Przedsiębiorcy, którzy już przeszli proces aplikacyjny związany z pozyskaniem dotacji z Funduszy Europejskich, wiedzą, że to połowa sukcesu. Dopiero prawidłowe rozliczenie wydatków, zatwierdzenie wniosków o płatność oraz zakończenie kontroli w projekcie pozwala spać spokojnie. Zbieranie i przechowywanie przez okres trwałości faktur, rachunków i umów potwierdzających realizację inwestycji to nieodłączny element projektów unijnych. W niektórych przypadkach instytucja organizująca konkurs pozwala stosować uproszczone metody rozliczania wydatków. Kiedy można skorzystać ze stawek jednostkowych, kwot ryczałtowych oraz finansowania opierającego się na stawkach ryczałtowych?
Uproszczone metody rozliczania wydatków - jakie są podstawy prawne?
Najważniejsze zapisy dotyczące możliwości stosowania uproszczonych metod rozliczenia wydatków znajdziemy w następujących dokumentach:
Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Radu UE 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 roku, którego art. 53 stanowi: „Dotacje przyznawane beneficjentowi przez państwa członkowskie mogą przyjmować dowolną z następujących form:
- refundację kosztów kwalifikowalnych faktycznie poniesionych,
- stawki jednostkowe,
- kwoty ryczałtowe,
- finansowanie w oparciu o stawki ryczałtowe”;
Ustawie o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027, której art. 5 daje Ministrowi do spraw rozwoju regionalnego możliwość wydawania wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach programu;
Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w latach 2021–2027 z dnia 18 listopada 2022 roku wydanych przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej.
Co to jest stawka jednostkowa?
Metody rozliczania wydatków za pomocą stawek jednostkowych w projektach unijnych jest możliwe od ponad 10 lat. Instytucja zarządzająca danym programem ma możliwość ustalenia określonej kwoty za wykonanie konkretnej usługi lub dostarczenie produktu. W budżecie projektu wykazywane są wówczas usługi/produkty objęte stawkami jednostkowymi i dokonywane jest dla nich wyliczenie wydatku kwalifikowalnego poprzez przemnożenie ustalonej stawki przez liczbę usług wskazanych we wniosku.
Przykład 1.
Stawki jednostkowe na szkolenia językowe w województwie świętokrzyskim:
- kurs języka angielskiego – 678 zł,
- kurs języka angielskiego – 779 zł,
- kurs języka francuskiego – 778 zł.
Stawka jednostkowa dotyczy:
- 60 godzin lekcyjnych szkolenia (45 minut), przy czym jednorazowe zajęcia nie mogą trwać więcej niż 4 godziny lekcyjne dziennie, a po 2 godzinach szkoleniowych wymagana jest co najmniej 15-minutowa przerwa,
- 1 osoby (przy liczebności grupy nieprzekraczającej 12 osób);
- usługi szkoleniowej w pełnym zakresie kosztów, tj. obejmującej w szczególności koszt organizacji szkolenia, koszt zakwalifikowania uczestnika projektu do odpowiedniej grupy, koszt wykładowcy w zakresie przygotowania się do zajęć, ich prowadzenia i weryfikacji prac domowych opracowywanych przez uczestników projektu, wyposażonej sali, materiałów szkoleniowych, wody dla uczestników szkolenia, cyklicznych egzaminów wewnętrznych i testów.
Określenie za pomocą stawki jednostkowej kursów językowych finansowanych z funduszy europejskich znacznie ułatwia rozliczenie tego zadania w projekcie, gdyż poszczególne wydatki nie muszą być udokumentowane.
Kiedy można stosować kwoty ryczałtowe?
W przypadku, gdy zastosowanie standardowych stawek jednostkowych w projekcie nie jest właściwym rozwiązaniem, beneficjent może określić kwotę ryczałtową za wykonanie w projekcie określonego działania/zadania. Zastosowanie takiego rozwiązania jest jednak możliwe tylko wówczas, gdy każdej kwocie ryczałtowej przypiszemy wskaźnik produktu lub rezultatu wraz z konkretną wartością. Powyższe wskaźniki będą służyły do określenia stopnia realizacji zadania. Przyjmuje się, że jedno zadanie może być rozliczone jedną kwotą ryczałtową, gdy przypiszemy do niego co najmniej jeden wskaźnik i będziemy dysponowali dokumentami potwierdzającymi osiągnięcie wskaźnika.
Dlaczego stosowanie kwot ryczałtowych jest korzystne dla beneficjenta? Ponieważ weryfikacja wniosku o płatność oraz kontrola na miejscu dokonuje weryfikacji dokumentacji finansowo-księgowej. Zapisy wniosku o dofinansowanie powinny być na tyle precyzyjne, aby na ich podstawie można było ocenić, że poszczególne wydatki składające się na kwotę ryczałtową są niezbędne do realizacji projektu oraz ustalono je w wyniku analizy rynku. Zaleca się, aby projekt rozliczany kwotami ryczałtowymi podzielony był na kilka zadań lub etapów.
Jak wygląda finansowanie na podstawie stawek ryczałtowych?
