Od początku 2013 roku obowiązują znowelizowane przepisy dotyczące wystawiania faktur, w tym w szczególności danych, jakie na tych dokumentach powinny się znajdować. Zmiany te, mimo iż mają na celu uproszczenie zasad wystawiania faktur, wśród przedsiębiorców budzą niemałe wątpliwości interpretacyjne. Bardzo często, w kontekście nowelizacji przepisów, pojawia się pytanie czy nazwa firmy na fakturze musi być pełna czy też może być skrócona?
Do 31 grudnia 2012 roku § 5 ust. 1 rozporządzenia fakturowego stanowił, że na fakturze znaleźć się powinny: “imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy”. Przepis ten nie budził wątpliwości - możliwe było podanie tylko nazwy skróconej (np. “sp. z o.o.” zamiast “spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”).
Nowe brzmienie § 5 ust. 1 pkt 3 wspomnianego wcześniej rozporządzenia, obowiązujące od 1 stycznia 2013 roku, stanowi, iż na fakturze powinny znaleźć się:
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy,
- adresy każdego z nich.
Nie istnieje już zapis o skróconej nazwie firmy na fakturze. W związku z tym rodzi się pytanie - czy podatnicy, szczególnie ci niebędący osobami fizycznymi, na wystawianych przez siebie fakturach zobowiązani są podawać pełną nazwę swojej firmy (która często bywa długa i zawiła)? Uspokajamy - nowe przepisy nie wykluczają możliwości stosowania “skróconej nazwy” zarówno w odniesieniu do sprzedawcy, jak i nabywcy.
Zawarcie na fakturze dokładnych informacji na temat obu stron transakcji ma na celu przede wszystkim poprawną identyfikację każdej z nich. Przez wzgląd na fakt, iż każdy podatnik niebędący osobą fizyczną, w momencie rejestrowania swojej firmy podaje zarówno pełną, jak i skróconą nazwę, identyfikacja jest możliwa w oparciu o oba warianty. Najważniejsze jest, aby na podstawie danych widniejących na fakturze możliwe było stwierdzenie, kto dokładnie jest stroną transakcji. Dokument spełniający te wymagania będzie stanowił podstawę do odliczenia przez nabywcę podatku VAT naliczonego.
Ponadto, widniejące w znowelizowanych przepisach określenie “nazwa” jest pojęciem ogólnym - może oznaczać zarówno nazwę pełną, jak i skróconą. Wątpliwości przedsiębiorców rozwiewa również komunikat Ministerstwa Finansów, podając, że w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną, dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. Dlatego też możliwe jest stosowanie na fakturze jednej z nich lub obu jednocześnie.
