E-faktura - wszystko, co powinieneś wiedzieć!

Pojęcie e-faktura pojawiło się w polskich przepisach pojawiła się dopiero w 2014 roku. Nie oznacza to jednak, że wcześniej przedsiębiorcy nie posługiwali się fakturami elektronicznymi. Oczywiście, e-faktura występowała w obrocie gospodarczym, natomiast nie była one zdefiniowana.

Polscy przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na wprowadzenie e-faktur - sprzyjają temu regulacje prawne. Jest to również duże usprawnienie i oszczędność czasu dla wielu firm. Ponadto zmniejsza się liczba dokumentów w wersji papierowej, co z pewnością przyczynia się do ochrony środowiska. Przedsiębiorco, przeczytaj artykuł a będziesz wiedział wszystko o e-fakturach!

Podstawowe informacje o e-fakturze

Faktury elektroniczne nazywane również e-fakturami charakteryzują się tym, że wszystkie zawarte w nich dane zapisane są w formacie cyfrowym, który pozwala na ich automatyczne przetwarzanie i wymianę między dostawcą a odbiorcą.

Należy mieć na względzie, że nie każda faktura utworzona w formie elektronicznej to e-faktura. Te wystawione za pomocą oprogramowania księgowego, ale wysyłane i otrzymywane na papierze, nie są fakturami elektronicznymi. Natomiast te utworzone w wersji papierowej, a następnie zeskanowane, przesłane i otrzymane drogą mailową mogą zostać uznane za e-faktury.

Ponadto oprócz zwykłych faktur VAT w formie elektronicznej mogą być również wystawiane, przesyłane i odbierane:

• faktury korygujące,
• noty korygujące,
• duplikaty faktur.

Jakie dane muszą znajdować się na e-fakturze?

Wystawiając faktury elektroniczne, przedsiębiorcę obowiązują te same zasady, co przy wystawianiu faktur papierowych. W związku z tym e-faktura powinna zawierać następujące elementy:

• datę wystawienia faktury;
• kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, z zastrzeżeniem ust. 24 pkt 11 lit. a;
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem ust. 24 pkt 11 lit. b;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. W przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem.

Ponadto e-faktura musi być wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Przez wystawienie faktury rozumie się udostępnienie jej w taki sposób, by odbiorca mógł ją otrzymać. Natomiast za otrzymaną uznaje się taką fakturę, która dotrze do odbiorcy.

E-faktura - stawki i kwoty podatku VAT

Sprzedawca może, ale nie musi określać na fakturze poszczególnych kwot podatku, dotyczących wartości każdego ze sprzedanych towarów lub usług.

Konieczne jest natomiast wykazywanie stawki podatku oraz sum wartości sprzedaży netto towarów lub usług dotyczących poszczególnych stawek jak też tych zwolnionych od podatku i niepodlegających opodatkowaniu. Obowiązkowe jest również umieszczenie kwot podatku liczonych od sumy wartości sprzedaży netto, pamiętając o podziale na poszczególne stawki oraz wykazywanie kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem. Kwotę brutto wystarczy podać liczbowo, nie musi być ona wyrażona słownie.

E-faktura może zostać wystawiona w walucie innej niż złotówki. Nawet jeśli jest to faktura od krajowego kontrahenta. Należy jednak mieć na uwadze, że bez względu na to w jakiej walucie jest faktura, to kwotę podatku VAT wykazuje się w złotówkach. Wynika to z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Kwoty uwzględnione na fakturze zaokrąglane są do pełnych groszy - przy czym wartości poniżej 0,5 grosza są pomijane, a powyżej 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

E-faktura - numer PKWiU 

PKWiU to skrót od Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług. Numer ten pozwala ustalić prawidłową stawkę VAT oraz zwolnienie z podatku VAT. Służy również do prawidłowego wystawiania faktur.