Stawki ryczałtowe stanowią określony procent jednej lub kilku kategorii kosztów (w projektach unijnych najczęściej są to koszty pośrednie obliczane jako procent kosztów bezpośrednich). Zgodnie z zapisami art. 54 Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Radu UE 2021/1060 z 24 czerwca 2021 roku w przypadku, gdy stosowana jest stawka ryczałtowa na pokrycie kosztów pośrednich operacji, można ją obliczyć, opierając się na jednym z następujących sposobów:
- do 7% kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich (metoda stosowana najczęściej w projektach finansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego);
- do 15% kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu;
- do 25% kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich, pod warunkiem że stawka ta jest obliczana za pomocą rzetelnej, sprawiedliwej i weryfikowalnej metody obliczeń na podstawie m.in. danych statystycznych, danych historycznych poszczególnych beneficjentów, zwyczajowych praktyk księgowania wydatków przez poszczególnych beneficjentów.
W przypadku projektów finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS+) koszty pośrednie są natomiast rozliczane wyłącznie z wykorzystaniem następujących stawek ryczałtowych:
- 25% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości kosztów bezpośrednich do 830 tys. zł włącznie;
- 20% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości kosztów bezpośrednich powyżej 830 tys. do 1 740 tys. zł włącznie;
- 15% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości kosztów bezpośrednich powyżej 1 740 tys. do 4 550 tys. zł włącznie;
- 10% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości kosztów bezpośrednich przekraczającej 4 550 tys. zł.
Praktyczne aspekty rozliczenia metod uproszczonych we wniosku o płatność
Koszty rozliczane uproszczoną metodą rozliczania wydatków traktujemy jak wydatki faktycznie poniesione. Dla beneficjenta realizującego projekt najważniejsze jest to, że nie ma obowiązku gromadzenia faktur i innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na potwierdzenie poniesionych wydatków w ramach projektu. Beneficjent jest natomiast zobowiązany do posiadania dokumentacji potwierdzającej osiągnięcie określonego w umowie wskaźnika produktu lub rezultatu w postaci m.in.: listy uczestników szkoleń, zestawienia zakupionego sprzętu, protokołu przyjęcia sprzętu, wpisu do ewidencji środków trwałych, zdjęć lub innych dokumentów, które zostały ustalone indywidualnie.
Rozliczenie kosztów za pomocą uproszczonej metody rozliczania wydatków dokonywane jest na podstawie faktycznego postępu realizacji projektu oraz osiągniętych wskaźników i wygląda następująco:
- rozliczenie stawek jednostkowych następuje według określonej kwoty stawki jednostkowej i liczby stawek jednostkowych zrealizowanych w ramach projektu;
- rozliczenie kwoty ryczałtowej jest uzależnione od zrealizowania objętych nią działań w całości albo dokonywane jest w etapach w sposób określony w metodyce, o ile uzasadnia to charakter projektu;
- rozliczenie stawek ryczałtowych następuje według określonej stawki ryczałtowej odniesionej do kwalifikowalnych kosztów będących podstawą rozliczenia.
Warto zwrócić uwagę, że ewentualna nadwyżka stanowiąca różnicę pomiędzy otrzymaną stawką jednostkową, kwotą ryczałtową, stawką ryczałtową a faktycznie poniesionymi wydatkami – nie stanowi dochodu beneficjenta i nie podlega zwrotowi.
Uproszczone metody rozliczania wydatków - jakie są korzyści ich stosowania?
Komisja Europejska od wielu lat zachęca kraje członkowskie Unii Europejskiej do stosowania uproszczonych form rozliczania kosztów. Gromadzenie i weryfikowanie dokumentów finansowych stanowi duże obciążenie dla organów administracji, dlatego też zarządzanie funduszami europejskimi należy ukierunkować na osiąganie celów polityki. Jak sama nazwa wskazuje, przy stosowaniu uproszczonych metod wszystkie strony odnoszą korzyści:
- beneficjent nie musi zbierać dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatku;
- instytucja zarządzająca nie musi kontrolować dokumentów finansowych;
- nie ma obowiązku kontrolowania postępowań w ramach Prawa Zamówień Publicznych oraz w ramach zasady konkurencyjności;
- nie kontroluje się wymogów dotyczących zatrudniania personelu (z wyjątkiem niekaralności);
- nie kontroluje się przepływów finansowych.
Beneficjenci muszą jednak pamiętać, że stosowanie uproszczonych metod rozliczania wydatków powoduje, że kontroli podlega m.in.: wykonanie rzeczowe projektu (założenia merytoryczne), osiągniecie wskaźników oraz zasady horyzontalne.
Decyzję o dopuszczalności i sposobie wdrożenia uproszczonych metod rozliczania wydatków podejmuje właściwa instytucja zarządzająca poprzez wprowadzenie odpowiednich uregulowań w Programie operacyjnym, Szczegółowym opisie osi priorytetowych oraz Regulaminie wyboru projektów. Stosowanie uproszczonych form rozliczania kosztów przyczynia się do skuteczniejszego i efektywniejszego wykorzystania funduszy europejskich. Dzięki zastosowaniu tej metody nie jest już konieczne śledzenie każdej złotówki wydanej w ramach projektu. Beneficjenci, którzy korzystają z metod uproszczonych, muszą jednak bardzo dobrze znać przepisy dotyczące tej formy rozliczania wydatków oraz unikać sytuacji podwójnego finansowania (to znaczy rozliczania tego samego wydatku w kosztach pośrednich i bezpośrednich).
