Poradnik Przedsiębiorcy

Jak przekazywać trudne informacje w pracy?

Jak przekazywać trudne informacje w czasie rozmowy z pracownikiem? Odpowiednia komunikacja w firmie nie polega tylko na sprawnej wymianie informacji, komunikatywności, współpracy czy umiejętności dobrego słuchania. Niejednokrotnie przełożony musimy przekazać niełatwe wiadomości, które mogą nie zostać dobrze przyjęte. Jest to zadanie, które zdecydowanie wymaga przygotowań. Jak przekazywać trudne informacje? W jaki sposób rozmawiać z pracownikiem? Co właściwie oznacza trudna informacja? Przeczytaj w niniejszym artykule!

Trudna informacja – czyli jaka?

Zanim odpowiemy na pytanie, jak przekazywać trudne informacje w firmie, warto nakreślić, o czym właściwie mogą one traktować. Jest to z całą pewnością bardzo zmienne i w każdej firmie może to być inna wiadomość, chodzi tutaj jednak o takie komunikaty, które mogą sprawić, że druga strona poczuje się nieswojo, rozczarowana, sfrustrowana, zdenerwowana czy zawstydzona. Oczywiście celem rozmówcy jest próba sprawienia, żeby tak nie było i informacje zostały przekazane w jak najłagodniejszy sposób.

Trudna informacja może być to więc powiadomienie o zwolnieniu, odwołaniu urlopu, dni wolnych, nieprzyznaniu premii czy chociażby faktu, że pracownik jest nieodpowiednio ubrany czy nieprzyjemnie pachnie.

Trudne informacje nie są rzadkością

Właściwie każdy przełożony czy pracownik musi mieć świadomość jak przekazywać trudne informacje, które zresztą nie są rzadkością. Zdarzają się w każdej firmie, dodatkowo zazwyczaj trzeba o nich powiedzieć bardzo szybko, dlatego też warto zawsze być przygotowanym na tego typu okoliczność i wiedzieć, jak się zachować. Dzięki temu, że będziemy sprawnie przekazywać informacje, zyskamy zaufanie, niezbędne wśród współpracowników. Tych negatywnych emocji, które psują atmosferę miejsca pracy, będzie znacznie mniej, co wpłynie na działanie całego przedsiębiorstwa.

Dlatego też warto mieć świadomość tego, jak przekazywać trudne informacje, by poradzić sobie z tym zadaniem. Z pewnością nie zawsze jest ono łatwe, nie zawsze przebiega też po naszej myśli, jednak im lepiej będziemy przygotowani, tym mniej zostanie miejsca na niepotrzebny stres czy zdenerwowanie.

Jak przekazywać trudne informacje?

Jak przekazywać trudne informacje? W jaki sposób rozmawiać ze współpracownikami, by nie czuli się atakowani?

Przygotuj się, jednak nie zbyt szczegółowo

Musisz wiedzieć, co chcesz powiedzieć, warto więc przygotować się przed rozmową, aby o niczym nie zapomnieć. Wypisz sobie na kartce w podpunktach wszystko, co chcesz przekazać. Jednak nie twórz sobie całego przemówienia, nie czytaj go w taki sposób, jak gdybyś chciał nauczyć się go na pamięć. W takiej sytuacji może się zdarzyć, że gdy tylko zapomnisz fragmentu tekstu, zupełnie nie będziesz wiedzieć, co dalej.

Notatki nie są niczym złym – wręcz przeciwnie, mogą być bardzo przydatne, jednak starannie zapisana przemowa może przynieść więcej szkód niż korzyści.

Zrelaksuj się

Nie tylko pracownik denerwuje się rozmową z przełożonym. Jeśli mamy do przekazania trudną informację, nas także może dopaść paraliżujący stres. Z takiego stanu nic dobrego nie wynika, nie możemy się skupić, działamy chaotycznie. Dlatego też warto odpowiednio zrelaksować się przed rozmową.

Jeśli wiemy o niej wcześniej, postarajmy się wyspać, zjeść zdrowe śniadanie, nawadniać się. Możemy także pójść na krótki spacer przed pracą czy posłuchać relaksującej muzyki. Jeżeli natomiast rozmowa jest nagła, postaraj się głęboko oddychać, skup się tylko na oddechu, ewentualnie przejść się po biurze czy wokół budynku, jeśli masz taką możliwość.

Mów jasno

Jeśli nie wyrazisz jasno, o co ci chodzi, mogą wyniknąć z tego różne nieprzyjemności. Oprócz tego, że pracownik może zwyczajnie nie zrozumieć, czego tak właściwie od niego oczekujesz, może pojawić się także niepotrzebne napięcie, a nawet konflikt. Dlatego też przekaż komunikat prosto z mostu, dodatkowo upewnij się, że wszystko zostało właściwie zrozumiane przez rozmówcę.

