Poradnik Przedsiębiorcy

Zaliczki na kasie fiskalnej - jak ewidencjonować?

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, przedsiębiorca dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych zobligowany jest do jej ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Przy czym należy pamiętać, że ustawodawca przewidział w tym zakresie szereg zwolnień o których mowa w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Stosowanie kasy fiskalnej przez podmioty do tego zobligowane, wzbudzało i nadal wzbudza wiele wątpliwości. W tym również na gruncie rozliczania otrzymanych zaliczek. Sprawdźmy, jak należy ewidencjonować zaliczki na kasie fiskalnej.

Zaliczki na kasie fiskalnej do końca 2014 roku

Dotychczasowe przepisy nie regulowały w sposób jednoznaczny kwestii ujmowania na kasie fiskalnej otrzymanych przez podatników:

  • zaliczek,

  • przedpłat,

  • zadatków pobieranych na poczet wykonania przyszłych dostaw towarów lub usług.

Na gruncie podatku VAT wywoływały one powstanie obowiązku podatkowego, to też były wykazywane na kasie w dacie otrzymania. Jednak dla celów podatku dochodowego nie było mowy o powstaniu przychodu. Dlatego też przedsiębiorca rejestrujący na kasie otrzymaną zaliczkę, musiał podczas księgowania raportu z kasy dokonywać stosownych pomniejszeń ewidencjonowanych przychodów. Takie podejście, obligowało podatników często do prowadzenia dodatkowych ewidencji, co dla wielu podatników było wręcz dokuczliwe.

Zaliczki na kasie fiskalnej od 2015 roku

Ustawodawca dostrzegł problem, z jakim borykali się podatnicy i wyszedł im na przeciw, wprowadzając zmiany w ustawie o PIT. Zmianie ulegnie znaczna część art. 14, który reguluje moment powstania przychodu. Metoda ta jest również aktualna w roku 2018. 

Kwestia wykazywania zaliczek ujętych na kasie fiskalnej została uregulowana w art. 14 ust. 1j - 1l ustawy. Zgodnie z ich treścią, w przypadku gdy przedsiębiorca pobierze wpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, podlegających zarejestrowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej - za datę powstania przychodu uznaje się dzień pobrania wpłaty. Podatnik, chcąc zastosować tego typu uproszczenie, musi w terminie do dnia 20 stycznia zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego o wyborze tego sposobu ustalania daty powstania przychodu.

Natomiast podatnicy rozpoczynający ewidencjonowanie obrotów przy zastosowaniu kasy rejestrującej - chcąc skorzystać z takiej procedury, powinni dokonać zgłoszenia w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie obrotów przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Co ważne, wybór sposobu ustalania daty powstania przychodu dotyczy również lat następnych. Wyjątkiem jest sytuacja, w której podatnik w terminie do dnia 20 stycznia roku podatkowego następującego po roku podatkowym, w którym korzystał z tego sposobu ustalania daty powstania przychodu, zawiadomi właściwego naczelnika urzędu skarbowego o rezygnacji ze stosowania tego sposobu ustalania daty powstania przychodu.

Ważne!

W przypadku prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w formie spółki niebędącej osobą prawną, obowiązek zawiadomienia o ewidencji zaliczek na kasie fiskalnej zgodnie z art. 14 ust. 1j -1l ustawy o PIT dotyczy wszystkich wspólników.