Zniszczenie paragonu fiskalnego a faktura elektroniczna

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż – zarówno detaliczną, jak i hurtową – dokumentują ją za pomocą kasy rejestrującej. Ci dokonujący sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców poza paragonem wystawiają dodatkową fakturę. Obecnie większość przedsiębiorców wystawia faktury elektroniczne. Czy jeśli transakcja udokumentowana jest fakturą elektroniczną, możliwe jest zniszczenie paragonu fiskalnego?

Faktury elektroniczne a zniszczenie paragonu fiskalnego

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 Ustawy o podatku od towarów i usług – dalej ustawa o VAT – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Natomiast fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

  1. podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy;
  2. nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży;
  3. nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury;
  4. podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi

– zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Zgodnie z ustawą o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ustawie o VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia) w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w kwestii czytelności faktury od momentu jej wystawienia aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe muszą być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać liczbę i wartość transakcji, jak również liczbę i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.

Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, tak aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Co ważne, przepisy prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób bez względu na to, czy są to faktury tradycyjne, w formie papierowej, czy elektroniczne.

Metoda stosowana przez podatnika ma przede wszystkim zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, gwarantując łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Obowiązek nabijania sprzedaży na kasie rejestrującej

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o konieczności stosowania do ewidencjonowania kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Jeśli chodzi o sprzedaż realizowaną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych i wystawienie faktury papierowej lub elektronicznej, podatnik ma obowiązek:

  • zaewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz dokonania wydruku paragonu;
  • w przypadku wystawienia faktury w formie papierowej do sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika – dołączenia paragonu dokumentującego tę sprzedaż;
  • w przypadku wystawienia faktury elektronicznej do sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie – pozostawienia w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Przykład 1.

Podatnik zajmuje się sprzedażą detaliczną przez internet. Towary są kupowane w większości przez osoby fizyczne. Podatnik ewidencjonuje sprzedaż na kasie fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii. Regulamin sklepu przewiduje, iż każdy klient otrzymuje fakturę, która jest doręczana klientowi drogą elektroniczną. Każda faktura jest wystawiona do paragonu i można ją z nim powiązać. Faktury elektroniczne są przechowywane przez podatnika w formie elektronicznej, ponadto kopia paragonów – w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej. Czy w tej sytuacji podatnik może zniszczyć paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż dla klientów, którym wystawiono faktury elektroniczne?

W analizowanej sprawie będzie miał zastosowanie przepis art. 106h ust. 3 ustawy o VAT, który nakłada obowiązek „zostawienia” w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę. Skoro więc ustawodawca posługuje się inną frazą, oznacza to, że obowiązki nałożone na podatnika są inne (odmienne). Tym samym nie znajduje tu zastosowania mechanizm polegający na „dołączeniu” oryginału paragonu.

Należy stwierdzić, że w sytuacji zniszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona została faktura elektroniczna, zaś kopia paragonu jest przechowywana w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej oraz istnieje możliwość powiązania tej faktury z paragonem wystawionym przez podatnika, spełnione są warunki przewidziane w powyższym przepisie ustawy.

Podsumowując, w analizowanym przypadku zniszczenie paragonu fiskalnego jest możliwe.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów