Ewidencja IP Box - czy trzeba prowadzić na bieżąco?

Programiści coraz częściej korzystają z ulgi IP Box. Skorzystanie z niej powoduje, że mogą oni opodatkować określone w ustawie dochody według stawki 5%. Taka forma jest więc obecnie najkorzystniejszą formą opodatkowania dochodów. Mimo że ulga istnieje już od kilku lat, nadal podatnicy mają problemy z jej rozliczeniem. Dużą trudność stanowi kwestia dotycząca dokumentacji związanej z rozliczeniem ulgi. Sprawdzamy, czy ewidencja IP BOX musi być prowadzona na bieżąco!

Na czym polega podatkowanie IP BOX?

Zgodnie z art. 24d ust. 1 ustawy o CIT (art. 30ca ustawy o PIT) podatek od osiąganego przez podatnika kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej wynosi 5% podstawy opodatkowania.

Kwalifikowanymi prawami własności intelektualnej są:

1. patent;
2. prawo ochronne na wzór użytkowy;
3. prawo z rejestracji wzoru przemysłowego;
4. prawo z rejestracji topografii układu scalonego;
5. dodatkowe prawo ochronne dla patentu na produkt leczniczy lub produkt ochrony roślin;
6. prawo z rejestracji produktu leczniczego i produktu leczniczego weterynaryjnego dopuszczonych do obrotu;
7. wyłączne prawo, o którym mowa w Ustawie z dnia 26 czerwca 2003 roku o ochronie prawnej odmian roślin;
8. autorskie prawo do programu komputerowego podlegające ochronie prawnej na podstawie przepisów odrębnych ustaw lub ratyfikowanych umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, oraz innych umów międzynarodowych, których stroną jest Unia Europejska, których przedmiot ochrony został wytworzony, rozwinięty lub ulepszony przez podatnika w ramach prowadzonej przez niego działalności badawczo-rozwojowej.

Wysokość kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej ustala się jako iloczyn dochodu z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej osiągniętego w roku podatkowym i wskaźnika obliczonego według wzoru nexus:

{(a + b) × 1,3} / (a + b + c+ d)

w którym poszczególne litery wzoru oznaczają koszty faktycznie poniesione przez podatnika na:

1. prowadzoną bezpośrednio przez podatnika działalność badawczo-rozwojową związaną z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej;
2. nabycie wyników prac badawczo-rozwojowych związanych z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej, innych niż wymienione w lit. d, od podmiotu niepowiązanego w rozumieniu art. 11a ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT;
3. nabycie wyników prac badawczo-rozwojowych związanych z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej, innych niż wymienione w lit. d, od podmiotu powiązanego w rozumieniu art. 11a ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT;
4. nabycie przez podatnika kwalifikowanego prawa własności intelektualnej.

Co istotne, dochodem (stratą) z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej jest obliczony dochód (strata) w zakresie, w jakim został osiągnięty:

1. z opłat lub należności wynikających z umowy licencyjnej, która dotyczy kwalifikowanego prawa własności intelektualnej;
2. ze sprzedaży kwalifikowanego prawa własności intelektualnej;
3. z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej uwzględnionego w cenie sprzedaży produktu lub usługi;
4. z odszkodowania za naruszenie praw wynikających z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej, jeżeli zostało uzyskane w postępowaniu spornym, w tym postępowaniu sądowym albo arbitrażu.

Podatnicy podlegający opodatkowaniu na zasadach IP Box są obowiązani:

1. wyodrębnić każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej w prowadzonych księgach rachunkowych;
2. prowadzić księgi rachunkowe w sposób zapewniający ustalenie przychodów, kosztów uzyskania przychodów i dochodu (straty), przypadających na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej;
3. wyodrębnić koszty przypadające na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej w sposób zapewniający określenie kwalifikowanego dochodu;
4. dokonywać zapisów w prowadzonych księgach rachunkowych w sposób zapewniający ustalenie łącznego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej – w przypadku, gdy podatnik wykorzystuje więcej niż jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2 i 3;
5. dokonywać zapisów w prowadzonych księgach rachunkowych w sposób zapewniający ustalenie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej w odniesieniu do tego produktu lub tej usługi albo do tych produktów lub tych usług – w przypadku, gdy podatnik wykorzystuje jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej lub większą liczbę tych praw w produkcie lub usłudze albo w produktach lub usługach, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2–4.

W przypadku, gdy na podstawie ksiąg rachunkowych lub ewidencji nie jest możliwe ustalenie dochodu (straty) z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, podatnik jest obowiązany do zapłaty podatku liniowego lub według progresji.

Przepisy o IP Box nie narzucają podatnikom konkretnej formy ewidencjonowania zdarzeń na cele stosowania preferencji IP Box. Jednak dla celów obliczenia dochodu z kwalifikowanego IP istotne jest, by ewidencja IP Box ta była prowadzona w sposób należyty, tak aby móc w rocznym zeznaniu podatkowym wykazać łączną sumę przychodów, kosztów podatkowych, dochodów, strat, dochodów podlegających opodatkowaniu stawką 5% oraz dochodu, który nie będzie podlegał preferencyjnemu opodatkowaniu.

Wyjaśnienia dotyczące prowadzenia ewidencji na potrzeby IP BOX

Zgodnie z Objaśnieniami Ministerstwa Finansów z 15 lipca 2019 roku dotyczącymi preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej – IP Box, podatnik prowadzący księgi rachunkowe, uzyskujący dochody z kwalifikowanych IP, powinien poprzez odpowiednie zmiany w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości dokonać wyodrębnienia w ewidencji księgowej operacji gospodarczych dotyczących każdego kwalifikowanego IP umożliwiającego uzyskanie informacji, które są wymagane w zakresie rozliczania przychodów, kosztów uzyskania przychodów oraz dochodu lub straty.

