Współcześnie czas to jeden z najbardziej deficytowych “towarów”, w szczególności dla przedsiębiorców. W związku z tym bardzo ważne w prowadzeniu własnej firmy jest ciągłe usprawnianie pracy i optymalizowanie wykonywanych czynności. Jednym z obszarów, w jakim przedsiębiorca może usprawnić pracę, jest ten związany z obiegiem dokumentacji.
Pomysł, związany z przesyłaniem skanów faktur drogą mailową zamiast tradycyjnej wysyłki (pakowania w koperty, adresowania, oczekiwania w kolejce i opłacania przesyłki) z pewnością usprawnia pracę i pozwala na oszczędność czasu, a zarazem i pieniędzy. Czy jednak taka praktyka jest zgodna z przepisami? Czy otrzymane skanem faktury pozwolą kontrahentom na odliczenie VAT?
Odpowiedź brzmi: TAK. Wystawianie faktur w formie tradycyjnej (a więc papierowej), a następnie ich skanowanie do formatu, który uniemożliwia ich modyfikację (przykładowo format PDF) jest stanem pośrednim dla przedsiębiorcy pomiędzy całkowitą tradycyjną wymianą dokumentacji, a wykorzystywaniem (w pełnym ich znaczeniu) faktur elektronicznych. Decyzję o takim sposobie dostarczania faktur przedsiębiorca może podjąć w każdym momencie. Pamiętać jednak powinien, iż przesyłane skany faktur traktuje się jak faktury elektroniczne, w związku z czym wymagana jest akceptacja kontrahenta. Zgodnie z bieżącymi przepisami dotyczącymi przesyłania faktur elektronicznych zastosowanie ma tu jednak zgoda domniemana (brak sprzeciwu oznacza zgodę).
W wydanej dnia 26 marca 2013 roku Interpretacji Indywidualnej IPTPP4/443-863/12-4/BM organ skarbowy wyjaśnia:
“(...)Faktury wystawione w formie papierowej, przeniesione skanem do formatu PDF a następnie przesłane do klienta lub od klienta odebrane pocztą elektroniczną e mail zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Zakupy towarów i usług udokumentowane fakturami sporządzonymi w formie papierowej, a następnie skanowane do pliku PDF i wysyłane pocztą elektroniczną email, dokumentują zakupy towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.(...)”.
Dla przedsiębiorcy powinno być oczywiste, iż przesyłając faktury w postaci skanu drogą elektroniczną należy zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Jest to jednak wymagane przy każdego rodzaju fakturach, czy to w wersji papierowej, czy elektronicznej. Ponadto faktury powinny być wystawione zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Przy spełnieniu określonych warunków dokumenty przesłane kontrahentowi w postaci skanu drogą e-mailową są pełnoprawnymi fakturami VAT, które ujmuje się w ewidencji sprzedaży VAT oraz na podstawie których kontrahenci mają normalne prawo do odliczenia podatku od towarów i usług (o ile oczywiście takie zgodnie z przepisami im przysługuje).