Przedsiębiorca nie ma obowiązku zamieszczania numeru PKWiU na fakturze. Bowiem zakres danych jakie powinny widnieć na e-fakturze, który wyszczególniony został w ustawie o VAT, nie obejmuje numeru PKWiU. Oznacza to, że jego umieszczanie na fakturze nie jest obowiązkowe, ale należy zwrócić uwagę, że nie jest to także zabronione.

E-faktura a inne dokumenty elektroniczne

E-faktura to nie jedyna forma dokumentu przesyłanego drogą elektroniczną. Przedsiębiorcy za pomocą internetu, oprócz przesyłania faktur między nabywcą a odbiorcą, mogą między innymi:

• dokonywać rejestracji działalności gospodarczej on-line, składając wniosek CEIDG-1 lub rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
• składać roczne e-deklaracje, za pomocą których dokonuje się rozliczeń z podatku dochodowego;
• składać drogą elektroniczną deklarację VAT-7/VAT-7K;
• dokonywać automatycznych rozliczeń e-faktur za pomocą usług bankowości elektronicznej;
• dokonywać rozliczeń celnych.

Elektroniczne bazy danych są coraz bardziej powszechne, dotyczą wielu istotnych dziedzin funkcjonowania przedsiębiorstw i mają na celu usprawnienie prowadzenia firmy.

Termin wystawienia e-faktury

Termin wystawienia faktury zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej co do zasady przypada nie później niż 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę. Natomiast jeśli całość lub część zapłaty podatnik otrzymał przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, zobowiązany jest do wystawienia faktury zaliczkowej. Fakturę zaliczkową należy wystawić do 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zapłaty.

Czynni podatnicy VAT nie mają obowiązku wystawienia faktury osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, chyba że zgłoszą oni sprzedawcy żądanie jej otrzymania. W takim wypadku muszą otrzymać potwierdzenie sprzedaży w formie faktury. Brak konieczności wystawiania faktur nie dotyczy sprzedaży wysyłkowej poza terytorium kraju, a także wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Transakcje te zawsze powinny być potwierdzone fakturami.

E-faktura - moment wystawienia

Przepisy nie określają szczegółowo momentu wystawienia i odbioru e-faktury. Przyjęło się zatem, że za moment wystawienia faktury należy traktować moment wygenerowania pliku faktury w takiej formie, w której trafi do kontrahenta.

Sprzedawca, przesyłając e-faktury lub udostępniając je nabywcy, jednocześnie zachowuje je w swojej dokumentacji. Nie obowiązuje go bowiem zasada wystawiania faktury VAT w dwóch egzemplarzach. Natomiast musi przechowywać faktury w dokumentacji tak, by w razie kontroli organów podatkowych możliwe było ich szybkie udostępnienie.

Akceptacja faktury elektronicznej

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, aby móc stosować faktury elektroniczne, należy posiadać zgodę odbiorcy na tego typu dokumentowanie transakcji. Przepisy nie określają jednak, jak akceptacja ta ma wyglądać. Przyjmuje się więc, że kwestia ta została pozostawiona do uzgodnienia stronom transakcji. Zgoda na otrzymywanie faktur elektronicznych może być wyrażona w formie papierowej, jak również w postaci maila, czy też na drodze ustnej umowy. Jeśli przesyłanie ma następować za pomocą poczty e-mail, wówczas formularz zgody powinien zawierać dokładne adresy skrzynek zarówno odbiorcy, jak i nadawcy.

W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie kilku faktur elektronicznych dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Akceptacja e-faktur nie powoduje tego, że każda z faktur ma być przesyłana w wersji elektronicznej. Kontrahent po wyrażeniu zgody na e-faktury może otrzymać również faktury w wersji papierowej.

Rezygnacja z elektronicznej wymiany dokumentów następuje, gdy odbiorca cofnie zgodę, powiadamiając o tym dostawcę drogą tradycyjną lub w formie elektronicznej. Prawo do wysyłania e-faktur wygasa w dniu następującym po dniu, w którym sprzedawca otrzyma powiadomienie o cofnięciu akceptacji. Tylko w przypadku, gdy strony postanowią inaczej, termin wygaśnięcia można przedłużyć maksymalnie do 30 dni.

