Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja przychodów - jak należy ją poprawnie prowadzić?

Ewidencja przychodów jest obowiązkowa dla przedsiębiorców, korzystających z uproszczonej formy opodatkowania w postaci ryczałtu ewidencjonowanego. Dowiedz się więcej na temat jej prowadzenia!

Ewidencja przychodów - w jaki sposób należy prowadzić aby urząd skarbowy nie mógł zgłosić żadnych zastrzeżeń?

Rozliczanie dochodów na zasadzie ryczałtu ewidencjonowanego, wymaga prowadzenia uproszczonej księgowości w postaci ewidencji przychodów. Prowadzi się ją odrębnie na każdy rok podatkowy. W ewidencji przychodów ujmuje się wyłącznie przychody z prowadzonej działalności gospodarczej. Nie ma natomiast potrzeby ewidencjonowania kosztów, gdyż przy tej formie opodatkowania nie bierze się ich pod uwagę przy ustalaniu wysokości podatku. Trzeba jednak gromadzić i przechowywać dowody zakupu towarów, na wypadek kontroli urzędu skarbowego. Co więcej, wszystkie zapisy w ewidencji muszą być odpowiednio udokumentowane. Uwierzytelnia się je na podstawie faktur, rachunków i innych dokumentów, potwierdzających ich uzyskanie. Warto pamiętać, że nie każda sprzedaż musi być potwierdzona fakturą. Nie ma bowiem obowiązku wystawiania rachunku czy faktury osobie fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej, jeżeli tego nie zażąda. Przychód do ewidencji wprowadza się wówczas na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego.

Jeżeli chodzi natomiast o sam sposób prowadzenia ewidencji przychodów, to ustawodawca dopuszcza możliwość ewidencjonowania sprzedaży zarówno odręcznie, jak i przy pomocy specjalistycznych programów komputerowych. W obu przypadkach, musi być jednak zachowany jednakowy wzór jej tworzenia (np. układ rubryk). O jej założeniu nie trzeba informować urzędu skarbowego. Wyjątek stanowi sytuacja, w której prowadzenie ewidencji przychodów, zlecane jest zewnętrznym biurom rachunkowym. Wówczas, w terminie 7 dni, licząc od daty zawarcia umowy z biurem rachunkowym, należy w formie pisemnej zgłosić do urzędu skarbowego wszelkie dane dotyczące miejsca przechowywania ewidencji. W przypadku samodzielnego prowadzenia ewidencji, należy ją przechowywać w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym jako siedziba firmy. Dodatkowo, wraz z ewidencją przychodów, archiwizować należy także wszystkie dokumenty, potwierdzające jej księgowanie, np. faktury, rachunki, wyciągi bankowe i tym podobne.

Przychód z działalności gospodarczej a ewidencja przychodów

Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. (Dz. U. Nr 144, poz. 930 z poźn. zm.), za przychód z działalności gospodarczej uważa kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych VAT za przychód z tej sprzedaży uważa natomiast przychód pomniejszony o VAT należny. Ale nie tylko te przychody podlegają opodatkowaniu. Ustawodawca za przychód z działalności gospodarczej uważa także:

  • przychody z odpłatnego zbycia składników majątku rolnego, wykorzystywanego na potrzeby związane z działalnością gospodarczą i zarazem będących:
    1. środkami trwałymi,
    2. składnikami majątku o wartości początkowej do 3500 zł, z wyłączeniem składników, których wartość początkowa nie przekracza 1.500 zł,
    3. wartościami niematerialnymi i prawnymi
    4. przychody z odpłatnego zbycia składników majątku spółdzielczego, własnościowego prawa do lokalu użytkowego lub udziału w takim prawie, nieujętych w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
  • dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków - z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych,
  • różnice kursowe,
  • otrzymane kary umowne,
  • odsetki od środków na rachunkach bankowych, otrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością,
  • wartość umorzonych lub przedawnionych zobowiązań, w tym z tytułu zaciągniętych kredytów (pożyczek) - z wyjątkiem umorzonych pożyczek z Funduszu Pracy,
  • wartość zwróconych wierzytelności, które zostały odpisane jako nieściągalne, albo na które utworzono rezerwy zaliczone uprzednio do kosztów uzyskania przychodów,
  • wartość należności umorzonych, przedawnionych lub odpisanych jako nieściągalne w tej części, od której dokonane odpisy aktualizujące zostały uprzednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,
  • równowartość odpisów aktualizujących wartość należności, uprzednio zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w przypadku ustania przyczyn, dla których dokonano tych odpisów,
  • naliczony podatek od towarów i usług lub zwrócony podatek akcyzowy, w tej części, w której podatek uprzednio został zaliczony do kosztów uzyskania przychodów,
  • przychody osiągnięte w związku ze zwrotem lub otrzymaniem pożyczki (kredytu), jeżeli pożyczka (kredyt) była waloryzowana kursem waluty obcej, w przypadku gdy:

