Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura pro forma a obowiązek podatkowy w VAT i PIT

W obrocie gospodarczym występują różne rodzaje faktur. Ustawa o podatku od towarów i usług podaje definicję faktury. Jednak czy faktura pro forma spełnia definicję faktury? Czy można ją zaksięgować? Wyjaśniamy.

Faktura pro forma a definicja faktury

W myśl definicji zawartej w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Ponadto faktura zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT powinna zawierać m.in.:

  • datę wystawienia;

  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;

  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

  • stawkę podatku;

  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

  • kwotę należności ogółem.

Faktura pro forma - czy jest fakturą?

Definicja ustawowa faktury w sposób enumeratywny wymienia dane, które powinny zostać zawarte w fakturze. W związku z tym powstają pewne wątpliwości co do tego, jak traktować dokument, który nie został oznaczony jako faktura, a posiada niezbędne elementy, w tym kwotę podatku VAT lub inne ustawowe elementy faktury. Chodzi tu konkretniej o fakturę pro forma, która w praktyce gospodarczej stanowi swego rodzaju zamówienie. Czy w takiej sytuacji powstanie obowiązek podatkowy i podatnik będzie zobowiązany do zapłaty podatku?

Ważne!

W myśl art. 108 ust. 1 ustawy o VAT w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Jak już uprzednio podkreślano, faktury pro forma wystawiane są jedynie w celach informacyjnych, a w niektórych przypadkach stanowią podstawę do wpłat zaliczek. Umożliwiają kontrahentom zapoznanie się z ceną towaru lub usługi. W związku z tym nie są dokumentami potwierdzającymi dokonane transakcje.

Podatnicy mogą mieć pewne wątpliwości, czy jeżeli na fakturze pro forma widnieje kwota podatku VAT, to w stosunku do niej powstanie obowiązek podatkowy. Jednak stanowisko zajęte przez Ministerstwo Finansów rozwiało te wątpliwości. W myśl wyjaśnień: Dokument nazywany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.

Reasumując, faktury pro forma nie są uznawane za faktury, w związku z tym nie zobowiązują do zapłaty VAT należnego widniejącego na dokumencie, a nabywca nie ma na ich podstawie prawa do odliczenia VAT naliczonego.

Faktura pro forma w systemie wfirma.pl

System wfirma.pl w prosty sposób pozwala na wystawienie pro formy. W tym celu należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » PRO FORMY » DODAJ ZAMÓWIENIE. Wówczas pojawi się okno wystawiania pro formy. 

Faktura pro forma - księgowanie

Faktury pro forma nie są ujmowane w Rejestrze sprzedaży VAT, Księdze Przychodów i Rozchodów ani w Ewidencji Przychodów (u ryczałtowców).

Na podstawie tak wystawionej faktury pro forma możliwe jest wystawienie faktury zaliczkowej, faktury końcowej, a także zwykłej faktury VAT.