Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura pro forma a obowiązek podatkowy w VAT i PIT

W obrocie gospodarczym występują różne rodzaje faktur. W celach regulacyjnych ustawa o podatku od towarów i usług podaje definicję faktury. Czy faktura pro forma spełnia definicję faktury? Czy można ją zaksięgować w kosztach i odliczyć od niej podatek VAT?

Faktura pro forma a definicja faktury

W myśl definicji zawartej w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami, które zostały wydane na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Ponadto faktura zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT powinna zawierać m.in.:

  • datę wystawienia;

  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny umożliwia identyfikację faktury;

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

  • numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;

  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli data ta jest określona i jest inna niż data wystawienia faktury;

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku VAT (cenę jednostkową netto);

  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku VAT (wartość sprzedaży netto);

  • stawkę podatku VAT;

  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

  • kwotę podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

  • kwotę należności ogółem.

Faktura pro forma - czy jest fakturą?

Definicja ustawowa faktury w sposób enumeratywny wymienia dane, które powinny zostać zawarte w fakturze. W związku z tym powstają pewne wątpliwości co do tego, jak traktować dokument, który nie został oznaczony jako faktura, a posiada niezbędne elementy, w tym kwotę podatku VAT lub inne ustawowe elementy faktury. Chodzi tu konkretniej o fakturę pro forma, która w praktyce gospodarczej stanowi swego rodzaju zamówienie. Czy w takiej sytuacji powstanie obowiązek podatkowy i podatnik będzie zobowiązany do zapłaty podatku?W myśl art. 108 ust. 1 ustawy o VAT w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Jak już uprzednio podkreślano, faktura pro forma wystawiana jest jedynie w celach informacyjnych, a w niektórych przypadkach stanowi podstawę do wpłat zaliczek. Umożliwia kontrahentom zapoznanie się z ceną towaru lub usługi. W związku z tym nie jest dokumentem potwierdzającym dokonaną transakcję.

Podatnicy mogą mieć pewne wątpliwości, czy jeżeli faktura pro forma zawiera kwotę podatku VAT, to w stosunku do niej powstanie obowiązek podatkowy. Jednak stanowisko zajęte przez Ministerstwo Finansów rozwiało te wątpliwości. W myśl wyjaśnień "Dokument nazywany fakturą pro forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT".

Reasumując, faktura pro forma nie jest uznawana za fakturę VAT, w związku z tym nie zobowiązuje do zapłaty VAT należnego widniejącego na dokumencie, a nabywca nie ma na jej podstawie prawa do odliczenia VAT naliczonego.

Faktura pro forma w systemie wfirma.pl

System wfirma.pl w prosty sposób pozwala na wystawienie pro formy. W tym celu należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » PRO FORMY » DODAJ ZAMÓWIENIE. Wówczas pojawi się okno wystawiania pro formy. 

Faktura pro forma - jak wystawić?

Faktura pro forma nie jest ujmowana w Rejestrze sprzedaży VAT, Księdze Przychodów i Rozchodów ani w Ewidencji Przychodów (u ryczałtowców).

Na podstawie tak wystawionej faktury pro forma możliwe jest wystawienie faktury zaliczkowej, faktury końcowej, a także zwykłej faktury VAT.

Fakturę zaliczkową można wystawić przechodząc do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ ZALICZKOWĄ.

 Faktura pro forma - faktura zaliczkowa

Po czym należy wybrać zamówienie (faktura pro forma), na podstawie której ma zostać wygenerowana faktura zaliczkowa. Pojawi się okno, w którym można zmienić uzupełnione przez program dane. W polu Kwota zaliczki program automatycznie umieszcza kwotę pozostałą do rozliczenia pro formy. Należy ją zmienić na faktyczną kwotę otrzymanej zaliczki.

Faktura pro forma - zaliczka

Faktura zaliczkowa zostanie ujęta w Rejestrze VAT sprzedaży, jednak nie zostanie wykazana w Księdze Przychodów i Rozchodów ani Ewidencji sprzedaży (w przypadku ryczałtowców).

Natomiast w celu wystawienia faktury końcowej do wcześniej wystawionej faktury zaliczkowej należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ KOŃCOWĄ, wybierając pro formę, na podstawie której ma zostać wystawiona faktura zaliczkowa - końcowa.

Faktura pro forma - jak wystawić fakturę końcową?

W oknie, które się pojawi można zmienić uzupełnione przez program dane. W polu Pozostało program automatycznie wyświetla kwotę pozostałą do rozliczenia pro formy. Po zaznaczeniu okna ZAPŁACONO cała kwota z tej pozycji zostanie ujęta na fakturze końcowej.

Faktura pro forma - faktura końcowa

Jak już wcześniej zostało wspomniane faktura pro forma, w systemie wfirma.pl może być podstawą do wystawienia zwykłej faktury VAT. W tym celu należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » PRO FORMY i wybrać zamówienie na podstawie, którego faktura ma zostać wystawiona, zaznaczyć ją i z górnego paska menu wybrać opcję WYSTAW » FAKTURĘ VAT.

Faktura pro forma - jak wystawić fakturę VAT?

W oknie wystawiania faktury zostanie automatycznie uzupełniona kwota na podstawie danych z pro formy. Jeśli kwota ta jest inna należy ją zmodyfikować. 

Faktura pro forma - wartości faktury

Kwota netto z faktury zostanie ujęta w Księdze Przychodów i Rozchodów albo Ewidencji przychodów (w przypadku ryczałtowców), a kwota podatku VAT trafi do Rejestru VAT sprzedaży.