    - pożyczkodawca (kredytodawca) otrzymuje środki pieniężne stanowiące spłatę kapitału w wysokości wyższej od kwoty udzielonej pożyczki (kredytu) - w wysokości różnicy pomiędzy kwotą zwróconego kapitału a kwotą udzielonej pożyczki (kredytu),

    - pożyczkobiorca (kredytobiorca) zwraca tytułem spłaty pożyczki (kredytu) środki pieniężne stanowiące spłatę kapitału w wysokości niższej od kwoty otrzymanej pożyczki (kredytu) - w wysokości różnicy pomiędzy kwotą otrzymanej pożyczki (kredytu) a kwotą zwróconego kapitału,

  • wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń,

  • wynagrodzenia płatników z tytułu:

    - terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa,

    - wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych,

  • przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz z innych umów o podobnym charakterze, składników majątku związanych z działalnością gospodarczą,

  • otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą,

Jak obliczyć należny podatek dochodowy?

Rozliczenie podatkowe z urzędem skarbowym może nastąpić w systemie comiesięcznym lub, wcześniej zgłoszonym, kwartalnym. Od sumy przychodu za cały okres rozliczeniowy odjąć należy składki na ubezpieczenia społeczne, wydatki objęte ulgą rehabilitacyjną oraz darowizny na cele społeczne i użyteczne. Tak powstała kwota stanowi podstawę do opodatkowania według stosownej, ze względu na rodzaj działalności stawki ryczałtowej (20%, 17%, 8,5%, 5,5% lub 3%). W efekcie, ustalana zostaje zaliczka na podatek dochodowy, którą należy na rachunek urzędu skarbowego najpóźniej do 20 dnia każdego miesiąca za poprzedni okres rozliczeniowy.

Natomiast ostateczne rozliczenie podatku dochodowego następuje w chwili złożenia rocznego zeznania podatkowego. Służy do tego formularz PIT-28, który należy złożyć w terminie do 31 stycznia w tym samym urzędzie skarbowym, właściwym według miejsca zamieszkania. Tego samego dnia należy również uiścić zaliczkę na poczet podatku dochodowego za miesiąc grudzień roku poprzedniego.

Jeśli, oprócz dochodów z działalności gospodarczej opodatkowanych ryczałtem ewidencjonowanym, w trakcie roku uzyskało się także inne dochody (np. z pracy, z umów zlecenia lub o dzieło), należy w terminie do 30 kwietnia złożyć odrębne zeznanie roczne na odpowiednim formularzu. W zeznaniu tym nie wykazuje się jednak dochodów objętych ryczałtem.

Konsekwencje prawne zaniedbań przy prowadzeniu ewidencji przychodów

Należyte prowadzenie ewidencji przychodów jest istotnym elementem ze względów prawnych, gdyż niestosowanie się do aktualnych przepisów podatkowych grozi poważnymi sankcjami prawnymi. Może się też zdarzyć tak, że nieprzyporządkowanie przychodów do odpowiednich stawek ryczałtowych sprawi, że urząd skarbowy ustali podatek od całości, według stawki najwyższej. A to z kolei pociągnie za sobą znaczne konsekwencje finansowe. Natomiast ten, kto w ogóle nie prowadzi ewidencji przychodów, choć ma taki obowiązek, powinien liczyć się z tym, że urząd skarbowy oszacuje jego przychód i ustali ryczałt pięciokrotnie wyższy od tego, jaki zapłaciłby gdyby ten przychód został zewidencjonowany. Maksymalna stawka „sankcyjnego” ryczałtu może bowiem sięgać nawet 75 procent.