Poradnik Przedsiębiorcy

Zakup paliwa za granicą a koszty podatkowe

Przedsiębiorcy często wykorzystują w firmie swoje samochody, prywatne bądź służbowe, aby odbyć biznesową podróż zagraniczną. W trakcie takiego wyjazdu często nabywają paliwo na zagranicznych stacjach benzynowych. W związku z tym pojawia się pytanie – czy zakup paliwa za granicą może stanowić koszt podatkowy? Zagadnienie to zostanie omówione w artykule.

Zakup paliwa za granicą a WNT

Co do zasady prawie każdy zakup dokonany w krajach Unii Europejskiej należy rozpatrzyć jako wewnątrzwspólnotowe nabycie. Jednym z wyjątków jest zakup paliwa za granicą, który nie będzie traktowany oraz rozliczany jak standardowe wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT), nie należy zatem uważać tego za typowy zakup towarów w obrębie UE ani traktować jako importu usług. Jak zatem księgować takie zdarzenia w KPiR?

Zakup paliwa za granicą może stanowić koszt uzyskania przychodu, jeśli ma związek z działalnością gospodarczą podatnika i został poniesiony np. w związku z podróżą służbową.

Zakup paliwa za granicą – księgowanie w KPiR

Jak zostało wcześniej wspomniane, zakup paliwa za granicą nie stanowi WNT ani również importu usług, wobec czego zakup co do zasady należy rozliczyć jak krajowy. Zgodnie z art. 22 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT miejscem dostawy (a zatem opodatkowania) towarów niewysyłanych i nietransportowanych jest kraj, w którym towary znajdują się w momencie dostawy. Dlatego na przykład wizyta na stacji benzynowej w Niemczech oznacza, że ​​zakup paliwa zostanie rozliczony zgodnie z niemieckim podatkiem VAT i niemiecką stawką VAT, wedle obowiązujących u nich przepisów. Stąd polscy przedsiębiorcy nie mają prawa do odliczenia podatku VAT w kraju ani nie wykazują transakcji w deklaracji VAT oraz JPK_VAT. Dotyczy to również zakupu paliwa za pomocą karty paliwowej.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT w przypadku gdy nie można odliczyć podatku VAT, możliwe jest ujęcie tegoż podatku do kosztów podatkowych.

W zależności od sposobu użytkowania pojazdu będzie on więc w danej wysokości rozliczany:

  • w limicie 100% – jeśli pojazd jest firmowy i użytkowany tylko służbowo;

  • w limicie 75% – jeśli pojazd jest firmowy i użytkowany prywatnie-służbowo;

  • w limicie 20% – jeśli pojazd jest prywatny i użytkowany prywatnie-służbowo.

Jeśli przykładowo podatnik nabył paliwo w kwocie 200 zł brutto, w koszty może wrzucić:

  • 200 zł – jeśli pojazd jest firmowy i użytkowany tylko służbowo;

  • 150 zł – jeśli pojazd jest firmowy i użytkowany prywatnie-służbowo;

  • 40 zł – jeśli pojazd jest prywatny i użytkowany prywatnie-służbowo.

W księdze przychodów i rozchodów zakup paliwa za granicą ujmowany jest w kolumnie 13. – „Pozostałe wydatki”.

 

Zakup paliwa za granicą – faktura czy paragon?

Standardowym dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu podatkowego jest faktura bądź rachunek. Natomiast gdy nie jest możliwe uzyskanie faktury czy rachunku, co jest częstym zjawiskiem, koszt ten można ująć na podstawie paragonu. Jak bowiem stanowi § 13 ust. 2 pkt 5, „wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi”. Taki paragon zgodnie z przepisem powinien zawierać:

  • datę zakupu;

  • stempel lub inne oznaczenie jednostki wydającej paragon;

  • ilość zakupionego paliwa;

  • cenę jednostkową za litr paliwa; 

  • wartość zakupionego paliwa.

Ponadto na odwrocie takiego paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko lub nazwę zakładu, adres oraz rodzaj lub nazwę zakupionego paliwa.

Reasumując, podstawę księgowania może w tym wypadku stanowić faktura lub paragon.

Po jakim kursie należy przeliczyć zakup paliwa za granicą?

Zgodnie z art. 11a ust. 2 ustawy o PIT koszty poniesione w walutach obcych powinny zostać przeliczone na złote według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Przeliczenie zakupu paliwa za granicą powinno być więc dokonane po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia paragonu/faktury/rachunku.

Przykład 1.

Pani Monika w ramach działalności gospodarczej odbyła podróż służbową swoim firmowym samochodem, który wykorzystuje zarówno prywatnie, jak i służbowo. 24 kwietnia 2020 roku zatankowała w czeskiej stacji benzynowej i 26 kwietnia otrzymała paragon zawierający właściwe dane, na kwotę 23 euro. Na odwrocie paragonu pani Monika dopisała dane swojej firmy i opisała rodzaj nabytego paliwa. Po jakim kursie oraz w jakiej wysokości pani Monika powinna ująć koszt?

Koszt ten powinien zostać przeliczony po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia paragonu (data wystawienia 26 kwietnia 2020 roku). Właściwym kursem będzie zatem kurs EUR 4,5330 z 24 kwietnia 2020 roku (tabela nr 080/A/NBP/2020).

Wartość, którą pani Monika powinna ująć w kolumnie 13. KPiR „Pozostałe wydatki”, to kwota 78,19 zł [(23 x 4,5330) x 75%].

Zakup paliwa za granicą – jak zaksięgować w systemie wfirma.pl?

Aby zaksięgować paragon/fakturę dokumentującą zakup paliwa za granicą w systemie wfirma.pl, należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) oraz wybrać jako rodzaj wydatku ZAKUP PALIWA DO POJAZDU. Wówczas w polu RAZEM należałoby wprowadzić kwotę z paragonu/faktury w walucie obcej. Ponadto w polu POJAZD trzeba by wybrać odpowiedni numer rejestracyjny samochodu, którego poniesiony wydatek dotyczy.

Zakup paliwa za granicą - księgowanie wydatku

W zakładce ZAAWANSOWANE możliwe jest wskazanie waluty, w której wystawiony jest paragon/faktura. Dzięki temu wydatek zostanie automatycznie przeliczony po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dokumentu.

Zakup paliwa za granicą - wybór waluty

Tak zaksięgowany wydatek trafi do kolumny 13. KPiR – „Pozostałe wydatki” po przeliczeniu na PLN we właściwej wysokości zgodnie ze zdefiniowanym sposobem użytku pojazdu, którego wydatek dotyczy.