INTERPRETACJA INDYWIDUALNA z dnia 30 marca 2007, sygn.1471/DPR1/423/1/07/MK, Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie
Faktury wystawione przez kontrahentów zagranicznych na rzecz banku przesłane drogą elektroniczną mogą stanowić podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków poniesionych na ich podstawie.
Aby dany wydatek mógł być zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów, musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, a jego poniesienie musi zmierzać do osiągnięcia przychodów. Jednakże, wydatek taki musi być właściwie udokumentowany. Brak stosownych dokumentów, zgodnie z przyjętą linią orzecznictwa uniemożliwia zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Powołany wyżej przepis art. 15 ust. 1 ustawy o p.d.o.p. nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże na podstawie art. 9 ust. 1 ww. ustawy, na podatnika został nałożony obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Tymi odrębnymi przepisami jest ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), która w art. 20 ust. 2 stanowi, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi", wśród nich zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów. Jednocześnie w art. 21 ust. 1 ww. ustawy o rachunkowości określono, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Podatnik uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Bank, podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie świadczenia Bank ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów wykonania usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2 oraz materiały zgromadzone w toku prawomocnie zakończonego postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie "w szczególności" wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż faktury otrzymywane przez Bank drogą elektroniczną od kontrahentów zagranicznych nie spełniają wszystkich wymogów określonych w ww. art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, np. brak jest podpisów wystawcy faktury. Jednakże faktury te wystawione zostały na podstawie zawartych przez Bank umów z kontrahentami, którzy na ich mocy dokonują na rzecz Banku określone świadczenia. Jednocześnie, faktury te są przez Bank weryfikowane oraz sporządzana jest do nich dodatkowa dokumentacja, która jest dołączana do faktur, pozwalająca na stwierdzenie, że wydatki potwierdzone fakturami zostały poniesione w związku z prowadzoną przez Bank działalnością. Podkreślić zatem należy, iż w sytuacji, gdy Bank oprócz ww. faktur posiada inne dowody pozwalające na powiązanie ich z wykonaną usługą i wskazujące na związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkiem a osiąganiem przychodów (funkcjonowaniem podatnika), to wówczas wydatek ten może zostać uznany za koszt podatkowy. Reasumując, postanowienia ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają wprost zasad i sposobu dokumentowania wydatków. Przytoczony przepis art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nawiązuje do odrębnych przepisów, zgodnie z którymi podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, na podstawie której będzie możliwe prawidłowe określenie wysokości dochodu, podstawy opodatkowania i należnego podatku za rok podatkowy. Ustawa odwołuje się więc do norm prawa bilansowego, co oznacza, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i terminowo, a transakcje udokumentowane w sposób wskazany w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który to artykuł enumeratywnie określa, jakie elementy winny znajdować się na dowodzie księgowym. Ustawodawca nie narzuca żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja rachunkowa ma zapewnić określenie dochodu i podstawy opodatkowania oraz należnego podatku. Jednocześnie regulacje ustawy - Ordynacja podatkowa nakazują, dla ustalenia stanu faktycznego, oprzeć się na wszystkich dowodach - oczywiście nie pozostających w sprzeczności z prawem. Dowody te zaś winny potwierdzić faktyczne wykonanie świadczenia oraz celowość i racjonalność poniesionego wydatku z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej oraz w kontekście jego związków przyczynowo-skutkowych z osiąganymi lub oczekiwanymi przychodami. W związku z powyższym faktury wystawione przez kontrahentów zagranicznych na rzecz Banku przesłane drogą elektroniczną w ocenie tut. organu podatkowego, mogą stanowić podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków poniesionych na ich podstawie, jednakże przy spełnieniu przesłanek określonych w cyt. wyżej przepisie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Mając powyższe na uwadze, postanowiono jak na wstępie. Niniejsze postanowienie dotyczy wyłącznie stanu faktycznego przedstawionego we wniosku oraz obowiązującego w tym stanie faktycznym stanu prawnego.
