Przedsiębiorcy muszą uważać na faktury opłacone gotówką w wysokości powyżej 15 000 zł, tego typu wydatki nie mogą być bowiem uznane za koszty uzyskania przychodów. Sprawdź czy faktury opłacone gotówką to właściwa metoda przy jednolitej transakcji.
Płatności firmowe a faktury opłacone gotówką
W myśl art. 19 ustawy Prawo Przedsiębiorców dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
- stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Kontynuacja powyższych uregulowań w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie mogą zaliczyć do kosztów firmowych transakcji w kwocie powyżej 15 000 zł opłaconej gotówką w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji kupna została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.
Jeżeli przedsiębiorca do kosztów uzyskania przychodów omyłkowo zaliczył zakup, który został dokonany bez pośrednictwa rachunku płatniczego, wówczas jest on zobligowany do:
- pomniejszenia kosztów albo
- do zwiększenia przychodów (w razie braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów)
- w miesiącu, w którym została dokonana płatność gotówkowa.
Podkreślić należy, że powyższe znajduje zastosowanie także w stosunku do:
- nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych;
- dokonania płatności:
- po likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej,
- po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania
- z tym że zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów następuje za rok podatkowy, w którym nastąpiła likwidacja tej działalności albo za rok podatkowy poprzedzający rok podatkowy, w którym nastąpiła zmiana formy opodatkowania.
Każde odrębne i jednorazowe nabycie na podstawie faktury zakupu stanowi jednolite zamówienie. Jeżeli nabywca nie zwiąże się ze sprzedawcą żadną umową, na podstawie której będą wystawiane faktury, to każdy zakup stanowi jednorazową transakcję, a co za tym idzie, podatnik będzie mógł zaliczyć ją do kosztów uzyskania przychodów. Należy także podkreślić, że nie ma zdefiniowanego pojęcia “transakcja”, którą często posiłkuje się ustawodawca, dlatego też najbardziej sensownym jest odniesienie się do prawa cywilnego, w którym to jest zarysowane - że jeżeli świadczenia wykonywane są na podstawie różnych zleceń i w ramach różnych umów, wówczas są podstawy do tego, aby sklasyfikować je jako odrębne transakcje. Potwierdza to stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 13.01.2017 r. o sygn. 0461-ITPB1.4511.971.2016.1.MR.
Faktury opłacone gotówką - 15 000 zł brutto czy netto?
Limit płatności gotówkowej pomiędzy przedsiębiorcami stanowi kwota 15 000 zł brutto. Oznacza to, że w przypadku:
- podatnika zwolnionego z VAT dany przedsiębiorca będzie mógł ująć w koszty całą wartość transakcji opłaconej gotówką do kwoty 15 000 zł,
- czynnego podatnika VAT dany przedsiębiorca będzie mógł ująć w koszty wartość netto transakcji do kwoty 15 000 zł brutto opłaconej gotówką
- za wyjątkiem podatników objętych zryczałtowanymi formami opodatkowania.
Zatem poprzez kwotę transakcji zawartą w ww. ustawie rozumie się 15 000 zł brutto jako ostateczną kwotę, jaką przedsiębiorca winien jest zapłacić kontrahentowi. Potwierdza to także stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 29 grudnia 2016 r. o sygn. 0461-ITPB3.4510.555.2016.2.PS.
Jednorazowa transakcja w przypadku kilku umów i faktury opłacone gotówką
WSA w Opolu w wyroku z 14.01.2014 r. o sygn. II SA/Op 469/13 zauważył, że pod pojęciem jednorazowej transakcji należy rozumieć łączną wartość wierzytelności lub zobowiązań dotyczącą realizacji tej samej inwestycji pomiędzy tymi samymi przedsiębiorcami.
Jeżeli przedsiębiorca zleci tej samej firmie wykonującej zlecenie wiele umów składających się na jedno zamówienie i celowo podzielonych na części, to na wartość jednorazowej transakcji będzie składać się wartość całego zamówienia. Oznacza to, że nie można uznać, iż nie wystąpiła jednorazowa transakcja w sytuacji zawarcia kilku umów dotyczących wykonywania prac na różnych częściach tej samej inwestycji.
Ponadto należy pamiętać, iż zlecenie temu samemu wykonawcy realizacji robót na podstawie wielu umów będzie stanowiło jednorazową transakcję.
Poza tym przedsiębiorcy, którzy dokonują płatności ratalnej na podstawie zawartej umowy o wartości większej niż 15 000 zł, a wielkość poszczególnych rat jest niższa niż kwota 15 000 zł brutto, także mają obowiązek dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku bankowego, w przeciwnym przypadku nie będą oni mogli zaliczyć poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Warto także wspomnieć, iż jednorazową transakcją może być również zawarta pomiędzy przedsiębiorcami kilkuletnia umowa, nigdzie w ustawach nie ma bowiem zawartych ograniczeń czasowych co do zidentyfikowania jednorazowej transakcji.
