Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników nakłada na przedsiębiorców obowiązek dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów. Rodzaj zgłoszenia identyfikacyjnego uzależniony jest od formy prowadzenia działalności gospodarczej. NIP 7 to formularz zgłoszenia identyfikacyjnego/zgłoszenia aktualizacyjnego osoby fizycznej będącej podatnikiem lub płatnikiem.
NIP jako identyfikator podatkowy
Identyfikatorem podatkowym dla osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami i podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu, jest NIP. Identyfikator podatkowy NIP nadawany jest jednokrotnie na podstawie poprawnie dokonanego zgłoszenia identyfikacyjnego.
Numer identyfikacji podatkowej, czyli NIP to identyfikator podatkowy wykorzystywany do jednoznacznego zidentyfikowania podatnika przez służby skarbowe. NIP nie może mieć ukrytego lub jawnego charakteru znaczącego, określającego pewne cechy podatnika, płatnika podatku albo płatnika składek ubezpieczeniowych.
Kto składa zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP 7?
Wniosek o nadanie NIP-u na formularzu NIP 7 składany jest przez podatników niepodlegających wpisowi do CEIDG, ale:
- prowadzących działalność gospodarczą (np. wspólnicy spółki jawnej lub partnerskiej),
- podlegających rejestracji jako podatnik VAT,
- będących zarejestrowanymi podatnikami VAT.
Wniosek o nadanie NIP-u na formularzu NIP 7 składany jest także przez podatników nieprowadzących działalności gospodarczej, ale:
- nieposiadających numeru PESEL,
- będących płatnikami podatków (np. zatrudniający opiekunkę do dziecka lub pomoc domową),
- będących płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (np. zatrudniający pracownika jako rolnik ryczałtowy).
Naczelnik urzędu skarbowego na podstawie poprawnie dokonanego zgłoszenia identyfikacyjnego NIP 7 nadaje NIP (w ciągu 3 dni od otrzymania poprawnie wypełnionego zgłoszenia identyfikacyjnego) przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP-KEP). Naczelnik Urzędu Skarbowego wydaje potwierdzenie nadania NIP-u.
Zgłoszenie identyfikacyjne NIP 7
NIP 7 to zgłoszenie identyfikacyjne/zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej będącej podatnikiem lub płatnikiem przeznaczony dla osób fizycznych, których identyfikatorem podatkowym jest NIP, ale nieprowadzących działalności gospodarczej na podstawie wpisu do CEIDG.
Zgłoszenie identyfikacyjne składane jest w związku z nadaniem NIP-u, natomiast zgłoszenie aktualizacyjne składane jest w związku z aktualizacją danych podawanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym np. zmianą nazwiska, adresu zamieszkania, numeru rachunku bankowego czy dowodu osobistego. Aktualizacji danych objętych zgłoszeniem NIP 7 należy dokonać w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.
Aktualny wzór to NIP 7(6), stosowany od 1 września 2021 roku do teraz. Wzór formularza NIP 7 zawiera załącznik nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 19 lipca 2021 roku w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających.
Zgłoszenie identyfikacyjne NIP 7 dla działalności nierejestrowanej
Zgodnie z przepisami ustawy Prawo przedsiębiorców, małe podmioty mają możliwość prowadzenia działalności bez konieczności rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz opłacania składek ZUS. Niemniej jednak, z perspektywy podatku PIT, działalność nierejestrowana nie jest uznawana za działalność gospodarczą.
Jednakże, w przypadku podatku VAT, warto zwrócić uwagę na regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług (VAT). Ta ustawa określa definicję podatnika oraz działalności gospodarczej. Zgodnie z nią, podatnikiem jest osoba fizyczna lub prawna wykonująca samodzielnie działalność gospodarczą, niezależnie od celu lub rezultatu takiej działalności.
