystawiane w systemie wfirma.pl faktury za pomocą funkcji PRZYCHODY >> SPRZEDAŻ >> WYSTAW >> FAKTURĘ, posiadają format elektronicznej faktury ustrukturyzowanej.

Faktura elektroniczna ustrukturyzowana na wfirma.pl

Postać ustrukturyzowana faktury w formacie XML załączana jest do pliku z fakturą, który po pobraniu dla użytkownika wygląda jak zwykły PDF, ale technicznie pod plikiem znajduje się format ustrukturyzowany w postaci XML pozwalający na elektroniczne przesyłanie danych.

Faktura elektroniczna ustrukturyzowana - gdzie będą używane?

W ten sposób wystawiona faktura spełnia wymagania normy unijnej oraz standardów Open Peppol i może być przesyłana do PEF, jak również bezpośrednio do systemów księgowych czy ERP kontrahentów.

Gdzie będą używane ustrukturyzowane faktury elektroniczne

W pierwszej kolejności faktura elektroniczna ustrukturyzowana będzie używana w transakcjach przedsiębiorców z podmiotami publicznymi, takimi jak m.in.: gminy, samorządy, szkoły czy NFZ. Powodem jest przyjęta przez Parlament Europejski i Radę Dyrektywa w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (2014/55/EU). Jednak z uwagi na bardzo duże korzyści, jakie niesie za sobą ustrukturyzowana faktura elektroniczna, nieuniknione jest, że zacznie ona za parę lat powszechnie obowiązywać w obrocie między przedsiębiorcami (B2B).