Wielu przedsiębiorców, ze względu na wysokość obrotów lub charakter wykonywanej działalności, jest objętych obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Ci, których to dotyczy, mają zazwyczaj styczność z drobnymi pomyłkami w rejestrowaniu, a także ze zwrotami i reklamacjami zgłaszanymi przez klientów. W związku z tym muszą oni również prowadzić osobne ewidencje, w których zapisywane są tego rodzaju zdarzenia. Jak księgować błędne paragony zgodnie z powszechnie stosowanymi zasadami? Piszemy o tym w poniższym artykule.
Obowiązek ewidencjonowania
Artykuł 111 ustawy o VAT nakłada na podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie rejestrującej. W przypadku takich transakcji muszą oni również wydawać kupującym paragony.
Z kolei Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zobowiązuje podmioty gospodarcze prowadzące ewidencję obrotów na kasie rejestrującej do codziennego lub comiesięcznego wpisywania danych z raportów dobowych, lub miesięcznych do KPiR.
Ewidencja oczywistych pomyłek
Występowanie drobnych pomyłek na kasie fiskalnej zdarza się praktycznie w każdym biznesie. Dlatego też istnieją określone zasady, jak z nimi postępować, kiedy już do nich dojdzie. Jak zatem księgować błędne paragony?
W przypadku wystąpienia pomyłki oczywistej, czyli takiej, którą widać na pierwszy rzut oka i bez wątpliwości można powiedzieć, że nie była zamierzona, podatnik powinien niezwłocznie dokonać korekty. Tej, z racji tego, że w kasie fiskalnej nie ma możliwości anulowania czy usuwania nabitych paragonów, dokonuje się na gruncie ewidencji oczywistych pomyłek, w której ujmuje się błąd wraz z krótkim opisem dotyczącym tego omyłkowo zarejestrowanego zdarzenia.
Ewidencja zwrotów i reklamacji
W przypadku zwrotu towaru przez klienta sprzedający ma obowiązek ująć taką sytuację w ewidencji zwrotów. Dokument ten powinien być zatytułowany tak, by można było go przypisać do konkretnego podmiotu; najlepiej pod tytułem dokumentacji opatrzyć ją imieniem i nazwiskiem lub nazwą i NIP-em firmy. Ponadto taka ewidencja powinna również zawierać numer ewidencyjny tej kasy, na której zostały zarejestrowane opisane zwroty.
Dane zawarte w ewidencji zwrotów i reklamacji powinny być następujące:
- data sprzedaży wraz z nazwą sprzedanego towaru lub usługi,
- termin, w którym dokonany został zwrotu towaru lub reklamacja towaru bądź usługi,
- wartość brutto towaru, który został zwrócony lub wartość brutto towaru bądź usługi będących przedmiotem reklamacji, a także wartość podatku należnego (jeśli doszło do zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży),
- zwracana kwotę w wartości brutto oraz odpowiednia wartość podatku należnego (jeśli nastąpił zwrot części należności z tytułu sprzedaży),
- dokument, który potwierdza dokonanie sprzedaży,
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru, lub usługi wraz z podpisami zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy.
Jak księgować błędne paragony? Podsumowanie
Zgodnie z informacjami zawartymi w powyższych akapitach podatnicy ewidencjonujący sprzedaż na kasach fiskalnych są zobowiązani do prowadzenia ewidencji oczywistych pomyłek oraz ewidencji zwrotów i reklamacji. W przypadku, gdy chcemy określić wysokość podatku dotyczącego sprzedaży dokonanej z udziałem kasy fiskalnej, należy dokonać korekty danych z okresowego raportu fiskalnego, a mianowicie – wartości zwrotów i reklamacji.
Warto w tym temacie nadmienić, że z uwagi na wprowadzenie nowej struktury jednolitego pliku kontrolnego w postaci JPK_V7, na podatników VAT czynnych nałożony został obowiązek oznaczania rodzajów dokumentów sprzedaży i zakupu, transakcji szczególnych i kodów GTU bezpośrednio w strukturze. Zgodnie z tym od rozliczenia za październik 2020 r. wobec wpisów dotyczących ŁRO oraz ewidencji zwrotów i pomyłek należy stosować dodatkowe oznaczenie - symbol RO. Szczegółowe informacje na ten temat zostały przedstawione w artykule: Oznaczenia dokumentów zakupu i sprzedaży w JPK V7M i JPK V7K
