W obrocie gospodarczym występują różne rodzaje faktur. W celach regulacyjnych ustawa o podatku od towarów i usług podaje definicję faktury. Czy faktura pro forma spełnia definicję faktury? Czy można ją zaksięgować w kosztach i odliczyć od niej podatek VAT?
Faktura pro forma a definicja faktury
W myśl definicji zawartej w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami, które zostały wydane na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
Ponadto faktura zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT powinna zawierać m.in.:
-
datę wystawienia;
-
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny umożliwia identyfikację faktury;
-
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
-
numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
-
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
-
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli data ta jest określona i jest inna niż data wystawienia faktury;
-
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
-
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
-
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku VAT (cenę jednostkową netto);
-
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
-
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku VAT (wartość sprzedaży netto);
-
stawkę podatku VAT;
-
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
-
kwotę podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
-
kwotę należności ogółem.
Faktura pro forma - czy jest fakturą?
Definicja ustawowa faktury w sposób enumeratywny wymienia dane, które powinny zostać zawarte w fakturze. W związku z tym powstają pewne wątpliwości co do tego, jak traktować dokument, który nie został oznaczony jako faktura, a posiada niezbędne elementy, w tym kwotę podatku VAT lub inne ustawowe elementy faktury. Chodzi tu konkretniej o fakturę pro forma, która w praktyce gospodarczej stanowi swego rodzaju zamówienie. Czy w takiej sytuacji powstanie obowiązek podatkowy i podatnik będzie zobowiązany do zapłaty podatku?
Podatnicy mogą mieć pewne wątpliwości, czy jeżeli faktura pro forma zawiera kwotę podatku VAT, to w stosunku do niej powstanie obowiązek podatkowy. Jednak stanowisko zajęte przez Ministerstwo Finansów rozwiało te wątpliwości. W myśl wyjaśnień "Dokument nazywany fakturą pro forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT".
Reasumując, faktura pro forma nie jest uznawana za fakturę VAT, w związku z tym nie zobowiązuje do zapłaty VAT należnego widniejącego na dokumencie, a nabywca nie ma na jej podstawie prawa do odliczenia VAT naliczonego.
Faktura pro forma w systemie wfirma.pl
System wfirma.pl w prosty sposób pozwala na wystawienie pro formy. W tym celu należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » PRO FORMY » DODAJ ZAMÓWIENIE. Wówczas pojawi się okno wystawiania pro formy.
Faktura pro forma nie jest ujmowana w Rejestrze sprzedaży VAT, Księdze Przychodów i Rozchodów ani w Ewidencji Przychodów (u ryczałtowców).
Na podstawie tak wystawionej faktury pro forma możliwe jest wystawienie faktury zaliczkowej, faktury końcowej, a także zwykłej faktury VAT.
Fakturę zaliczkową można wystawić przechodząc do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ ZALICZKOWĄ.
Po czym należy wybrać zamówienie (faktura pro forma), na podstawie której ma zostać wygenerowana faktura zaliczkowa. Pojawi się okno, w którym można zmienić uzupełnione przez program dane. W polu Kwota zaliczki program automatycznie umieszcza kwotę pozostałą do rozliczenia pro formy. Należy ją zmienić na faktyczną kwotę otrzymanej zaliczki.
Faktura zaliczkowa zostanie ujęta w Rejestrze VAT sprzedaży, jednak nie zostanie wykazana w Księdze Przychodów i Rozchodów ani Ewidencji sprzedaży (w przypadku ryczałtowców).
Natomiast w celu wystawienia faktury końcowej do wcześniej wystawionej faktury zaliczkowej należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ KOŃCOWĄ, wybierając pro formę, na podstawie której ma zostać wystawiona faktura zaliczkowa - końcowa.
W oknie, które się pojawi można zmienić uzupełnione przez program dane. W polu Pozostało program automatycznie wyświetla kwotę pozostałą do rozliczenia pro formy. Po zaznaczeniu okna ZAPŁACONO cała kwota z tej pozycji zostanie ujęta na fakturze końcowej.
Jak już wcześniej zostało wspomniane faktura pro forma, w systemie wfirma.pl może być podstawą do wystawienia zwykłej faktury VAT. W tym celu należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » PRO FORMY i wybrać zamówienie na podstawie, którego faktura ma zostać wystawiona, zaznaczyć ją i z górnego paska menu wybrać opcję WYSTAW » FAKTURĘ VAT.
W oknie wystawiania faktury zostanie automatycznie uzupełniona kwota na podstawie danych z pro formy. Jeśli kwota ta jest inna należy ją zmodyfikować.
Kwota netto z faktury zostanie ujęta w Księdze Przychodów i Rozchodów albo Ewidencji przychodów (w przypadku ryczałtowców), a kwota podatku VAT trafi do Rejestru VAT sprzedaży.