Wykaż się zrozumieniem

Pokaż pracownikowi, że go rozumiesz. Daj mu odczuć, że nie przekazujesz mu mechanicznie trudnej informacji, ale starasz się postawić na jego miejscu i przyjąć jego punkt widzenia. Dzięki temu łatwiej będzie się wam porozumieć i porozmawiać bez negatywnych emocji.

Przyznaj się do błędu, jeśli leży po twojej stronie

Może się zdarzyć, że trudna informacja wynika z błędu przełożonego, który na przykład nie przekazał odpowiednio wcześniej wytycznych, które dzisiaj są przyczynkiem do rozmowy. Kluczowe jest wzięcie pełnej odpowiedzialności za to, co się stało, przyznanie się do błędu. Zrzucanie winy na innych nie przyniesie niczego dobrego.

Nie tłumacz się nadmiernie

Warto być empatycznym, jednak nie można przesadzać z nadmiernym tłumaczeniem, przepraszaniem rozmówcy. Zdarza się, że musimy przekazać informację, która nie jest łatwa, jednak rozpoczynanie każdego zdania od: „Naprawdę bardzo mi głupio, że muszę to powiedzieć, bardzo cię przepraszam, wolałbym jednak nie musieć o tym mówić”, wcale nie zadziała na naszą korzyść. Musimy być stanowczy w swoich działaniach.

Zaproponuj rozwiązanie

Nie zostawiaj pracownika samego z trudną informacją. Postaraj się zapewnić mu rozwiązanie sytuacji, pomoc. Jeśli na przykład musisz odwołać urlop pracownika, możesz od razu zaproponować inny termin, który będzie nieodwołalny. Jeśli zabierasz komuś dzień wolny, od razu przekaż, jak zostanie mu to wynagrodzone. Jeżeli kogoś zwalniasz, możesz wystawić bardzo pochlebne rekomendacje dla przyszłych pracodawców itd.

Jak mówić o kwestiach delikatnych?

Jak przekazywać trudne informacje na temat wyglądu czy zapachu pracowników? W końcu trudne informacje to nie tylko zwolnienia i anulowanie dni wolnych, lecz także właśnie kwestie delikatne, zawstydzające nie tylko pracownika. Jak więc o tym mówić? W jaki sposób poruszać te kwestie, by nie sprawić, że rozmówca poczuje się niekomfortowo, a czasami wręcz upokorzony? Granica może być bardzo cienka, trudno też przewidzieć reakcję, jednak kluczowy jest tutaj spokój i rzeczowe podejście do sprawy.

Nieprawidłowy wygląd

Jeśli ktoś ubiera się niezgodnie z dress-code’em panującym w firmie, sytuacja wydaje się prosta – prosimy pracownika o zastosowanie się do zasad. Jednak zdarza się, że nie ma jasno określonego sposobu ubierania, pracownik natomiast przykładowo spotyka się z klientami i jest wtedy w dresie. Mogą się oni nie czuć z tym komfortowo, nie mieć pewności, czy są traktowani poważnie i rozmawiają z profesjonalistą.

Kiedy mamy więc pewność, że nie są to nasze obiekcje, że nie chodzi tylko o to, iż nie podoba nam się wizerunek pracownika, warto zwrócić mu uwagę na to, że w pewnych przypadkach musi zmienić swój strój. Przy czym jeśli nie mówiliśmy o tym mu wcześniej, warto zaznaczyć, że jego niedoinformowanie jest naszą winą.

Nieprzyjemny zapach

Trudniejsza jest kwestia przekazania pracownikowi, że nieprzyjemnie pachnie. Jest to problem nie tylko dla klientów, lecz także wszystkich, którzy przebywają z taką osobą w jednym pomieszczeniu, pracują z nią itd. Takie rozmowy nigdy nie są łatwe – jak powiedzieć o tak delikatnej rzeczy, aby ktoś nie poczuł się urażony? Przede wszystkim należy o tym powiedzieć na osobności, zaprosić pracownika do siebie, spotkać się z nim twarzą w twarz. Obecność choćby jednej dodatkowej osoby może być dla niego niekomfortowa. Przedstawmy nasze wymagania co do wyglądu i higieny pracowników, zróbmy to jak najbardziej delikatnie („Nie chcemy, aby w zespole ktoś śmierdział” z pewnością nie jest dobrym rozwiązaniem, które przyniesie efekty). Możemy również upewnić się, czy pracownik ma tego świadomość, a jeśli tak, być może będziemy w stanie mu jakoś pomóc, zaproponować rozwiązanie. Warto również dać do zrozumienia pracownikowi, że jest potrzebny i ważny, a jedynie jego problem z higieną jest tym, co wymaga zmiany.

Często nie wiemy, jak przekazywać trudne informacje, co może powodować nawet otwarte konflikty. Dlatego też warto się przygotować na taką okoliczność, nawet jeśli jeszcze nie doświadczyliśmy jej w praktyce. Dzięki temu usprawnimy komunikację w naszej firmie, co wpłynie pozytywnie na ogół jej działań.