Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja przychodów - kiedy jest nierzetelna?

Jeśli nie chcemy martwić się o księgowanie kosztów warto jako formę opodatkowania wybrać ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Należy jednak wziąć pod uwagę, że wśród form opodatkowania, to właśnie przy ryczałcie znajdziemy najwięcej stawek – 3%, 5,5%, 8,5%, 17% oraz 20%. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, kiedy w danym przedsiębiorstwie wykonywane są czynności, które podlegają pod różne stawki. Należy bardzo dokładnie dokumentować wszystkie rozliczenia i dbać o to, by ewidencja przychodów była prowadzona rzetelnie, gdyż pomyłka lub niedopatrzenie może kosztować karę sięgającą nawet pięciokrotności stawki podatku.

Ewidencja przychodów a dokumentacja

Jak wynika z Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne z 20 listopada 1998 r., przedsiębiorcy, którzy decydują się na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, mają obowiązek prowadzenia ewidencji przychodów.

"Art. 15. 1. Podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów, prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencję wyposażenia oraz, odrębnie za każdy rok podatkowy, ewidencję przychodów, zwaną dalej "ewidencją", z zastrzeżeniem ust. 3 i 3a.

3. Obowiązek prowadzenia ewidencji nie dotyczy podatników osiągających przychody, o których mowa w art. 6 ust. 1a, jeżeli ich wysokość wynika z umowy zawartej w formie pisemnej.

Art. 6. 1a. Opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podlegają również otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń z tytułu umowy najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze. Dla ustalenia wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń z tytułu tych umów, stosuje się art. 11 ust. 2-2b ustawy o podatku dochodowym."

Jak wynika z powyższego zapisu ewidencja przychodów jest podstawą do obliczenia wartości podatku, wynikającego z uzyskanych przez podatnika przychodów. W przeciwieństwie do innych form opodatkowania, ze względu na możliwość wykonywania różnych czynności w ramach jednej firmy, możliwe jest stosowanie różnych stawek ryczałtu. Należy zatem bardzo dokładnie rozróżnić poszczególne przychody, gdyż tylko wtedy wysokość zobowiązań wobec urzędu skarbowego będzie ustalona poprawnie i nie będzie konieczności ponoszenia większych kosztów.

Według art. 12 ust. 3 w przypadku działalności, w której różne przychody opodatkowane są różnymi stawkami, wysokość ryczałtu ustalana jest na podstawie ewidencji przychodów. Dotyczy to wyłącznie sytuacji, w której prowadzenie ewidencji przychodów umożliwia ustalenie różnych stawek. W przypadku braku możliwości stwierdzenie poszczególnych stawek, wysokość ryczałtu ustalona będzie obligatoryjnie na poziomie najwyższej podstawowej stawki, wynoszącej 8,5%.

Przedsiębiorcy, którzy nie prowadzą ewidencji przychodów pozwalającej rozróżnić poszczególne stawki, lecz osiągają przychody określone w art. 12 ust. 1 pkt. 2 ustawy lub przychody w zakresie wolnych zawodów zobowiązani są wszystkie przychody opodatkować odpowiednio stawkami 17% i 20%.

Ewidencja przychodów - rzetelność

Podatnik musi pamiętać, że samo zaprowadzenie ewidencji może nie uchronić go przed podwyższoną stawką podatku. Dotyczy to sytuacji, gdy zapisy są dokonywane nierzetelnie lub wadliwie.

Niewadliwa ewidencja przychodów to taka, która jest prowadzona zgodnie z zaleceniami Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, z kolei rzetelna ewidencja jest odzwierciedleniem rzeczywistych zdarzeń gospodarczych.

Każdemu przedsiębiorcy mogą zdarzyć się nieświadome błędy. Ustawodawca mając tego świadomość wyznaczył we wskazanym rozporządzeniu określony margines błędów, dzięki któremu firma nie spotka się z dodatkowymi kosztami, a mianowicie:

"§ 13. 1. Podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję rzetelnie i w sposób niewadliwy.

2. Za niewadliwą uważa się ewidencję prowadzoną zgodnie z przepisami ustawy i rozporządzenia. Za rzetelną uważa się ewidencję, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

3. Ewidencję uznaje się za rzetelną i niewadliwą, również gdy:

1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodów łącznie nie przekraczają 0,5% przychodu wykazanego w ewidencji za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub

2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie ewidencji, lub

3) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w ewidencji przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej, lub

4) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody określone w § 3, 4 i 7."

Jeśli ewentualne błędy czy pomyłki w ewidencji przychodów zostały odkryte i poprawione przed kontrolą skarbówki, to zapewne przedsiębiorca uniknie poważniejszych konsekwencji. Inaczej wygląda sprawa w sytuacji, kiedy omawiane zasady świadomie nie są przestrzegane.

Konsekwencje nierzetelnego prowadzenia ryczałtu

Stawka 20% ryczałtu nie jest najwyższą obowiązującą w Polsce. W przypadku przedsiębiorców nieprowadzących ewidencji przychodów pomimo obowiązku lub prowadzenia jej niepoprawnie, naliczane są stawki karne. Organ skarbowy ma wówczas obowiązek określenia kwoty przychodu niezewidencjonowanego przez podatnika. W przypadku braku dokumentacji wysokość tej kwoty należy oszacować.

Podatek naliczany jest od przychodu, ale nie w stawce tradycyjnej stosowanej dla danego towaru czy usługi. Zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy ryczałt może wynieść 5-krotność stawek stosowanych normalnie. Dodatkowo nie może przekroczyć 75% przychodu stanowiącego podstawę jego wyliczenia (dotyczy przychodów, które standardowo opodatkowane są stawką 17% i 20%).

Jak widać na powyższych przykładach, warto być przede wszystkim dokładnym i sumiennym, gdyż pięciokrotność stawki ryczałtu może dotkliwie uszczuplić kieszeń podatnika. Należy zwracać szczególną uwagę na uzupełnienie ewidencji przychodów zwłaszcza, że pracy w tej sytuacji i tak jest mniej niż w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.