Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacji podatkowej oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że otrzymywanie faktur e-mailem w pliku PDF oraz faksem i odliczenie podatku VAT z tak otrzymanych faktur jest prawidłowe. Decyzja ta została podjęta w związku z wpłynięciem wniosku o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie otrzymywania faktur e-mailem w pliku PDF i prawa do odliczenia podatku VAT z tak otrzymanych faktur.
W związku z tym wnioskiem zadano następujące pytania:
Czy faktura VAT przesłana w okresie od 01.01.2011 r. Spółce przez Kontrahenta w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej (mail), która została przez nią wydrukowana i jest przechowywana w formie papierowej, uprawnia Spółkę do dokonania odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w takiej fakturze?
Czy w stanie prawnym obowiązującym od 01.01.2011 r. faktura VAT przesłana Spółce przez Kontrahenta za pośrednictwem faksu, która będzie przechowywana w formie papierowej, będzie uprawniała Spółkę do dokonania odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w takiej fakturze?
Zdaniem wnioskodawcy:
Przy prezentowaniu własnego stanowiska w sprawie należy na początku poczynić pewne uwagi ogólne, które dotyczą wspólnie wszystkich pytań stawianych przez Spółkę. Odnoszą się one do charakteru obowiązujących począwszy od 01.01.2011 r. zmian przepisów prawa, które dotyczą m. in. zasad wystawiania i przesyłania faktur. Zlikwidowano m. in. obowiązek określania wystawionych faktur jako "kopia" bądź "oryginał" oraz zmienione zostało brzmienie § 21 dotyczącego zasad przechowywania faktur (w tym faktur elektronicznych).
Rozporządzenie dotyczące faktur elektronicznych wprowadza nowe zasady - odmienne od dotychczasowych - w zakresie przesyłania i przechowywania faktur sporządzonych w formie elektronicznej. Przede wszystkim zliberalizowane zostały zasady przesyłania tych faktur. Obecnie można je przesyłać bez zachowania szczególnych wymagań jakie były do końca 2010r. przewidziane w uchylonym rozporządzeniu, tzn. nie obowiązuje już zasada, że przesłanie w formie elektronicznej jest dopuszczalne tylko i wyłącznie przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego albo poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). Począwszy od 2011 r. można nadal przesyłać faktury przy użyciu wspomnianych wyżej metod, a dodatkowo można to robić w każdej innej formie elektronicznej (e-mail, faksu) i dowolnym formacie elektronicznym (np. PDF), przy czym dowolność co do formy i formatu jest ograniczona warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia (pewność co do tożsamości wystawcy faktury) i integralności treści faktury (w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura). Prawo do stosowania elektronicznej metody przesyłania faktur zostało uzależnione od wyrażenia uprzedniej akceptacji na to w formie pisemnej lub elektronicznej przez odbiorcę faktur.
Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.
Faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.
Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. § 2 ust. 1 rozporządzenia definiuje pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści. I tak przez :
- autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
- integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.
Faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
Gdy jest mowa w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej o fakturach, należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno "fakturę pierwotną" jak też "fakturę korygującą". Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu, aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.
Podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.
