Wśród różnych opinii przyjęło się, że umiejętność wystąpień publicznych należy do cech wrodzonych. Na pewno osoby charyzmatyczne, otwarte na kontakty międzyludzkie mają łatwiej. Jednak nad każdymi umiejętnościami można pracować, a efekty mogą być zadziwiające. Nie da się ukryć, iż prezentacja usług bądź produktów firmy jest pewnego rodzaju inwestycją, a sama wiedza merytoryczna nie decyduje o efekcie końcowym, jaki prezentujący chcą osiągnąć. Warto poznać kilka zasad, by wiedzieć, jak dobrze się zaprezentować podczas publicznego wystąpienia.
Wystąpienia publiczne są nieodłączną częścią pracy na stanowiskach kierowniczych, gdzie istnieje potrzeba nie tylko komunikacji pomiędzy przełożonym a pracownikami, ale również prezentacji dla klientów oraz kontrahentów. Najważniejszym, lecz nie jedynym, czynnikiem powodzenia wystąpień jest przygotowanie się pod kątem merytorycznym, ponieważ nic bardziej nie przekonuje słuchaczy jak pewność stawianych tez i własnych rozwiązań.
Zidentyfikowanie grupy słuchaczy
Przygotowując się do przemówienia, warto jest przeanalizować, kto tak naprawdę będzie słuchaczem. Dzięki temu prezentujący może dostosować do słuchaczy język prezentacji, przykłady i sposób w jaki będzie przekazywał informacje.
| Uwaga! wśród grupy odbiorców znajdzie się około 20- 30% słuchowców, 30- 40% wzrokowców, a także kinestetycy- osoby zapamiętujące lepiej, kiedy czegoś doświadczą lub sobie wyobrażą. |
Dlatego tak ważne jest, aby umiejętnie dostosowywać modulację i natężenie głosu, a także dobrać odpowiedni sposób prezentacji (obrazy, wykresy, zestawienia, animacje, zagadki i wyobrażanie sobie jakiejś sytuacji).
Warto jednocześnie poznać potrzeby i motywacje słuchaczy, na czym im zależy biorąc udział w prezentacji. Jeżeli ich obecność jest spowodowana zdobywaniem wiedzy (np. pracownicy), warto przedstawiać treści związane z tematem, które mogą później wykorzystać. Natomiast prezentacja dla klientów powinna stanowić pewien rodzaj komunikacji z odbiorcami. Dobrym rozwiązaniem będzie zaplanowanie czasu na zadawanie przez słuchaczy pytań, a po zakończeniu powinni zauważać korzyści wynikające z obecności na prezentacji.
Określenie celów prezentacji
Kiedy już wiadomo kim są słuchacze i czego oczekują od prezentacji, możliwe jest zdefiniowanie celów, które mówca chce osiągnąć. Powinny one łączyć w jedność wymagania słuchaczy i cele przedsiębiorstwa. Warto również po wystąpieniu sprawdzić, czy i w jakim stopniu cele te zostały osiągnięte.
Struktura prezentacji
Po przejściu wszystkich wspomnianych wcześniej etapów, należy rozpocząć planowanie struktury prezentacji. Zasadą jest przede wszystkim porządek - czyli określenie co powinno być powiedziane jako pierwsze, o których kwestiach należy jedynie wspomnieć oraz jak właściwie zakończyć wystąpienie. Można przyjąć metodę przechodzenia od rzeczy łatwiejszych, do stopniowego wkraczania w tematykę trudniejszą, a także omawiać problematykę zaczynając od ogółów, kończąc na szczegółach. Nic nie dodaje tyle wartości prezentacji, jak wysunięte na koniec wnioski. Jasno sprecyzowane i wynikające z wystąpienia, na pewno będą satysfakcjonującym zakończeniem dla słuchaczy.
Mowa ciała przede wszystkim
Przygotowanie do prezentacji oraz jej ćwiczenie powinno zajmować najwięcej czasu. Zapoznanie się z tematyką poprzez powtarzanie wystąpienia spowoduje obycie w temacie a także nabranie pewności w tym, co reprezentujący chce przekazać. Dlatego tak ważna jest mowa ciała. Postawa i głos powinny tworzyć spójną całość z wystąpieniem. Na jakość prezentacji może negatywnie wpłynąć drżenie rąk, zbyt szybkie tempo wypowiedzi oraz oddech. W takim przypadku można wspomóc się długopisem bądź notatnikiem, które trzymane w rękach podczas mowy, będą skutecznie odwracać uwagę od drżenia rąk. Powszechnym błędem jest także zbyt duże skoncentrowanie się mówcy na sobie, czyli na tym co mówi i jak ma zapanować nad stresem. Może to mieć negatywne skutki, przejawiające się brakiem zainteresowania słuchaczy tematyką prezentacji. Tak więc, istotne jest, aby osoba prezentująca stale kontrolowała, co dzieje się wśród publiczności, jaki panuje wśród niej nastrój i jak odbiera przekazywane informacje.
