W obrocie gospodarczym otrzymanie zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usługi co do zasady wiąże się z obowiązkiem wystawienia faktury zaliczkowej dokumentującej tę wpłatę. Zgodnie z przepisami fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę. Istnieje jednak możliwość jej wcześniejszego wystawienia – nawet przed faktycznym jej otrzymaniem. Kiedy faktura zaliczkowa wystawiona przed otrzymaniem zapłaty powinna zostać uwzględniona w księgach rachunkowych?
Kiedy występuje obowiązek wystawiania faktur zaliczkowych?
Podatnik co do zasady ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą otrzymaną zaliczkę przed wydaniem towaru lub świadczeniem usługi; właściwym dokumentem jest wówczas faktura zaliczkowa.
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Wyjątkiem od tej zasady jest otrzymanie przez podatnika całości lub części zapłaty w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności, na których poczet otrzymał całość lub część tej zapłaty.
Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1 pkt 4, jeżeli całość lub część zapłaty, o której mowa w tym przepisie, otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności, na poczet których otrzymał całość lub część tej zapłaty.
Przy czym należy mieć na uwadze, że powyższa możliwość niewystawiania faktury zaliczkowej nie dotyczy przypadków, dla których w art. 106i ust. 3–8 ustawy o podatku od towarów i usług określono szczególne terminy wystawiania faktur.
Równocześnie podatnicy otrzymujący płatności przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi i wystawiający faktury zaliczkowe z tego tytułu powinni mieć na uwadze art. 19a ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z wyjątkiem:
- dostaw towarów, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 1b;
- dostaw towarów i świadczenia usług, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 5 pkt 4.
Faktura zaliczkowa wystawiona przed otrzymaniem zapłaty – terminy
Zgodnie z art. 106 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Ponadto faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty (art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT). Oznacza to, że podatnik może wystawić fakturę zaliczkową jeszcze przed otrzymaniem zaliczki, jednak nie wcześniej niż 60. dnia przed jej otrzymaniem. Wcześniejsze wystawienie faktury zaliczkowej (jeszcze przed otrzymaniem zaliczki) nie ma wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego w VAT. Następuje on wówczas dopiero z chwilą otrzymania zaliczki.
Faktura zaliczkowa wystawiona przed otrzymaniem zapłaty - moment ujęcia w księgach rachunkowych
Faktura zaliczkowa wystawiona przed otrzymaniem zapłaty, nie podlegają ujęciu w księgach rachunkowych sprzedawcy do momentu faktycznego otrzymania środków pieniężnych. Oznacza to, że zaliczki na poczet przyszłej dostawy towaru lub wykonania usługi ewidencjonuje się w księgach rachunkowych w miesiącu, w którym środki pieniężne rzeczywiście wpłynęły na rachunek bankowy lub do kasy jednostki. Jednostka prowadząca księgi rachunkowe fakturę zaliczkową wystawioną przed otrzymaniem zapłaty ewidencjonuje w księgach rachunkowych w momencie otrzymania zaliczki.
[alert-info]Art. 41 ust. 1 ustawy o rachunkowości
Rozliczenia międzyokresowe przychodów, dokonywane z zachowaniem zasady ostrożności, obejmują w szczególności równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych./alert-info]
Otrzymanie zaliczki na poczet przyszłej dostawy towaru lub wykonania usługi nie stanowi zatem w momencie otrzymania zaliczki przychodu bilansowego. Wystawione przez sprzedawcę faktury zaliczkowe ewidencjonuje się w księgach rachunkowych w momencie otrzymania zaliczki przy wykorzystaniu konta 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów".
Ewidencja faktury zaliczkowej wystawionej przez sprzedawcę przed otrzymaniem zapłaty następuje w momencie otrzymania zaliczki i przebiega w dwóch krokach:
- Wpływ zaliczki na poczet przyszłej dostawy towaru lub wykonania usługi na podstawie wyciągu bankowego lub dowodu wpłaty KP:
- Wn konto 130 „Rachunek bieżący” lub konto 100 „Kasa”,
- Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.
- Faktura zaliczkowa dokumentująca otrzymaną zaliczkę:
- Ma konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” – wartość netto,
- Ma konto 222 „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego” – VAT należny,
- Wn konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami” – wartość brutto.
Przykład 1.
Firma „EcoBuild” sp. z o.o. zajmująca się projektowaniem i montażem systemów fotowoltaicznych wystawiła 20 listopada 2024 roku fakturę zaliczkową na kwotę 20 000 zł dla jednego ze swoich kontrahentów dokumentującą zaliczkę na poczet przyszłej realizacji projektu. Wystawienie faktury zaliczkowej nastąpiło przed faktycznym otrzymaniem środków pieniężnych. Zgodnie z ustaleniami z kontrahentem zaliczka ma wpłynąć na rachunek bankowy spółki najpóźniej do 12 grudnia 2024 roku. W związku z tym pojawia się pytanie, czy wystawiona 20 listopada 2024 roku przez spółkę „EcoBuild” faktura zaliczkowa powinna zostać ujęta w księgach rachunkowych w momencie jej wystawienia, czy dopiero w dniu faktycznego wpływu zaliczki na rachunek bankowy spółki.
Faktura zaliczkowa wystawiona przed otrzymaniem zapłaty przez „EcoBuild” sp. z o.o. 20 listopada 2024 roku nie powinna zostać ujęta w księgach rachunkowych w momencie jej wystawienia. Wystawioną fakturę zaliczkową spółka ujmuje w księgach rachunkowych dopiero w dniu faktycznego wpływu zaliczki na rachunek bankowy spółki.
