Poradnik Przedsiębiorcy

E-faktura - wszystko, co powinieneś wiedzieć!

Pojęcie e-faktura pojawiło się w polskich przepisach pojawiła się dopiero w 2014 roku. Nie oznacza to jednak, że wcześniej przedsiębiorcy nie posługiwali się fakturami elektronicznymi. Oczywiście, e-faktura występowała w obrocie gospodarczym, natomiast nie była one zdefiniowana.

Polscy przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na wprowadzenie e-faktur - sprzyjają temu regulacje prawne. Jest to również duże usprawnienie i oszczędność czasu dla wielu firm. Ponadto zmniejsza się liczba dokumentów w wersji papierowej, co z pewnością przyczynia się do ochrony środowiska. Przedsiębiorco, przeczytaj artykuł a będziesz wiedział wszystko o e-fakturach!

Podstawowe informacje o e-fakturze

Faktury elektroniczne nazywane również e-fakturami charakteryzują się tym, że wszystkie zawarte w nich dane zapisane są w formacie cyfrowym, który pozwala na ich automatyczne przetwarzanie i wymianę między dostawcą a odbiorcą.

Należy mieć na względzie, że nie każda faktura utworzona w formie elektronicznej to e-faktura. Te wystawione za pomocą oprogramowania księgowego, ale wysyłane i otrzymywane na papierze, nie są fakturami elektronicznymi. Natomiast te utworzone w wersji papierowej, a następnie zeskanowane, przesłane i otrzymane drogą mailową mogą zostać uznane za e-faktury.

Ponadto oprócz zwykłych faktur VAT w formie elektronicznej mogą być również wystawiane, przesyłane i odbierane:

  • faktury korygujące,
  • noty korygujące,
  • duplikaty faktur.

Jakie dane muszą znajdować się na e-fakturze?

Wystawiając faktury elektroniczne, przedsiębiorcę obowiązują te same zasady, co przy wystawianiu faktur papierowych. W związku z tym e-faktura powinna zawierać następujące elementy:

  • datę wystawienia faktury;
  • kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, z zastrzeżeniem ust. 24 pkt 11 lit. a;
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem ust. 24 pkt 11 lit. b;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. W przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży;
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  • kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawkę podatku;
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwotę należności ogółem.

Ponadto e-faktura musi być wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Przez wystawienie faktury rozumie się udostępnienie jej w taki sposób, by odbiorca mógł ją otrzymać. Natomiast za otrzymaną uznaje się taką fakturę, która dotrze do odbiorcy.

E-faktura - stawki i kwoty podatku VAT

Sprzedawca może, ale nie musi określać na fakturze poszczególnych kwot podatku, dotyczących wartości każdego ze sprzedanych towarów lub usług.

Konieczne jest natomiast wykazywanie stawki podatku oraz sum wartości sprzedaży netto towarów lub usług dotyczących poszczególnych stawek jak też tych zwolnionych od podatku i niepodlegających opodatkowaniu. Obowiązkowe jest również umieszczenie kwot podatku liczonych od sumy wartości sprzedaży netto, pamiętając o podziale na poszczególne stawki oraz wykazywanie kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem. Kwotę brutto wystarczy podać liczbowo, nie musi być ona wyrażona słownie.

E-faktura może zostać wystawiona w walucie innej niż złotówki. Nawet jeśli jest to faktura od krajowego kontrahenta. Należy jednak mieć na uwadze, że bez względu na to w jakiej walucie jest faktura, to kwotę podatku VAT wykazuje się w złotówkach. Wynika to z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Kwoty uwzględnione na fakturze zaokrąglane są do pełnych groszy - przy czym wartości poniżej 0,5 grosza są pomijane, a powyżej 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.