Przesyłanie i przyjmowanie e-faktur

Warunkiem przesyłania faktur w formie elektronicznej jest zachowanie ich autentyczności pochodzenia i integralności treści.

Autentyczność pochodzenia faktury polega na zapewnieniu co do tożsamości dostawcy towaru czy też wykonawcy usługi bądź podmiotu wystawiającego fakturę. Integralność treści natomiast odnosi się do danych widniejących obowiązkowo na fakturze, które nie powinny być zmieniane.

Ustawa nie precyzuje, na kiedy dokładnie przypada moment otrzymania e-faktury. W związku z czym za moment odbioru przyjmuje się:

• umieszczenie faktury w archiwum elektronicznym firmy, gdy opcja archiwizowania dokumentów przesyłanych drogą elektroniczną jest włączona, lub
• wpłynięcie faktury na serwer pocztowy firmy, gdy usługa archiwizowania nie jest uruchomiona.

W ramach dodatkowych zabezpieczeń związanych z elektronicznym obiegiem faktur można skorzystać z:

• dedykowanego odbiorcy konta opatrzonego loginem i hasłem dostępu;
• określenia adresów e-mail, z którego będą wysyłane faktury;
• umowy określającej reguły przesyłania e-faktur;
• funkcji chroniącej przed edycją zawartych w pliku danych;
• opisu procedur zapewniających bezpieczne wysyłanie.

Przechowywanie faktur elektronicznych

Przechowywanie faktur elektronicznych wiąże się również ze spełnieniem warunków jakie obowiązywały przy przesyłaniu, a więc zapewnieniem autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów, poczynając od momentu wystawienia, a kończąc na upływie terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepisy nie określają dokładnie sposobu przechowywania dokumentów oprócz poszczególnych warunków, które dana forma przechowywania musi spełniać. Dlatego też istnieje możliwość archiwizacji dokumentów zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Oznacza to, że kopie wystawionych faktur w wersji papierowej mogą być przechowywane w postaci elektronicznej, np. na płytach CD lub dyskach twardych. Przy czym konieczne jest tworzenie kopii zapasowych faktur.

Zarówno faktury papierowe, jak i e-faktury należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Faktury w wersji elektronicznej mogą być również przechowywane poza granicami Polski. W takim wypadku oprócz konieczności spełnienia podstawowych warunków musi być również zapewniony do nich dostęp on-line za pomocą internetu. Tak, by w razie kontroli umożliwić organom zapoznanie się z przechowywanymi w ten sposób dokumentami.

E-faktura - termin odliczania VAT

Na odliczenie podatku naliczonego nie ma wpływu forma faktury, jaką podatnik otrzymuje. Obojętnie czy faktura wystawiona jest w wersji papierowej, czy też elektronicznej podatnik ma prawo odliczyć podatek naliczony z takiej faktury w rozliczeniu za okres, w którym została ona wystawiona, jednak nie wcześniej niż w okresie, w którym ją otrzymał, lub jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Oczywiście, gdy spełniają one warunki uznania za fakturę VAT oraz jeśli odliczenie ma związek z prowadzoną przez podatnika działalnością opodatkowaną.

E-faktura dla odbiorcy zagranicznego

Kontrahentom zagranicznym także można wystawić fakturę elektroniczną. Klient zagraniczny również musi wyrazić zgodę na taką, a nie standardową formę otrzymywania dokumentów. Szczególną uwagę przy e-fakturze wystawianej odbiorcy zagranicznemu należy zwrócić na:

• poprawne oznaczenie waluty oraz języka używanego w treści dokumentu;
• spełnienie wymogów dotyczących przeliczania wartości (wybór odpowiedniego kursu);
• prawidłowe ustalanie ewentualnych różnic kursowych.

Techniczny format e-faktury

Warunkiem uznania faktury za fakturę elektroniczną jest jej wystawienie w dowolnym formacie elektronicznym. Jednak format w jakim została ona wystawiona powinien utrudniać modyfikację pliku. Co to oznacza?

