Wymóg umożliwienia płatności bezgotówkowych przez przedsiębiorców prowadzących ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, który wszedł w życie od 1 stycznia 2022 roku, stanowi ułatwienie dla klientów, jednak jest kolejnym obowiązkiem nałożonym w ostatnich latach na przedsiębiorców. Wyjaśniamy, kiedy przedsiębiorcy są zobligowani do umożliwienia klientom płatności bezgotówkowych, czy konieczny jest terminal płatniczy oraz jakie kary grożą za brak dopełnienia tego obowiązku.
Wymóg umożliwienia płatności bezgotówkowych
Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców przedsiębiorca zapewnia możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych. Na podstawie natomiast art. 19a ust. 2 tej ustawy przepisu ust. 1 nie stosuje się do przedsiębiorcy, który nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ustawie o podatku od towarów i usług. Oznacza to, że obowiązek zagwarantowania klientom możliwości płatności bezgotówkowych, czyli np. tradycyjną kartą płatniczą lub telefonem, odnosi się wyłącznie do przedsiębiorców zobligowanych do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas fiskalnych. Pozostałych podatników nie dotyczy przepis o obowiązku zapewnienia płatności bezgotówkowych.
Warto podkreślić, że obowiązek przyjęcia przez sprzedawcę zapłaty w formie bezgotówkowej nie jest uzależniony od wartości transakcji, a więc klient powinien mieć możliwość uregulowania płatności w formie bezgotówkowej niezależnie od wartości transakcji.
Jakie kary są przewidziane za brak umożliwienia płatności bezgotówkowej?
Przedsiębiorca zobligowany do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących musi zatem od 1 stycznia 2022 roku zapewnić klientom możliwość zapłaty za towary i usługi w formie bezgotówkowej. Niedopełnienie tego obowiązku przez przedsiębiorców jest obarczone sankcjami w VAT.
Dla podatnika, który nie zapewni możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego, przewidziane zostały dwa ograniczenia zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług. Pierwszą z sankcji jest brak prawa do uzyskania zwrotu VAT w przyspieszonym terminie 25 dni za okres rozliczeniowy:
- w którym naruszenie tego obowiązku zostało stwierdzone oraz za 6 kolejnych okresów rozliczeniowych następujących po tym okresie rozliczeniowym,
- za który podatnik wykazał zwrot różnicy podatku.
Podatnikowi, w przypadku którego stwierdzono, że wbrew obowiązkowi, o którym mowa w art. 19a Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców, nie zapewniał możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, nie przysługuje zwrot różnicy podatku, o której mowa w ust. 2, w terminie, o którym mowa w ust. 6, za okres rozliczeniowy:
- w którym naruszenie tego obowiązku zostało stwierdzone oraz za 6 kolejnych okresów rozliczeniowych następujących po tym okresie rozliczeniowym,
- za który podatnik wykazał zwrot różnicy podatku.
Druga sankcja przewidziana dla podatników, którzy nie zapewnią możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego, to brak prawa do stosowania kwartalnego rozliczenia VAT. Ponowne stosowanie kwartalnego rozliczenia VAT będzie wówczas możliwe, nie wcześniej jednak niż po upływie 6 miesięcy następujących po ostatnim miesiącu kwartału, w którym zostało stwierdzone naruszenie przez podatnika obowiązku umożliwienia płatności bezgotówkowych.
Przepisów ust. 2 i 3 nie stosuje się do podatników, w przypadku których w danym kwartale stwierdzono, że wbrew obowiązkowi, o którym mowa w art. 19a ustawy – Prawo przedsiębiorców, nie zapewniali możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego.
Kary za brak umożliwienia klientom płatności bezgotówkowych są ograniczone czasowo do 6 kolejnych okresów rozliczeniowych po stwierdzeniu, że wbrew obowiązkowi dany podatnik nie zapewniał możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego. Po upływie tego czasu podatnik może ponownie skorzystać z preferencji przyspieszonego zwrotu VAT w terminie 25 dni czy kwartalnego rozliczenia VAT, jednak pod warunkiem dopełnienia w tym czasie obowiązku umożliwienie zapłat bezgotówkowych.
Przykład 1.
Pani Janina świadczy usługi prawnicze, przez co ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej. W związku z tym od 1 stycznia 2022 roku jest zobligowana także do zapewnienia klientom możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego. W kancelarii prawnej prowadzonej przez nią w dalszym ciągu jest możliwość zapłaty za wykonane usługi tylko gotówką. Jakie sankcje grożą pani Janinie za brak umożliwienia płatności bezgotówkowej?
Za brak umożliwienia klientom płatności bezgotówkowych pani Janinie grożą dwie sankcje w VAT, a mianowicie: czasowe wyłączenie prawa do uzyskania zwrotu VAT w przyspieszonym terminie 25 dni w miesiącu, w którym stwierdzono naruszenie przepisów, oraz przez 6 kolejnych okresów rozliczeniowych następujących po tym okresie rozliczeniowym i czasowe pozbawienie prawa do stosowania kwartalnego rozliczenia VAT na okres 6 miesięcy następujących po ostatnim miesiącu kwartału, w którym stwierdzono naruszenie tego obowiązku.
Dokonywanie zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego - czy konieczny jest terminal płatniczy?
Instrumentem płatniczym w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych jest zindywidualizowane urządzenie lub uzgodniony przez użytkownika i dostawcę zbiór procedur, wykorzystywane przez użytkownika do złożenia zlecenia płatniczego. Zleceniem płatniczym jest natomiast oświadczenie płatnika lub odbiorcy skierowane do jego dostawcy, zawierające polecenie wykonania transakcji płatniczej.
Zapewnienie możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych nie oznacza, że każdy sprzedawca musi dysponować terminalem płatniczym. Instrumentem płatniczym nie jest bowiem wyłącznie terminal płatniczy. W celu zrealizowania obowiązku umożliwienia płatności bezgotówkowych nałożonego na podatników wystarczające jest zapewnienie klientom płatności przelewem lub BLIK-iem. Instrumentem płatniczym w przypadku przelewu będzie smartfon lub laptop, przy którego użyciu klient zrealizuje płatność.
Sprzedawca zgodnie z art. 19a ust. 1 Prawa przedsiębiorców ma zapewnić możliwość dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego, a więc przyjąć ją w formie bezgotówkowej, nie ma natomiast obowiązku dostarczać klientowi tego instrumentu płatniczego. Dodatkowo za instrument płatniczy może zostać uznane nie tylko samo urządzenie, lecz także uzgodniony przez użytkownika i dostawcę zbiór procedur wykorzystywanych do złożenia zlecenia płatniczego, więc w szczególności system BLIK służący do przesyłania pieniędzy z rachunku bankowego jednego użytkownika na rachunek bankowy innego użytkownika. W celu dopełnienia obowiązku umożliwienia płatności przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych dopuszczalne jest także przyjmowanie płatności przez przeznaczoną do tego aplikację.
Przedsiębiorcy zobligowani do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących w celu umożliwienia klientom dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych nie mają zatem obowiązku posiadania terminala płatniczego, dopuszczalne jest zapewnienie klientom płatności bezgotówkowych w inny sposób, np. przelewem bankowym lub BLIK-iem.
