Poradnik Przedsiębiorcy

Elementy składowe faktur - 2013 rok

Faktury są jednym z podstawowych dokumentów księgowych, które potwierdzają dokonanie transakcji kupna-sprzedaży danego towaru lub usługi. Stanowią więc nieodłączną część prowadzenia działalności gospodarczej. Sprawdź, jakie są elementy składowe faktur!

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenie w sprawie faktur określają podstawowe elementy, jaki koniecznie musi zawierać każda faktura, a także okoliczności, w których należy na niej umieścić informacje dodatkowe.

Podstawowe elementy faktury

Zmiany wywołane tzw. trzecią ustawą deregulacyjną modyfikują również i ten zakres. § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur jasno określa, jakie elementy powinna zawierać faktura - należą do nich:

  • data wystawienia,
  • kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
  • datę sprzedaży czyli datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury, w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
  • nazwę towaru lub usługi,
  • miarę i ilość dostarczonych towarów/ zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
  • kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • wartość sprzedaży netto,
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Dodatkowe wymogi, związane z elementami, które muszą zawierać faktury, zależą głównie od formy sprzedaży lub też statusu sprzedawcy i nabywcy.

Faktury małego podatnika rozliczającego się metodą kasową

Faktury wystawiane przez małych podatników rozliczających się kasowo powinny zawierać dodatkowo zapis “metoda kasowa”.

Faktura VAT marża

W przypadku dokonywania sprzedaży, gdzie podstawą opodatkowania jest marża, faktury powinny zawierać odpowiednie, ze względu na dokonywaną czynność, frazy. I tak w przypadku:

  • usług turystyki jest to określenie “procedura marży dla biur podróży”,
  • dostawy towarów używanych - “procedura marży - towary używane”
  • dostawy dzieł sztuki - “procedura marży - dzieła sztuki”
  • dostawy przedmiotów kolekcjonerskich i antyków - “procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki”.

Ponadto faktury te, w porównaniu ze zwykłymi, nie muszą zawierać: ceny jednostkowej netto, kwoty wszelkich rabatów, wartości sprzedaży netto, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku, kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Samofakturowanie

Przepisy VAT dopuszczają sytuację, w której wystawcą faktury nie jest sprzedawca, a nabywca towarów lub usług. Na takim dokumencie przede wszystkim, poza standardowymi elementami, powinno znaleźć się określenie “samofakturowanie”.

Tego typu faktury mogą być wystawiane o ile istnieje wcześniejsze porozumienie między danymi dwiema stronami oraz pod warunkiem, że istnieje określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.

Faktura VAT RR

Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT nabywca może wystawiać faktury również w sytuacji, gdy są one związane z dostawą produktów rolnych oraz świadczeń usług rolniczych od rolników ryczałtowych. Fakturę taką należy wystawić w dwóch egzemplarzach (po jednej dla obu stron). Powinny znaleźć się na niej następujące informacje:

  • imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą dostawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  • numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL dostawcy i nabywcy,
  • numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów rolnych jest osobą fizyczną,
  • datę dokonania nabycia oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury,
  • nazwy nabytych produktów rolnych,
  • jednostkę miary i ilość nabytych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów,
  • cenę jednostkową nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,
  • wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,
  • stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku,
  • kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych,

  • wartość nabytych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku,
  • kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie,
  • czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

Dodatkowo konieczne jest, aby na takiej fakturze zawarte zostało oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu: "Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług.".

Faktury wewnętrzne

Do końca 2012 roku w szczególnych przypadkach, w celu udokumentowania zdarzenia gospodarczego, podatnik był zobowiązany do wystawienia faktury wewnętrznej. Dotyczyło to głównie nieodpłatnych czynności związanych z dostawą towarów i świadczeniem usług, dla których podatnikiem jest nabywca.

Przez najbliższy rok (2013) podatnicy nadal mogą wystawiać faktury wewnętrzne, ale nie jest to już obowiązkowe. Przy tego typu dokumentach stosuje się ogólne zasady wystawiania faktur. Od 1 stycznia 2014 roku faktury wewnętrzne zostaną wyeliminowane, przez wzgląd na fakt, iż właściwe regulacje unijne nie przewidują możliwości wystawiania tego rodzaju faktur.

W przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi, faktura powinna zawierać oznaczenie "odwrotne obciążenie".

Faktury dotyczące towarów i usług zwolnionych z VAT

W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług dokonywanych przez podatników zwolnionych z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 oraz art. 43 ust. 1 ustawy o VAT albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, na fakturze należy wskazać:

  • przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, w oparciu o który podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
  • przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług lub
  • inną podstawę prawną wskazującą na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.