Poradnik Przedsiębiorcy

Jak wyglądają etapy zatrudnienia pracownika w praktyce?

Etapy zatrudnienia pracownika są możliwe do określenia. W zależności od typu umowy cały proces będzie mógł wyglądać inaczej. Wynika to z faktu, że umowa o pracę i umowy cywilnoprawne mają zupełnie inne ugruntowanie prawne. Umowa o pracę jest uregulowana głównie w Kodeksie pracy, przez co podczas zatrudniania pracowników należy pamiętać o kilku elementach.

Etapy zatrudnienia pracownika

Na etapy zatrudnienia pracownika ma wpływ wiele czynników. Dlatego o ile szczegóły procesu mogą się różnić, o tyle ogólne zasady pozostają te same. Poznajmy główne etapy, jakie odbędą się na początku współpracy z pracownikiem – część z nich będzie miała miejsce jeszcze przed podpisaniem umowy!

Etap 1. Rekrutacja

Ten etap może wyglądać inaczej w każdej z firm, wpływ na to ma specyfika przedsiębiorstwa, jego wielkość, rodzaj działalności oraz kultury organizacyjnej. Cały proces rekrutacji może się różnić, ale zwykle wyszczególnia się tu takie elementy, jak:

  1. powstanie zapotrzebowanie na pracownika;
  2. decyzja o formie rekrutacji (ogłoszenia na stronach internetowych takich jak https://poradnikpracownika.pl, szukanie przez urząd pracy, zlecenie firmie rekrutacyjnej);
  3. kampania rekrutacyjna, czyli przykładowo publikowanie ogłoszeń i zbieranie ofert;
  4. selekcja kandydatów, analiza otrzymanych CV, rozmowy kwalifikacyjne;
  5. podjęcie decyzji o zatrudnieniu – wyłonienie jednego kandydata i uzgodnienie z nim wszystkich warunków umowy.

W całym procesie należy pamiętać o obowiązujących przepisach zakazujących dyskryminacji w zatrudnieniu. Trzeba tu dbać m.in. o ich przestrzeganie już na etapie formułowania ogłoszeń i prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych.

Etap 2. Przed podpisaniem umowy o pracę

Jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę pracodawca i przyszły pracownik mogą podpisać umowę przedwstępną lub pracodawca może wystosować list intencyjny. Takie rozwiązanie nie jest jednak obowiązkowe i obecnie już dość rzadko stosowane.

Przed podpisaniem umowy przyszły pracownik wypełnia kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, w którym podaje takie dane, jak imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe oraz inne dane, gdy są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (np. wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia).

Przed rozpoczęciem pracy powinny się odbyć badania lekarskie u lekarza medycyny pracy. W tym celu pracodawca wręcza kandydatowi skierowanie na badania lekarskie w 2 egzemplarzach (jeden jest dla pracownika, drugi dla lekarza). Skierowanie zawiera takie dane, jak:

  • określenie rodzaju badania profilaktycznego, jakie ma być wykonane – w przypadku przyjmowania do pracy będą to badania wstępne;
  • określenie stanowiska pracy;
  • informacje o występowaniu na stanowisku lub stanowiskach pracy czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych oraz aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wykonanych na tych stanowiskach.

Badania powinny być przeprowadzone w placówce, z którą pracodawca ma podpisaną umowę. Płaci za nie pracodawca.

Nie zawsze istnieje obowiązek przeprowadzania badań wstępnych – wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby:

  • przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowiska o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą;
  • przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli pracodawca ten stwierdzi, że warunki dotyczące aktualnego zaświadczenia o zdolności do pracy odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Aby nie przeprowadzać badań lekarskich, pracownik musi przedstawić pracodawcy orzeczenie lekarskie stwierdzające zdolność do wykonywanej pracy, a także skierowanie na badania lekarskie, które było podstawą do wydania tego orzeczenia.

