Prawidłowa komunikacja w firmie ma tak wiele korzyści, że właściwie każdy przedsiębiorca chce, by w jego przedsiębiorstwie obieg informacji był jak najmniej problematyczny. Jednak trzeba nad tym niejednokrotnie długo pracować i zanim wszystko będzie przebiegało tak, jak byśmy tego chcieli, zdarza się, że popełnimy masę błędów. Takie trudności w komunikacji skutecznie stopują dobry obieg wiadomości i prawidłowe funkcjonowanie całej firmy. Czego unikać? Jakie trudności w komunikacji mogą wystąpić? Odpowiadamy w niniejszym artykule!
Trudności w komunikacji w firmie
Idealne przedsiębiorstwa nie istnieją i trudno zbudować takie, które od samego początku będzie unikać wszelkich trudności w komunikacji, czy to między pracownikami, czy pracownikami a przełożonymi lub między kierownictwem. Nie na wszystko możemy się od razu przygotować, nie każdy błąd od razu zauważyć. Co sprawia, że komunikacja jest utrudniona? Jakie zachowania są błędne? Co sprawia, że przepływ informacji nie jest odpowiedni?
Nie ma informacji zwrotnej
Dla wielu pracowników informacja zwrotna ma ogromne znaczenie. Nie tylko na początku drogi zawodowej czy pracy w danej firmie. Chcemy wiedzieć, co robimy źle, a co wychodzi nam znacznie lepiej, nad czym musimy pracować, a co jedynie szlifować. Właśnie dlatego brak feedbacku uznawany jest za jeden z elementów mogących wpływać na trudności w komunikacji.
Pracownicy chcą nie tylko pochwał (choć są one bardzo ważne), lecz także wypunktowania tego, co robią niepoprawnie. Tylko dzięki temu mogą się rozwijać i naprawiać swoje błędy. Jeśli nagle otrzymują karę za coś, o czym nie mieli pojęcia, są zawiedzeni, sfrustrowani, tracą motywację, zaufanie i zaangażowanie.
Przykład 1.
Anna codziennie wykonuje powierzone jej zadania, a pod koniec dnia pracy wysyła je przełożonej. Jest przekonana, że idzie jej dobrze, ponieważ każdego ranka czeka na nią nowe zadania, uznaje więc, że poprzednie było prawidłowe. Jednak pod koniec miesiąca Anna została zaproszona na spotkanie z przełożoną, która poinformowała ją, że z powodu licznych błędów w każdym oddawanym przez nią zadaniu, jest zmuszona ostrzec, że jeśli sytuacja będzie się powtarzać, Anna zostanie zwolniona. Pracownica straciła całą motywację do pracy, ponieważ przez cały miesiąc przełożona przyglądała się jej zadaniom i nie wskazała jej żadnego błędu, nie miała więc pojęcia o tym, że je powiela.
Nic się nie zmienia
Kiedy firma się rozwija, często zatrudnia coraz więcej pracowników. Nagle okazuje się, że z początkowej piątki osób, zrobiła się pięćdziesiątka, ale nic w komunikacji się nie zmieniło. Przedsiębiorcy muszą zdawać sobie sprawę z tego, że jeśli zmienia i rozwija się firma, musi także zmienić się sposób komunikacji, przekazywania informacji, obiegu dokumentów itd. To, że coś się doskonale sprawdziło przy pięciu osobach, wcale nie jest jednoznaczne z tym, że będzie działało przy 50.
Tylko ja mam rację
Zdarzyć się może, że przełożeni mają poczucie nieomylności. Nie chcą słuchać pracowników, ich propozycji, problemów, założeń. Ich zdanie zawsze jest wiążące, mają ostatnie słowo, bez względu na to, czy mają rację czy nie. W takich przypadkach pracownicy często w ogóle nie chcą komunikować się z przełożonymi, wiedzą, że nie ma to żadnego sensu, nie ufają im. Tym samym zmniejsza się motywacja i zaangażowanie, psuje się atmosfera miejsca pracy. Oczywiście – w wielu kwestiach zdanie szefa jest ostateczne i nie ma co do tego wątpliwości, jeśli jednak nie chce on nawet wysłuchać, co pracownik ma do powiedzenia, a nawet jeżeli to zrobi – i tak nigdy się z niczym nie zgadza, komunikacja wiele na tym traci.
Kiepski obieg informacji
Masz ważny komunikat, więc przyklejasz karteczkę na drzwiach wejściowych lub tablicy ogłoszeń, gdzie znajduje się wiele podobnych komunikatów i liczysz, że każdy się z tym zapozna? To błąd. Jeśli chcesz mieć pewność, że informacja dotarła do każdego, kartka w jednym miejscu to za mało. Warto działać kilkoma drogami – wysyłać zbiorowe wiadomości na maile czy służbowy chat. Dzięki temu będziemy mieli pewność, że informacja jest dostępna dla wszystkich i każdy ją zauważy.
Przekręcanie komunikatów
Jeśli ktoś prosi cię o przekazanie dalej komunikatu, dokładnie zanotuj, co jest jego tematem, komu masz o tym powiedzieć i dlaczego. Może ci się wydawać, że wszystko zapamiętasz, jednak pośpiech, emocje, zamieszanie mogą sprawić, że coś przekręcisz, nie powiadomisz odpowiedniej osoby itd. Przekręcanie komunikatów może być przyczynkiem do wielu nieprzyjemności.
Wygłaszanie uwag w dużym gronie
Trudności w komunikacji to również brak umiejętności przekazywania informacji delikatnych, uwag. Dużym błędem jest wypowiadanie ich nie na osobności. Jeśli w sali jest dużo osób, nie zwracaj komuś personalnie uwagi, zaproś go na rozmowę w cztery oczy, aby nie poczuł się niekomfortowo, upokorzony i zawstydzony.
Nadmierne emocje
Komunikacji mogą towarzyszyć nadmierne emocje – warto jednak starać się je opanować. Krzyki, płacz, nadmierne zdenerwowanie nigdy nie wychodzą na dobre. Zamiast przekazania komunikatu można wywołać konflikt. Poza tym w biznesie często nadmierne emocje uważane są za nieprofesjonalne.
Obrażanie i groźby
Zdarzyć się może także, że osoba przekazująca komunikat myśli, iż najskuteczniejsze będzie obrażanie czy nawet groźby pod adresem pracownika. Takie sytuacje nie powinny mieć miejsca i warto na nie reagować. Nikt nie ma prawa nas obrażać czy nam grozić, bez względu na to, jaki błąd jego zdaniem popełniliśmy.
Brak empatii
Dużym problemem w komunikacji firmowej jest także brak empatii. Nie potrafimy „wejść w buty” rozmówcy, tym samym nie rozumiemy go, nie staramy się nawet tego zrobić. Nic więc dziwnego, że w takiej sytuacji traci on chęć do tego, by z nami rozmawiać, komunikuje się z nami tylko kiedy jest to konieczne.
Trudności w komunikacji występują właściwie w każdej firmie. Jednak jak wspominaliśmy, wpływają one na brak zaangażowania, motywacji do pracy i zaufania, co nie rokuje dobrze dla przedsiębiorstwa. Warto więc trzymać rękę na pulsie, wyłapywać błędy i starać się wyciągać z nich lekcje.
