W praktyce gospodarczej często dochodzi do pomyłek, dotyczących czy to samej dokumentacji, czy też towarów. Pośpiech i napięty harmonogram przedsiębiorcy może skutkować przyjęciem dokumentów z błędnymi danymi. Czy otrzymanie faktury, na której występują błędy w nazwie nabywcy pozwala przedsiębiorcy na jej podstawie ująć koszt w ewidencji oraz odliczyć VAT?
Drobny błąd w nazwie firmy a możliwość odliczenia VAT
Odpowiedź zależy od tego, czy pozostałe dane nabywcy pozwalają na jednoznaczne jego zidentyfikowanie. Art. 88 ust. 3a ustawy o VAT określa przypadki, w jakich podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT - jednak z przepisu tego nie wynika, że umieszczone na fakturze niepełne dane nabywcy dyskwalifikują podatnika w prawie do odliczenia podatku VAT na niej ujętego. Wynika to z faktu, że błąd w nazwie nabywcy jest błędem formalnym i nie ma wpływu na ważność faktury, pod warunkiem, że inne elementy zawarte na fakturze jednoznacznie pozwalają określić strony transakcji.
Zatem w sytuacji, gdy w danych nabywcy została pomylona jedynie jego nazwa, a NIP oraz adres są zgodne z prawdą, wówczas dopuszcza się, aby przedsiębiorca zaliczył tak udokumentowany wydatek do kosztów podatkowych i aby odliczył VAT.
Przykładowo, gdy na fakturze dotyczącej zakupu, w nazwie firmy została zamieniona kolejność - zamiast “Zakład Chemiczny KOT” na fakturze widnieje “KOT Zakład Chemiczny”, przedsiębiorca nie musi dokonywać korekty dokumentu, aby mógł zakwalifikować wydatek do kosztów. Również w przypadku, gdy w nazwie zostanie użyty skrót zamiast pełnej nazwy, która brzmi Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Handlowo-Usługowe SAM zostanie zamieszczone PPHU SAM, błąd ten nie pozbawi przedsiębiorcy możliwości odliczenia podatku VAT od zakupu i ujęcia go w księdze podatkowej.
Istotny błąd w nazwie firmy a możliwość odliczenia VAT
Jeżeli jednak błędy w nazwie będą rodziły trudności w określeniu tożsamości nabywcy, a więc np. gdy nazwa będzie dotyczyła całkiem innego podmiotu lub jest niekompletna (np. DANTE zamiast DANTE Jan Nowak), nabywca powinien wystawić notę korygującą, zmieniającą dane na poprawne. Nota powinna być przekazana wystawcy faktury, a nabywca powinien posiadać dowód akceptacji dokumentu przez sprzedawcę. Inną możliwością jest wystawienie faktury korygującej dane formalne przez sprzedawcę. Tylko w takiej sytuacji nabywca będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT ujętego na takiej fakturze.
Błędy w nazwie firmy przedsiębiorcy na otrzymanej fakturze zakupowej nie muszą zatem oznaczać braku możliwości zaliczenia wydatków do kosztów, ani braku możliwości odliczenia VAT. Jeżeli bowiem z pozostałych danych jednoznacznie wynika, że to właśnie dany przedsiębiorca jest nabywcą, można uznać pomyłkę za mało znaczącą i dokonać księgowania faktury w ewidencji podatkowej oraz w rejestrze VAT.