Jeżeli kandydat nie dostarczy zaświadczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku do dnia rozpoczęcia pracy, pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy.

Etap 3. Umowa o pracę

Kolejnym etapem wartym wyróżnienia jest podpisanie umowy. Umowa o pracę powinna zawierać elementy konieczne, ale strony mogą dodatkowo określić także inne postanowienia, które nie mogą być sprzeczne z przepisami prawa.

Etap 4. Po podpisaniu umowy o pracę

Ten etap stwarza chyba najwięcej problemów. Dzieje się tak, ponieważ proces zatrudniania nowego pracownika jest obwarowany wieloma wymogami formalno-prawnymi. Na tym etapie należy pamiętać o 3 ważnych procesach:

  • przygotowaniu dokumentacji do akt osobowych;
  • szkoleniu BHP dla pracownika;
  • zgłoszeniu pracownika do ZUS-u w przeciągu 7 dni od daty jego przyjęcia.

Przygotowanie dokumentacji do akt osobowych powinno rozpocząć się od wypełnienia przez pracownika odpowiednich dokumentów i zapoznania się z dokumentacją w zakładzie. Pracownik wypełnia tu m.in.:

  • kwestionariusz osobowy dla pracownika;
  • oświadczenie dla celów obliczenia miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, czyli PIT 2. Co ważne, nie każdy pracownik wypełnia to oświadczenie;
  • oświadczenie w celu zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów;
  • pozostałe dokumenty, jakie obowiązują w danej firmie.

Na tym etapie konieczne jest również:

  • zapoznanie z obowiązującymi regulaminami w zakładzie, np. regulaminem pracy;
  • poinformowanie pracownika o ryzyku zawodowym.

Pracownik potwierdza przyjęcie do wiadomości tych zasad poprzez złożenie podpisu na oświadczeniu o zapoznaniu się z tymi dokumentami.

W tym miejscu należy pamiętać, że pracownik powinien w ciągu 7 dni od daty zawarcia umowy o pracę otrzymać informację indywidualną, w której muszą znaleźć się informacje o:

  • obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;
  • częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę;
  • wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę;
  • układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Istotne jest to, że przed rozpoczęciem pracy kandydat musi odbyć wstępne szkolenie z zakresu przepisów BHP. Dzięki niemu pracownik zyskuje wiedzę i umiejętności niezbędne do wykonywania pracy z uwzględnieniem przepisów BHP oraz zapoznaje się z zagrożeniami występującymi na konkretnych stanowiskach pracy. Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z nim kolejnej umowy o pracę.

Szkolenie wstępne jest przeprowadzane w formie instruktażu według programów opracowanych dla poszczególnych grup stanowisk i obejmuje instruktaż ogólny i stanowiskowy.

Odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w aktach osobowych pracownika.

Kolejnym ważnym obowiązkiem jest zgłoszenie pracownika w ZUS-ie. W ciągu 7 dni od daty zatrudnienia pracodawca ma obowiązek zgłosić daną osobę jako swojego pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku umowy o pracę zgłoszenie odbywa się przez złożenie do ZUS-u formularza ZUS ZUA z kodem 01 10 xx. Na dokumencie tym podawane są dane dotyczące pracownika, m.in. NIP, PESEL, nazwisko, imię, data urodzenia, a także adres zameldowania, zamieszkania oraz ewentualnie adres do korespondencji. Zgłoszenie do ubezpieczeń pracodawca przekazuje:

  • elektronicznie
  • lub w formie papierowej – dla płatników rozliczających składki za nie więcej niż 5 osób.

Powyżej przedstawiono ogólne etapy zatrudnienia pracownika. Należy pamiętać, że w niektórych firmach proces zatrudnienia będzie przebiegał w inny sposób, jednak każdy z pracodawców powinien mieć na uwadze swoje obowiązki, tj. przeprowadzenie badań lekarskich, szkolenie BHP, zgłoszenie pracownika w ZUS-ie.