Stosowanie e-faktur ma szereg zalet - to rzecz oczywista. Okazuje się jednak, że do tej formy dokumentowania transakcji nie przekonała się jeszcze spora część przedsiębiorców. Jak wynika z powszechnie dostępnych raportów (np. przeprowadzonego przez PKPP Lewiatan w 2012 roku), faktury elektroniczne stanowią zaledwie 10% wszystkich wystawianych faktur. Dla wszystkich niezdecydowanych przedstawiamy pięć ważnych zalet e-faktur, które mogą przekonać do porzucenia tradycyjnej na rzecz nowoczesnej wersji dokumentów sprzedażowych.
E-faktura a liberalne przepisy
Przyczyną upartego trzymania się tradycyjnych, papierowych faktur bardzo często jest niedostateczna wiedza na temat przepisów dotyczących ich elektronicznych odpowiedników. Przez wzgląd na fakt, iż od stycznia 2013 roku znowelizowano regulacje ich dotyczące, zrównując je z fakturami papierowymi, i dodatkowo rok później włączono definicję faktury elektronicznej do ustawy o VAT, przejście na e-dokumenty nie powinno rodzić większych problemów.
Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami na e-fakturach muszą znaleźć się dane identyczne jak na tradycyjnej wersji. Co więcej - elektroniczny odpowiednik papierowej faktury nie różni się od tradycyjnej również pod względem terminów wystawienia czy prawa do odliczenia VAT.
Powodem rezygnacji z faktur elektronicznych nie powinny być także groźnie brzmiące sformułowania zawarte w przepisach ich dotyczących. Integralność treści i autentyczność pochodzenia można już spełnić przez choćby przez użycie powszechnie stosowanego formatu PDF. Co więcej, te same wymagania stawia się dokumentom w wersji papierowej. Jeżeli chodzi o zgodę nabywcy na otrzymywanie faktur elektronicznych zamiast papierowych, obecnie możliwe jest założenie, że jeżeli kontrahent nie wyrazi sprzeciwu wobec takiej formy i np. dokona płatności, przedsiębiorca może w dalszym ciągu wysyłać mu dokumenty sprzedażowe np. w formie załącznika do wiadomości e-mail. Przy e-fakturach stosuje się zatem tzw. zgodę dorozumianą.
E-faktura: oszczędzisz czas i pieniądze
Przerzucenie się na faktury elektroniczne może przynieść firmie spore oszczędności. W ten sposób ograniczone zostają wydatki związane z wystawianiem i przesyłaniem dokumentów tradycyjną drogą (zakup papieru, kopert, znaczków pocztowych, tonerów do drukarek). Co więcej, redukcji ulegają również koszty dotyczące przechowywania dokumentów. Jak wynika z raportu wspomnianego na wstępie, wystawiając 1000 e-faktur miesięcznie, przedsiębiorca może zaoszczędzić nawet 2 tys. zł!
Oszczędności dotyczą również czasu - zarówno właściciela firmy, jak i jego pracowników. Wystawianie e-faktur oznacza koniec drukowania dokumentów, adresowania kopert, naklejania znaczków oraz stania w długich kolejkach na poczcie. Wbrew pozorom obniża również koszty ich archiwizowania.
E-faktura a płynność finansowa
Co e-faktura ma do płynności finansowej? Wiele - przez wzgląd na fakt, że dostarczenie faktury elektronicznej zajmuje zaledwie kilka sekund (w przypadku zwykłej faktury jest to nawet kilka-kilkanaście dni), zmniejszone zostaje ryzyko przeterminowania dokumentu i ewentualnych zatorów płatniczych. Wcześniejsze otrzymanie faktury w większości przypadków wiąże się z szybszym uregulowaniem należności z niej wynikających. Co więcej - kontrahenci nie będą mogli już tłumaczyć swoich opóźnień w zapłacie tym, że nie dostali faktury.
E-faktura usprawni procesy biznesowe w firmie
Skoro e-faktura oznacza oszczędności w czasie, właściciel firmy może poświęcić go na inne, ważniejsze czynności związane z prowadzoną działalnością. Co więcej, jeżeli konieczne będzie odszukanie jakiegoś dokumentu, nie trzeba będzie przerzucać stert papierów - komputerowa baza wszystkich faktur przyspieszy i usprawni poszukiwania. To wszystko sprawia, że usprawnieniu ulega bardzo wiele procesów biznesowych i co za tym idzie - wzrasta efektywność całej firmy.
E-faktura jest EKO!
Stosowanie e-faktur to rozwiązanie przyjazne dla środowiska. Współcześnie panuje duża moda na bycie “eko”, właśnie dlatego rezygnacja z papierowych faktur może pozytywnie wpłynąć na wizerunek firmy. Argumentem, który z pewnością przemówi do osób lubiących twarde fakty, jest liczba drzew, które trzeba wyciąć, by wyprodukować 1,5 mld faktur. Jak wynika z dostępnych danych, działanie to wiąże się z wycięciem 255 tys. roślin. Dołożyć do tego należy koszt energii, wody oraz innych zasobów niezbędnych przy tradycyjnym fakturowaniu.
