Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura z błędem może być anulowana - warto wiedzieć

W praktyce gospodarczej zdarzają się sytuacje, w których po wystawieniu faktury zaistnieją okoliczności mające wpływ na jej treść. Mimo że przepisy ustawy o VAT nie przewidują możliwości anulowania takiego dokumentu sprzedaży, przedsiębiorca - w określonych warunkach - może mieć prawo wycofania błędnej faktury. Pogląd taki został ukształtowany w opiniach organów skarbowych i wszedł w codzienną praktykę przedsiębiorców. Sprawdź, kiedy faktura z błędem może zostać anulowana!

Faktura z błędem - korekta czy anulowanie?

Przepisy ustawy o VAT w wersji obowiązującej od 1 stycznia 2014 roku przewidują, iż w przypadku wystąpienia zdarzeń gospodarczych mających wpływ na treść pierwotnej faktury (np. rabat, zwrot towaru, spostrzeżenie błędu) istnieje możliwość skorygowania jej przez wystawienie faktury korygującej lub - w określonych sytuacjach dotyczących mniej istotnych pomyłek w treści dokumentu - noty korygującej.

W orzecznictwie przyjmuje się jednak jeszcze jedną możliwość, niewątpliwie bardzo praktyczną, ale nieuwzględnioną na gruncie ustawy o VAT ani przepisów wykonawczych - anulowanie takiej faktury. Działanie w ten sposób jest akceptowane przez organy skarbowe, jednak jedynie w przypadku spełnienia czterech, wypracowanych przez orzecznictwo przesłanek:

  • faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego,
  • faktura nie odzwierciedla prawdziwego zdarzenia gospodarczego (np. nie doszło do udokumentowanej za jej pomocą sprzedaży),
  • wystawca faktury posiada oba jej egzemplarze - przeznaczony dla nabywcy oraz drugi dla sprzedawcy,
  • wystawca dokona na fakturze adnotacji wskazującej, iż została ona anulowana, wraz z podaniem przyczyny.

O ile kwestia dokonania wspomnianego zapisu na anulowanym dokumencie oraz obowiązek posiadania przez wystawcę faktury obu egzemplarzy faktury nie powinny budzić wątpliwości, o tyle dwa pozostałe warunki mogą sprawiać pewne trudności interpretacyjne.

Faktura niewprowadzona do obrotu prawnego

Zgodnie z przytoczonymi wyżej warunkami, anulowana może zostać wyłącznie faktura, która nie została wprowadzona przez podatnika do obrotu prawnego. Co dokładnie oznacza takie sformułowanie?

O wprowadzeniu faktury do obrotu prawnego można mówić wówczas, gdy została ona odebrana przez nabywcę. Jeżeli sytuacja taka miała miejsce, przedsiębiorca nie ma prawa anulowania wystawionego dokumentu. Opinia taka została zaprezentowana w wyroku WSA w Warszawie z 15 września 2011 roku (sygn. III SA/Wa 397/11).

Co więcej, niektóre organy skarbowe przyjmują, iż o niewprowadzeniu faktury do obiegu prawnego można mówić również wówczas, gdy:

  • faktura została wysłana do nabywcy, ale ten odmówił odebrania przesyłki,
  • wysłana faktura wróci z adnotacją “adresat nieznany”.

Niektóre organy podatkowe twierdzą, że faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego, jeżeli jej oba egzemplarze znajdują się w posiadaniu wystawcy. Dotyczy to również przypadku, gdy dokument został wysłany do nabywcy a ten odesłał go sprzedawcy, bez uwzględniania go w księgach. Jednak w takich wypadkach zaleca się ostrożność, ponieważ zdecydowana większość organów podatkowych nie zgadza się z taką interpretacją, ponieważ np. “(...) równie dobrze nabywca mógłby nie odesłać takiej faktury informując, iż nie zapłaci za już raz zapłaconą usługę (...)” (wyrok WSA w Warszawie z dnia 8 kwietnia 2009 roku, sygn. III SA/Wa 3463/08).

Faktura nie odzwierciedla prawdziwego zdarzenia

Jedynym przypadkiem, w jakim można anulować fakturę jest sytuacja, w której faktura ta dokumentuje czynność niedokonaną. Chodzi tu o takie zdarzenia, które zostały udokumentowane jeszcze przed ich wystąpieniem, a w rezultacie nie doszły do skutku np. faktura została wystawiona na podstawie zamówienia, z którego kontrahent ostatecznie zrezygnował, tak więc nie doszło do sprzedaży i tym samym do powstania obowiązku podatkowego i jednocześnie wystawiający nie przekazał jeszcze faktury kontrahentowi.

Analogiczną sytuacją będzie sprzedaż wysyłkowa za zaliczeniem pocztowym, kiedy to sprzedawca wysyła wystawioną fakturę wraz z towarem, a adresat nie odbiera przesłanego zamówienia, ani za nie nie płaci i towar wraca do sprzedawcy wraz z fakturą. W takim wypadku również czynność określona na fakturze nie została dokonana, a kontrahent nie odebrał faktury, w związku z czym istnieje możliwość jej anulowania.

Innym przypadkiem braku prawdziwego zdarzenia jest dwukrotne zafakturowanie tej samej usługi lub dostawy towaru. Również w takim wypadku sprzedawca może anulować jeden z wystawionych przez siebie dokumentów.

Kiedy koniecznie faktura korygująca?

W sytuacji, kiedy którykolwiek z ww. warunków nie zostanie spełniony, w celu naprawienia błędu sporządza się fakturę lub notę korygującą, w zależności od kategorii błędu i strony dokonującej korekty.

Anulowaniu nie podlegają zatem faktury posiadające błędne dane lub wartości. Podobnie, anulować nie można faktury, która już trafiła do obrotu prawnego, mimo, iż udokumentowane na niej zdarzenie nie doszło do skutku. W takim wypadku pozostaje tylko opcja skorygowania jej do zera, poprzez wystawienie faktury korygującej.

Anulowanie faktur elektronicznych

Orzecznictwo w sprawie anulowania faktur dotyczy w większości wyłącznie dokumentów wystawionych w wersji papierowej. Jednak przez wzgląd na rosnącą popularność elektronicznej siostry tradycyjnej faktury, wydaje się, iż prawo do anulowania powinno przysługiwać również w ich przypadku. Pogląd ten znajduje potwierdzenie w dostępnych już interpretacjach indywidualnych (np. interpretacja indywidualna z 21 grudnia 2010 roku, wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP1/443-1055/10-4/AP).

Podsumowując, mimo że w przepisach ustawy o VAT nie została przewidziana możliwość anulowania faktury, praktyka pozwoliła na wypracowanie orzecznictwa przychylnego dla takiego rozwiązania. Ważne jest jednak, aby dokument taki nie trafił do obrotu prawnego oraz dotyczył zdarzenia nieprawdziwego. Ponadto sprzedawca musi posiadać jego oba wystawione egzemplarze, a na anulowanej fakturze powinna znaleźć się odpowiednia adnotacja.