Wymóg zapewnienia ww. wyodrębnionej ewidencji nie oznacza prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych, lecz wyodrębnienie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych, przykładowo na kontach ksiąg pomocniczych. 

Przed poniesieniem kosztów uzyskania przychodów związanych z danym kwalifikowanym IP podatnik powinien zaplanować i wprowadzić odpowiednią wyodrębnioną ewidencję księgową w obszarze ksiąg rachunkowych. Wymagana jest wyodrębniona ewidencja IP Box zarówno dla kont przychodów, kosztów uzyskania przychodów, dochodów (strat) z kwalifikowanych IP, kont dotyczących środków trwałych, jak i rozrachunków.

W świetle powyższego podatnik w celu skorzystania z preferencji, o której mowa w art. 24d ust. 1 ustawy o CIT, jest zobowiązany do prowadzenia odrębnej ewidencji „na bieżąco” w sposób umożliwiający bieżące monitorowanie i śledzenie prowadzonych prac badawczo-rozwojowych, w których ramach jest wytwarzane/rozwijane/ulepszane kwalifikowane IP, oraz uzyskiwanych przychodów i kosztów z nich związanych.

Tym samym zgodnie z powyższymi wyjaśnieniami podatnik powinien prowadzić ewidencję księgową, o której mowa powyżej, za okres, w którym prowadził działalność badawczo-rozwojową związaną z wytworzeniem, rozwojem i ulepszeniem kwalifikowanych praw własności intelektualnej, w odniesieniu do których korzysta / zamierza korzystać z preferencji IP BOX bez względu na okoliczność korzystania z tej preferencji naprzemiennie z ulgą B+R.

Ewidencja IP Box - zmiana orzecznictwa

Podatnicy nie zgadzali się z powyższą linią interpretacyjną organów podatkowych. W wielu przypadkach skarżyli interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej do Sądu.

Przykład 1.

Podatnik tworzy programy komputerowe. Prawa autorskie do nich są sprzedawane dużemu koncernowi z Francji. Tym samym podatnik uzyskuje przychody i dochody ze sprzedaży praw autorskich. Prowadzi on działalność badawczo-rozwojową. Nie prowadził na bieżąco ewidencji, czy może w związku z tym rozliczyć ulgę IP BOX za 2021 rok?

W wyrokach sądowych stwierdzono, iż warunki IP BOX następujące:

• podatnik musi osiągać dochody z określonych ustawą kwalifikowanych praw własności intelektualnej, wśród których znalazło się również autorskie prawo do programu komputerowego – 5-procentową stawkę można stosować tylko do tych dochodów;
• przedmiot ochrony wymienionych praw (np. program komputerowy) musi zostać wytworzony, rozwinięty lub ulepszony przez podatnika w ramach prowadzonej przez niego działalności badawczo-rozwojowej;
• podatnik musi prowadzić ewidencję zgodną z wymaganiami ustawy PIT lub CIT, gdyż do obowiązków nałożonych na korzystających z tego rozwiązania należy m.in. obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób zapewniający ustalenie przychodów, kosztów uzyskania przychodów i dochodu (straty) przypadających na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej – w praktyce ewidencja IP BOX służy przede wszystkim wyliczeniu dochodu, do którego można zastosować 5-procentową stawkę.

W dalszej części czytamy, że przytoczone powyżej przepisy nie określają terminu sporządzenia ewidencji. Podatnicy, którzy zdecydują się na skorzystanie z preferencji IP Box, mają obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji dla wszystkich operacji finansowych związanych z uzyskaniem tych dochodów. Przepisy o IP Box nie narzucają przy tym konkretnej formy ewidencjonowania zdarzeń na cele stosowania preferencji IP Box. Dla celów obliczenia dochodu z kwalifikowanego IP istotne jest, by ewidencja IP Box ta była prowadzona w sposób należyty – tak, aby móc w rocznym zeznaniu podatkowym wykazać łączną sumę przychodów, kosztów podatkowych, dochodów, strat, dochodów podlegających opodatkowaniu stawką 5% oraz dochodu, który nie będzie podlegał preferencyjnemu opodatkowaniu. 

Nie ma zatem podstaw do uznania za prawidłowe stanowiska organu podatkowego, że warunkiem uznania ewidencji za prawidłową jest jej prowadzenie „na bieżąco”, to jest prowadzenie jej już od początku okresu, za który podatnik chce następnie skorzystać z ulgi podatkowej IP Box oraz dokonywanie w niej zapisów w sposób sukcesywny. Taki warunek nie wynika z brzmienia ustawy ani z celu, jakiemu ma służyć ewidencja IP Box.

Należy również zwrócić uwagę, że ustawodawca niezależnie od sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych uznał, że „w przypadku gdy na podstawie ksiąg rachunkowych nie jest możliwe ustalenie dochodu (straty) z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, podatnik jest obowiązany do zapłaty podatku zgodnie z art. 27 lub art. 30c”. Sądy stwierdziły, że w odniesieniu do ksiąg rachunkowych najważniejszym elementem jest sprawdzalność i prawidłowość informacji. 

Powyższe tezy znajdziemy w wyrokach o sygn. akt I SA/Go 78/21, sygn. akt I SA/Kr 337/2.

Reasumując, stanowisko sądów winno wpłynąć na interpretację (oczywiście, jeśli powyższa linia orzecznicza nadal będzie kontynuowana). Należy uznać, że jest ono bardziej liberalne i pozwoli większej liczbie podatników skorzystać z ulgi IP Box.