Z tego wynika, że jeśli osoba prowadząca działalność nierejestrowaną spełnia kryteria określone w ustawie o VAT (art. 15 ust. 2), będzie uznawana za podatnika VAT. Nie ma znaczenia, czy jest podatnikiem VAT czynnym czy zwolnionym, w obu przypadkach jest traktowana jako podatnik prowadzący działalność gospodarczą w kontekście ustawy o VAT.
Warto podkreślić, że w przypadku prowadzenia działalności nierejestrowanej nie jest wymagane składanie formularza CEIDG-1. Natomiast, aby otrzymać numer NIP, należy złożyć formularz NIP 7. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o NIP, formularz NIP 7 powinien zostać złożony przed wykonaniem pierwszej czynności, czyli przed pierwszą dostawą towarów lub świadczeniem usług.
W jaki sposób złożyć formularz NIP 7?
Wypełniony i podpisany formularz NIP 7 składa się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania w formie papierowej lub elektronicznej. Zgłoszenie elektroniczne trzeba podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Zgłoszenie identyfikacyjne NIP 7 należy złożyć:
- przed wykonaniem pierwszej czynności związanej z działalnością – podatnicy podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego (osoby fizyczne dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego NIP 7 tylko w przypadku rejestracji jako czynny podatnik VAT);
- nie później niż w terminie przewidzianym do złożenia pierwszej deklaracji, zeznania, informacji bądź oświadczenia, albo wraz z wykonaniem pierwszej wpłaty podatku lub zaliczki na podatek – podatnicy innych niż VAT podatków lub płatnicy.
Jak wypełnić formularz NIP 7?
Pole 1 to miejsce na NIP. W zgłoszeniu aktualizacyjnym w polu 1 trzeba podać NIP składającego. W razie gdy osoba składająca NIP 7 nie posiada NIP-u, pole 1 pozostaje puste. W części A należy wskazać cel oraz miejsce zgłoszenia. Osoba, składając formularz NIP 7, zaznacza odpowiedni status ewidencyjny, przeznaczenie formularza oraz wpisuje urząd skarbowy właściwy dla miejsca zamieszkania.
W polu 5 należy zaznaczyć:
- kwadrat nr 1 w sytuacji, gdy składane jest zgłoszenie identyfikacyjne (w celu nadania NIP-u);
- kwadrat nr 2, gdy składane jest zgłoszenie aktualizacyjne.
W części B należy podać:
- dane identyfikacyjne;
- adres miejsca zamieszkania;
- informacje o danych identyfikacyjnych uzyskiwanych w innych krajach (jeżeli nie istnieją, pole pozostaje puste);
- dane kontaktowe (opcjonalnie).
Adres do korespondencji trzeba wpisać tylko wówczas, gdy adres ten różni się od adresu zamieszkania.
W części C należy uzupełnić dane dotyczące prowadzonej samodzielnie działalności gospodarczej. Pola zawierają:
- daty dotyczące prowadzonej działalności, numer identyfikacyjny REGON, rodzaj działalności, status szczególny;
- dane wynikające ze wpisu do ewidencji lub rejestru;
- adresy miejsc wykonywania działalności (jeżeli nie jest możliwe wskazanie adresu stałego miejsca wykonywania działalności, trzeba podać adres miejsca zamieszkania);
- informacje o dokumentacji rachunkowej.
W części D uwzględniane są informacje dotyczące rachunków bankowych lub rachunków w SKOK, a mianowicie:
- rachunek osobisty (podanie rachunku osobistego nie jest obowiązkowe, jeżeli składający nie wybiera tej formy zwrotu podatku lub nadpłaty);
- rachunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
W części E zamieszczane są informacje o ewentualnych załącznikach, w części F podpis składającego lub dane i podpis osoby reprezentującej składającego. Część G wypełniana jest w całości przez urząd skarbowy.
Jeżeli składane jest zgłoszenie aktualizacyjne NIP 7, wystarczające jest wypełnienie pola 1, części A, B.1. (pól 8, 10, 18 i 29), B.3., E, F oraz innych pozycji w sytuacji, gdy dane uległy zmianie.
