E-paragony przyniosły wiele korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i konsumentów. Wydawanie paragonów elektronicznych zamiast tradycyjnych w formie papierowej wpływa na ograniczenie kosztów związanych z zakupem papieru technicznego, tonerów i tuszy, a także oszczędność energii. Im mniej paragonów będzie drukowanych, tym większe korzyści dla środowiska. Klienci natomiast dzięki e-paragonom nie muszą przechowywać papierowej kopii w celu złożenia w przyszłości ewentualnego zwrotu towaru czy reklamacji i nie muszą obawiać się, że tusz wyblaknie, a nieczytelny paragon uniemożliwi skorzystanie z prawa do zwrotu czy reklamacji. Elektroniczne paragony to wygodne rozwiązanie, jednak trzeba mieć na uwadze, że dla przedsiębiorców mogą wiązać się także z koniecznością poniesienia wydatków na ich wdrożenie w firmie.
E-paragony a obowiązek wystawienia i wydania paragonu klientowi
Obowiązujące w Polsce przepisy obligują sprzedawców dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
- w postaci papierowej lub
- za zgodą nabywcy w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.
Czym są e-paragony?
Aktualnie sprzedawcy mają możliwość wystawiania i wydawania za zgodą nabywcy paragonów elektronicznych, które zostały uznane za pełnoprawny dowód zakupu. Paragony elektroniczne, czyli tzw. e-paragony stanowią cyfrową formę paragonów fiskalnych i mają za zadanie zastąpić dotychczasowe paragony fiskalne. Są zatem dokumentami potwierdzającymi dokonanie zakupu, wysyłanymi do nabywców drogą elektroniczną. Paragonem elektronicznym zgodnie z informacją przekazaną przez Ministerstwo Finansów jest każde fiskalne potwierdzenie zakupu wysyłane drogą elektroniczną.
E-paragony - HUB paragonowy dostępny od 15 września!
HUB paragonowy to ogólnopolska platforma dystrybucji paragonów elektronicznych, która daje możliwość powszechnego stosowania e-paragonów w Polsce. HUB paragonowy umożliwia:
- powiązanie anonimowych klientów z wystawionymi przez kasę rejestrującą paragonami,
- odbieranie paragonów elektronicznych wystawionych przez różne kasy rejestrujące,
- dystrybucję paragonów do klientów.
Dzięki platformie udostępnionej przez Ministerstwo Finansów klienci będą mogli anonimowo pobrać e-paragon przy wykorzystaniu unikalnego identyfikatora. Unikalny identyfikator umożliwiający otrzymanie e-paragonu można uzyskać bez konieczności podawania jakichkolwiek danych identyfikujących danego klienta
E-paragony a aplikacje mobilne dla nabywców
Jednym z elementów systemu są aplikacje mobilne umożliwiające w szczególności przechowywanie paragonów w wersji elektronicznej i zarządzanie swoimi wydatkami. Aplikacja e-Paragony 2.0. udostępniona przez Ministerstwo Finansów to bezpłatna aplikacja możliwa do pobrania w sklepach Google Play Store i App Store. W związku z HUB-em paragonowym aplikacja e-Paragony została zaktualizowana, dodano funkcję umożliwiającą pobieranie e-paragonów. Nowa wersja daje możliwość generowania unikalnego identyfikatora, co pozwala na przypisanie elektronicznego paragonu do konkretnej osoby. W praktyce pierwsze kasy rejestrujące posiadające funkcję wysyłania paragonów do HUB-a paragonowego będą dostępne na rynku od października 2023 roku, dopiero wtedy nabywcy będą mogli wykorzystać możliwości, jakie daje HUB paragonowy i powiązana z nim aplikacja e-Paragony.
W celu uzyskania od sprzedawcy paragonu elektronicznego potwierdzającego dokonanie zakupu klient w pierwszej kolejności musi pobrać i zainstalować odpowiednią aplikację mobilną na swoim smartfonie, np. aplikację e-Paragony udostępnioną przez MF. Aplikacja na żądanie kupującego jednorazowo łączy się z systemem dystrybucji e-paragonów w celu pobrania wygenerowanego, unikalnego identyfikatora, którym klient będzie posługiwał się podczas zakupów przy kasie, żądając paragonu w postaci elektronicznej. Klient przedstawia identyfikator kasjerowi w postaci kodu paskowego, wyrażając tym samym wolę otrzymania e-paragonu, a następnie kasjer skanuje go czytnikiem i kasa rejestrująca wysyła paragon do systemu dystrybucji. Po wykonaniu tych czynności klient może pobrać z systemu swój paragon przy wykorzystaniu aplikacji mobilnej. Czas na odbiór paragonu przez klienta jest ograniczony i wynosi 30 dni od momentu dokonania zakupu.
Czy e-paragony po zmianach są obowiązkowe?
Wprowadzone zmiany nie oznaczają, że sprzedawcy mają obowiązek wystawiania i wydawania klientom e-paragonów. Rozwiązanie wprowadzone przez Ministerstwo Finansów jest dobrowolne, sprzedawca podejmuje decyzję, czy będzie korzystał z możliwości wystawiania paragonów w formie elektronicznej przy wykorzystaniu platformy dystrybucji paragonów elektronicznych udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.
Zapewnienie klientom możliwości pobrania paragonu w aplikacji e-Paragony udostępnionej przez Ministerstwo wiąże się z koniecznością posiadania kas rejestrujących obsługujących nową formę wydawania paragonów poprzez HUB paragonowy. W tym celu sprzedawcy w zależności od kas rejestrujących, które aktualnie użytkują, muszą zaktualizować oprogramowanie kas fiskalnych online lub zakupić nowe urządzenia z taką funkcją.
Przedsiębiorcy nie mają jednak obowiązku dokonywania aktualizacji ani wymiany kas fiskalnych, ponieważ korzystanie z HUB-u paragonowego jest dobrowolne. W praktyce oznacza to, że sprzedawcy w dalszym ciągu mogą dokumentować zawarte transakcje na podstawie paragonów papierowych lub stosować własne aplikacje lub programy lojalnościowe, w których ramach umożliwią klientom uzyskania paragonów elektronicznych. Trzeba także mieć na uwadze, że aby sprzedawca mógł wydać klientowi paragon elektroniczny, potrzebna jest jego zgoda, w dalszym ciągu klient ma zatem możliwość otrzymania paragonu papierowego.