Otóż podatnicy często przesyłają e-faktury drogą mailową, dołączając je jako załącznik wiadomości. Ważne jest jednak, by plików tych nie można było edytować, czyli były w wersji tylko do odczytu. Zapewni to brak możliwości zmiany treści takiego dokumentu. Wymagania te spełniają dokumenty zapisywane jako pliki, np. pdf czy png. Są to jedne z najczęściej stosowanych formatów.

E-faktura korygująca i duplikat

Faktury korygujące, jak i duplikaty faktur mogą być wystawiane w standardowej, papierowej, postaci bądź w formie elektronicznej.

Korekta faktury elektronicznej może być przesyłana w formie elektronicznej po spełnieniu tych samych warunków co zwykła e-faktura. Otóż wystawca korekty faktury elektronicznej musi zapewnić autentyczność jej pochodzenia i integralność treści. Ponadto odbiorca korekty musi uprzednio wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.

Należy również mieć na względzie, że ustawa o VAT, w przypadku faktur korygujących uzależnia możliwość obniżenia podatku należnego od otrzymania potwierdzenia odbioru dokumentu przez kontrahenta. W związku z tym co należy uznać za takie potwierdzenie w przypadku wysyłki elektronicznej faktury korygującej?

Forma potwierdzenia odbioru korekty elektronicznej jest dowolna. Bowiem żaden przepis nie określa jaką formę powinno przyjąć takie potwierdzenie. Jednak musi ono jednoznacznie wskazywać, że odbiorca otrzymał ją wraz ze wskazaniem terminu.

W kwestii duplikatów faktur elektronicznych sprawa wygląda tak samo jak w przypadku duplikatów faktur papierowych. Otóż w sytuacji, gdy pierwotna faktura nie dotrze do odbiorcy lub zaginie i nabywca zwróci się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie duplikatu, to sprzedawca ma obowiązek go wystawić. Przy czym faktura ta powinna zostać opatrzona adnotacją DUPLIKAT.

Kontrola e-faktur

Jednym z warunków przechowywania faktur jest zapewnienie bezzwłocznego dostępu do nich w razie kontroli organów podatkowych. Powiadomienie podatnika o kontroli powinno nastąpić tydzień przed jej rozpoczęciem. Organ nie może zażądać dostępu do dokumentów wcześniej niż w momencie rzeczywistego wszczęcia kontroli.

Należy jednak pamiętać, że w celu uznania faktury elektronicznej za dowód księgowy musi ona spełniać warunki zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów, a także zawierać podstawowe elementy, jakimi charakteryzuje się faktura.

Korzyści e-fakturowania

Elektroniczne fakturowanie jest wyznacznikiem nowoczesnego środowiska biznesowego. Korzystanie z e-faktur świadczy o rozwoju przedsiębiorstwa poprzez korzystanie z proponowanych przez rynek technik i technologi. Świadczy to także o efektywnym zarządzaniu firmą, które wskazuje na wprowadzanie rozsądnych oszczędności.

E-faktura to także korzyść dla klienta. Wyrażając bowiem zgodę na taki sposób otrzymywania dokumentów, przyczynia się do ochrony środowiska. Może również za pomocą korzystania z odpowiedniej funkcji bankowej bezpośrednio uiszczać należności wynikające z elektronicznej faktury.

Dodatkowym atutem jest też konieczność archiwizacji, która stanowi poniekąd obowiązek, ale pozwala także na szybkie odnalezienie dokumentów, które trafiają zwykle automatycznie do wybranego folderu plików. Skraca to czas dostępu do określonych faktur w porównaniu z czasem potrzebnym na odnalezienie dokumentu w wersji papierowej, gdzie często zdarza się, że przysłana pocztą faktura zagubi się pośród innych dokumentów.

Coraz większa część przedsiębiorców korzysta z faktur elektronicznych. Oznacza to, że rośnie świadomość korzyści płynących z e-fakturowania.